Rechnungen schreiben ist oft lästige Pflicht. Vor allem Rechnungsdatum und Leistungsdatum werden dabei verwechselt: Beide Daten liegen meist nahe beieinander und machen in der Praxis keinen Unterschied.
Bei Projekten, die länger dauern, ist es außerdem verpflichtend, den Leistungszeitraum auf der Handwerker-Rechnung zu nennen.
Die gute Nachricht ist: Wer den Unterschied zwischen dem Leistungsdatum und dem Rechnungsdatum kennt und die Daten korrekt erfasst, spart sich Ärger mit Kundinnen und Kunden – und vermeidet, dass die Vorsteuer zum falschen Zeitpunkt abgezogen wird. Zur Erklärung: Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlen und später vom Finanzamt zurückfordern können.
Das Leistungsdatum auf einer Rechnung ist exakt das Datum, an dem eine Dienstleistung erbracht oder abgeschlossen wurde.
In direktem Zusammenhang mit dem Leistungsdatum auf der Rechnung steht der Leistungszeitraum: Dieser läuft vom Beginn einer Arbeitsaufnahme bis zur vollständigen Erledigung der Tätigkeit. Bei Warenkäufen ist damit die Zeitspanne gemeint, in der eine Ware an Käuferinnen oder Käufer übergeben wird.
Im Unterschied zum Leistungsdatum ist das Rechnungsdatum exakt das Datum, an dem die Rechnung für die erbrachte Leistung erstellt wurde.
Wurden keine Leistungen erbracht, sondern Waren oder Produkte geliefert, muss das Lieferdatum auf der Rechnung stehen. Das Lieferdatum ist genau der Tag, an dem eine Ware tatsächlich an eine Kundschaft übergeben wurde.
Lieferdatum und Leistungsdatum sind ähnlich, aber nicht identisch: Das Lieferdatum bezieht sich auf Waren, das Leistungsdatum auf Dienstleistungen.
Nehmen wir als Beispiel Renovierungsarbeiten für ein Badezimmer. Ihr Team beginnt mit den Arbeiten am 01. August 2024 und ist am 10. August 2024 mit allen Arbeiten fertig.
An diesem Tag wird die Leistung auch vom Auftraggeber abgenommen. Es gibt nichts mehr für Sie zu tun. Die Rechnung hierfür erstellen Sie einen Tag, nachdem die Arbeit abgenommen wurde, also am 11. August 2024.
Der Leistungszeitraum auf der Rechnung ist vom 01. August 2024 bis zum 10. August 2024. In diesem Zeitraum haben Ihre Handwerkerinnen und Handwerker die Renovierungsarbeiten durchgeführt.
Das Leistungsdatum ist der 10. August 2024.
Das Rechnungsdatum ist der 11. August 2024.
Der Leistungszeitraum auf der Rechnung zeigt genau an, wann die Dienstleistung wirklich erbracht wurde. Das ist vor allem aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen wichtig:
- Damit die Umsatzsteuer zum richtigen Zeitpunkt abgeführt wird: In Deutschland muss die Umsatzsteuer erst abgeführt werden, wenn die Leistung ausgeführt wurde.
- Damit die Vorsteuer korrekt abgezogen werden kann: Handwerkerinnen und Handwerker dürfen Vorsteuer erst abziehen, wenn sie ihre Leistung erbracht und die Rechnung dafür korrekt ausgestellt haben.
- Damit Sie einen Nachweis bei Reklamationen haben: Dies für den Fall, wenn Auftraggeberinnen und Auftraggeber beispielsweise beanstanden, dass die Leistung nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erbracht wurde.
Was passiert nun, wenn Sie die Leistung im alten Jahr erbracht haben, aber die Rechnung hierfür erst im neuen Jahr stellen?
Bleiben wir bei unserem Beispiel mit der Bad-Renovierung: Sie erledigen alle Arbeiten pünktlich kurz vor Weihnachten. Danach gehen Sie in den Betriebsurlaub. Sie können die Rechnung für diese Leistung erst im neuen Jahr erstellen. Das Rechnungsdatum ist also ein Datum im neuen Jahr.
Das Leistungsdatum auf der Rechnung ist ein Datum im alten Jahr. Deshalb wird auch die Umsatzsteuer im alten Jahr fällig. Das bedeutet: Sie müssen die Leistung noch im alten Jahr verbuchen. Denn ausschlaggebend ist auch beim Jahreswechsel der Leistungszeitraum bzw. das Leistungsdatum auf der Rechnung.
Der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf einer Rechnung bedeutet, dass eine Leistung am selben Tag erbracht wurde, an dem auch die Rechnung erstellt wurde.
Haben Sie also einen Auftrag abgeschlossen und erstellen noch am selben Tag die Rechnung hierfür, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf der Rechnung. Nur das Rechnungsdatum ohne diesen Hinweis genügt nicht.
Welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen, damit die Umsatzsteuer korrekt erhoben und abgeführt werden kann, steht im Umsatzsteuergesetz, kurz UStG.
Die wichtigsten Paragrafen sind der § 14 UStG und der § 15 UStG.
§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 6 UstG. regelt die Pflichtangaben auf Rechnungen und Anforderungen an elektronische Rechnungen.
§ 15 UstG regelt unter welchen Bedingungen Unternehmen Vorsteuer abziehen können.
Weitere Informationen zur richtigen Rechnungstellung
- Wenn Sie Rechnungen korrekt ausstellen, vermeiden Sie Ärger mit Kundinnen und Kunden. Zudem stellen Sie sicher, dass Sie die Vorsteuer zum richtigen Zeitpunkt abziehen.
- Das Leistungsdatum auf einer Rechnung ist das Datum, an dem eine Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde.
- Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem Sie eine Rechnung erstellen.
- Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum vom Beginn einer Leistung bis zur vollständigen Beendigung einer Leistung.
- Das Lieferdatum bezieht sich auf Waren, das Leistungsdatum auf Dienstleistungen.
- Umsatzsteuer wird fällig, wenn Sie eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert haben. Ausschlaggebend hierfür ist das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.
Leistung abgeschlossen? Rechnung erstellt? Mit der Meisterwerk App bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Auch alle beteiligten Handwerkerinnen und Handwerker sowie Ihre Buchhaltung kennen immer den aktuellen Stand – ein Blick in die App genügt. So sparen Sie sich Rückfragen. Und Ihre Rechnungen sind immer einwandfrei!
- Halten Sie in Echtzeit das konkrete Datum fest, zu dem eine Lieferung erfolgt ist oder den Zeitraum „von bis“, in dem eine Leistung abgeschlossen wurde.
- Erstellen Sie hierfür individuelle Statusmeldungen: „Leistung erbracht von bis“ oder „Leistung abgeschlossen“.
- Alle Beteiligten werden umgehend über die Statusmeldung informiert.
- Sie behalten den Überblick über den Leistungsstatus. Sie wissen ganz genau, wie viele Tage und Stunden Ihre Teams für den Auftrag wirklich benötigt haben.
- Ihre Buchhaltung weiß Bescheid, sobald die Rechnung gestellt werden kann. Das Rechnungsdatum wird in die Meisterwerk App eingegeben. Wird die Rechnung bezahlt, erfolgt die Statusmeldung „Rechnung bezahlt“.
- Zukünftige Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware sparen nochmals Zeit!
