Die häufigsten Fragen zum Thema Datenschutz im Handwerk auf einen Blick:
Wie muss ich Mitarbeitende über die Datenverarbeitung informieren?
Handwerksbetriebe müssen transparent darlegen, zu welchem Zweck und wie lange personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem müssen Sie die betroffenen Personen über ihr Recht auf Widerruf informieren.
Wann muss ich einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten benennen?
Kleine Handwerksbetriebe benötigen keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Diesen müssen Sie erst benennen, wenn 20 oder mehr Mitarbeitende ständig mit der Verwaltung von Kunden- oder Mitarbeiterdaten beschäftigt sind.
Für wen gilt die DSGVO im Handwerk?
Seit 2018 muss jeder Handwerksbetrieb die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, umsetzen – unabhängig von der Größe oder der Mitarbeiteranzahl.
Für die Datenschutzrichtlinien im Handwerk haben Sie als Unternehmerin und Unternehmer wohl nie so richtig Zeit: Neben Auftragsmanagement, Projektdokumentation, Mitarbeiterplanung und Buchhaltung sollen zusätzlich Kunden- und Mitarbeiterdaten DSGVO-konform organisiert werden. Das bedeutet für Sie vor allem eines: Viel Bürokratie, die Sie und Ihr Team von der Auftragsarbeit abhält. Doch seit 2018 müssen sich alle Handwerksbetriebe an die strengen Vorgaben der DSGVO halten. Passiert das nicht, kann es mitunter teuer werden.
Verbraucherinnen und Verbraucher genießen in Europa viele Rechte im Umgang mit ihren Daten. Im Umkehrschluss müssen Unternehmen zahlreiche Pflichten für das Erheben und Speichern personenbezogener Daten beachten. Diese Pflichten regeln innerhalb der Europäischen Union einheitlich die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO. Sie gelten für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, nutzen und verarbeiten. Unabhängig davon, wie groß das jeweilige Unternehmen ist.
Auch im Handwerk fallen täglich viele Kunden- und Mitarbeiterdaten an. Somit müssen Handwerksbetriebe, wie jedes andere Unternehmen auch, sich an die DSGVO halten.
Hinweis: Die DSGVO gilt sowohl für „interne” Personendaten Ihrer Mitarbeitenden als auch für „externe” Personendaten, beispielsweise Daten von Geschäftspartnern und Kunden.
Personenbezogene Daten im Handwerk
Die EU-Verordnung definiert wiederum genau, was personenbezogene Daten sind. Dabei handelt es sich um jede einzelne Information, die Rückschlüsse auf eine Person erlauben. Neben direkten Daten fallen darunter auch Informationen aus der digitalen Welt. Dazu gehören zum Beispiel:
- Name und Anschrift
- Kontaktangaben wie beispielsweise E-Mail oder Telefonnummer
- Bankdaten
- Fotos
- Online Benutzername und IP-Adresse (Eine IP Adresse gibt beim Surfen im Internet Auskunft über ein Gerät und damit auch indirekt Auskunft über die Person, die dieses Gerät verwendet.)
Diese Daten werden durch die DSGVO geschützt und dürfen unter Umständen nur mit einer Einwilligungserklärung erhoben und verarbeitet werden.
Generell dürfen Handwerksbetriebe alle Daten verarbeiten und speichern, die für die Ausführung des Auftrags unbedingt nötig sind. Diese Daten dürfen Sie sogar ohne eine zusätzliche Einwilligungserklärung erheben. Für eine Reparatur vor Ort können Sie also die Anschrift, Telefonnummer oder auch die E-Mail-Adresse speichern.
Verwenden Sie diese Daten jedoch beispielsweise für Marketing-Aktionen, benötigen Sie dafür eine Einwilligungserklärung Ihrer Kundinnen und Kunden. Diese personenbezogenen Daten dürfen Sie nur so lange speichern und verarbeiten, wie dies für den jeweiligen Zweck nötig ist. Danach müssen Sie diese umgehend löschen.
Aber Vorsicht: Einige Daten müssen Sie aus steuerrelevanten Gründen zehn Jahre lang speichern. Welche genau, können Sie in § 147 der Abgabenverordnung (AO) nachlesen.
Gleiches gilt übrigens auch für Mitarbeiterdaten: Natürlich dürfen Sie Angaben über die Krankenkasse und die Steuernummer speichern. Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, müssen Sie das sogar. Auch die Berufsbezeichnung und besondere Qualifikationen dürfen gespeichert werden. Private Interessen wie Hobbys oder Vereinsmitgliedschaften sind allerdings tabu. Dafür benötigen Sie eine Einverständniserklärung Ihrer Mitarbeitenden.
Zustimmungspflichtige Daten
In der Datenschutzerklärung für Handwerkerinnen und Handwerker müssen Sie verständlich erklären, welche Daten Sie speichern und wie Sie diese verwenden. Für Handwerksbetriebe sind hier besonders auch die Richtlinien rund um das Thema Auftragsverarbeitung wichtig. Diese regelt die Datenweitergabe an externe Dienstleister, beispielsweise an Subunternehmen oder Personaldienstleister. Geben Sie die Daten an Dritte weiter, müssen Sie dafür von Ihren Kundinnen und Kunden eine schriftliche Zustimmung einholen.
Theoretisch können Sie die Einwilligung auch mündlich einholen, praktisch kann das allerdings schnell zu Problemen führen: Die DSGVO im Handwerk verpflichtet Sie, die Einverständniserklärung auf Anfrage von Behörden nachweisen zu können. Bestehen Sie daher besser auf eine schriftliche Bestätigung.
Hinweis: Kundschaft und Mitarbeitende können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Daher: Auf Wunsch müssen Sie die Daten löschen.
Damit Sie die gesetzlichen Vorschriften der DSGVO im Handwerk vollständig erfüllen, finden Sie hier eine hilfreiche Muster-Vorlage als Word und PDF. Die gelb markierten Felder im Dokument müssen Sie nur noch mit Ihren eigenen Firmendaten ersetzen.
Mit dem zweiten „Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU“ können vor allem kleine Handwerksbetriebe aufatmen: Eine Person, die sich um den Datenschutz kümmert, benötigen Sie erst, wenn 20 Angestellte oder mehr in Ihrem Unternehmen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten. In der Regel ist damit die Geschäftsführung sowie Mitarbeitende aus der Personal- und Kundenverwaltung gemeint. Handwerkerinnen und Handwerker, die vor Ort Kundenkontakt haben, zählen nicht dazu.
Hinweis: Die beauftragte Person darf nicht aus der eigenen Geschäftsführung oder Ihrer IT-Abteilung stammen. Das würde bedeuten, dass sich diese Person ständig selbst kontrollieren müsste. Alternativ können Sie auch auf einen externen Dienstleister zurückgreifen.
Die eigene Homepage als Aushängeschild gehört heute für kleine Handwerksbetriebe ebenso dazu. Auch hier müssen Sie einige Richtlinien im Rahmen der DSGVO beachten. Zum einen sollten diese ein Impressum und den direkten Kontakt zum Unternehmen enthalten. Zum anderen regeln Art. 13 und 14 DSGVO, dass Sie Ihre Kundschaft anhand einer Datenschutzerklärung auf der Homepage darüber aufklären müssen, welche Daten beim Besuch der Homepage gespeichert werden. Folgende Punkte sollten in die Datenschutzerklärung:
- Erklärung, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden.
- Datenspeicherung bei Newsletter und wie diese abbestellt werden können.
- Einverständnis zum Setzen von Cookies. Cookies legen auf dem Gerät der Nutzerinnen und Nutzer Informationen an, damit dieses Gerät bei späteren Besuchen wieder identifiziert werden kann.
- Erklärung, wie Zustimmungen rückgängig gemacht werden können.
Spätestens jetzt wird klar: Datenschutz kostet enorm viel Zeit, weshalb es für viele ausgelastete Handwerksunternehmen ein unliebsames Thema ist. Da Sie die gesetzlichen Vorschriften jedoch unbedingt beachten sollten, können Sie an anderer Stelle für Entlastung sorgen. Beispielsweise mit der digitalen Dokumentenverwaltung der Meisterwerk App. Die praktische Handwerkersoftware unterstützt Sie und Ihr Team bei allen organisatorischen Aufgaben rund um das Projektmanagement.
So können Sie unter anderem Rechnungen und Dokumente digital speichern und diese von Ihrer Kundschaft direkt vor Ort auf einem Smartphone oder Tablet unterschreiben lassen. Wichtige Dokumente gehen nicht mehr verloren und sind dank der einfachen Suchfunktion schnell und einfach in der App auffindbar. Zusätzlich können Sie mit der Meisterwerk App:
- Termine ganz einfach Ihren Mitarbeitenden zuweisen
- Arbeitszeiten digital erfassen
- Vorplanungen mit allen wichtigen Informationen versehen
- Aufträge aktualisieren und mit Status versehen
- Projekte digital dokumentieren
Und das mit nur einem Klick! So sparen Sie bis zu einer Stunde Arbeitszeit pro Mitarbeitendem pro Woche! Das Beste: Die Meisterwerk App legt besonderen Wert auf eine intuitive Handhabung. So benötigen Sie und Ihr Team keine zusätzliche Schulung für die Bedienung.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir insbesondere für juristische Informationen keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
