Betriebsferien sind im Handwerk eine weit verbreitete Möglichkeit, dem gesamten Team eine wohlverdiente Pause zu gönnen und gleichzeitig den Betrieb effektiv zu steuern. Dabei wird der Betrieb für einen festgelegten Zeitraum komplett geschlossen – sei es während der Sommerferien, rund um Weihnachten oder in anderen ruhigeren Phasen.
Das vermeidet Leerlaufphasen, sorgt für Erholung und schafft klare Verhältnisse für Mitarbeitende und die Kundschaft. Wichtig ist neben der Planung allerdings, dass Sie rechtliche Vorgaben wie Ankündigungsfristen und bestehende Urlaubsregelungen berücksichtigen. Es gibt also einiges zu bedenken. Was das genau ist und wie Sie die Auszeit vorbereiten, haben wir hier zusammengefasst.
Wann sind Betriebsferien sinnvoll?
Stellen Sie sich vor: Es ist Hochsommer, die Sonne brennt vom Himmel, und Ihre Kundschaft hat sich in den Urlaub verabschiedet. Und Ihre Mitarbeitenden? Die schwitzen weiter auf der Baustelle. Es gibt also einige Zeitpunkte, bei denen sich Betriebsferien besonders anbieten.
Das sorgt nicht nur für eine Pause vom Arbeitsalltag, sondern bringt auch eine Chance der Regeneration für Ihren Betrieb mit sich. Gleichzeitig werden Ressourcen geschont, sodass auftragsarme Zeiten überbrückt, auftragsstarke Zeiten mit ausreichend Mitarbeitenden bestückt und die gesamte Urlaubsplanung in Ruhe organisiert werden kann. Ein win-win-win also. Hier sind einige Zeitpunkte, zu denen eine solche Auszeit sinnvoll sein kann:
Sommerferien und Nebensaison:
Gerade in den Sommerferien ist die Kundschaft oftmals im Urlaub, was die Auftragslage tendenziell ruhiger macht. Und auch die Belegschaft sucht sich hier gerne ihre Urlaubstage aus. Mit Betriebsferien nutzen Sie die Zeit effektiv – und Ihr Team kehrt danach frisch und motiviert zurück.
Zwischen größeren Projekten:
Ein größeres Projekt ist abgeschlossen und das nächste beginnt erst in ein paar Wochen? Ein idealer Zeitpunkt für Betriebsferien! Während der willkommenen Pause wird die geringere Auslastung so nicht zu einem finanziellen Problem.
Weihnachten und Neujahr:
Die Weihnachtszeit ist ein Klassiker für Betriebsferien. Zwischen dem 24. Dezember und dem 6. Januar sind viele Betriebe ohnehin weniger beschäftigt, sodass sich eine Schließung lohnen kann. Und Ihre Belegschaft? Die genießt die Feiertage mit der Familie.
Die rechtlichen Grundlagen
Bevor Sie Ihren Handwerksbetrieb in die wohlverdienten Betriebsferien schicken, müssen Sie einige rechtliche Grundlagen berücksichtigen. Generell gilt: Betriebsferien sind in Deutschland erlaubt, müssen aber rechtzeitig kommuniziert werden. Außerdem müssen bestehende Urlaubsregelungen beachtet und der individuelle Urlaubsanspruch Ihrer Belegschaft berücksichtigt werden. Rechtlich sollten Sie diese Punkte im Blick behalten:
Fristen und Vorlaufzeit
Denken Sie daran, die Betriebsferien für Ihren Handwerksbetrieb frühzeitig zu planen und anzukündigen! Ansonsten kann es zu Konflikten kommen, insbesondere wenn Mitarbeitende bereits Urlaubspläne haben. Die Vorlaufzeit für die Ankündigung von Betriebsferien hängt oft von der Dauer des Urlaubs und der Größe der Belegschaft ab, sollte jedoch in der Regel mindestens 4 bis 6 Wochen betragen.
Urlaubsanspruch
Die Betriebsferien nehmen einen direkten Einfluss auf den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden: Betriebsferien zählen als Urlaubstage. Wenn der Betrieb in den Ferien geschlossen ist, können diese Tage auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden genügend Urlaubstage für die Betriebsferien zur Verfügung haben, bevor Sie diese anordnen.
Damit Sie die Abwesenheiten der Belegschaft immer im Blick haben und den Urlaubsanspruch ganz automatisch berechnen können, lohnt sich ein digitales Planungtool – wie die Meisterwerk App! Das macht die Koordination besonders einfach und zeigt Ihnen tagesaktuell, ob ausreichend Kapazitäten für den geplanten Betriebsurlaub vorhanden sind.
Betriebsferien müssen in der Regel mit Ihren Mitarbeitenden abgesprochen werden. Bei der Anordnung von Betriebsferien müssen Sie darauf achten, dass die gesetzlichen Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden gewahrt bleiben und diese ausreichend informiert werden.
So viele Tage sind erlaubt
Obwohl es rein gesetzlich keine Obergrenze für Betriebsferien gibt, werden sie aber dennoch durch den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden begrenzt. Betriebsferien dürfen den gesetzlichen Mindesturlaub nämlich nicht vollständig aufbrauchen – und der beträgt laut Bundesurlaubsgesetz (§ 3 BUrlG) 24 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche.
Sie müssen Ihrer Belegschaft ausreichend Resturlaub zur freien Verfügung lassen. Das bedeutet, dass Betriebsferien in der Regel nur einen Teil des Jahresurlaubs abdecken dürfen. Als Faustregel gilt: Etwa zwei Drittel des Urlaubs können für Betriebsferien genutzt werden, ein Drittel muss zur eigenen Planung verbleiben.
Hat Ihre Belegschaft beispielsweise 30 Urlaubstage pro Jahr (was in vielen Tarif- oder Arbeitsverträgen üblich ist), können Sie bis zu 20 Tage davon als Betriebsferien einplanen.
Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag
Apropos Arbeitsvertrag: Oftmals regelt eine Betriebsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag die Anordnung von Betriebsferien. Kommunizieren Sie darin klar, wie viele Betriebsferien geplant sind und ob bzw. wann diese regelmäßig stattfinden. In Tarifverträgen kann ebenfalls festgelegt werden, dass ein bestimmter Teil des Urlaubs verpflichtend für Betriebsferien genutzt wird. Das schützt vor bösen Überraschungen und schafft klare Erwartungen.
Besondere Ausnahmen
Ist Not am Mann oder an der Frau, können aber auch während der Betriebsferien Ausnahmen gemacht werden, damit Teile der Belegschaft trotzdem vor Ort sind. Wenn beispielsweise unaufschiebbare Arbeiten erledigt werden müssen oder es zu Notfällen kommt, kann der Betrieb geöffnet bleiben. Hierzu sollten klare Regelungen getroffen werden.
Betriebsferien vs. Handwerkerferien
Handwerksbetriebe sind wie gut geölte Maschinen – sie laufen reibungslos, solange alle Zahnräder ineinandergreifen. Deswegen stellt sich bei Ferien nicht selten die Frage, ob alle Zahnräder gleichzeitig stillgelegt werden oder lieber eines nach dem anderen ausgewechselt werden soll.
Bei klassischen Betriebsferien machen alle gleichzeitig Pause. Der Handwerksbetrieb bleibt geschlossen, das Büro ist leer, die Kundschaft ist informiert. Bei Handwerkerferien macht jeder Urlaub, wann es ihm oder ihr am besten passt. Die Werkstatt bleibt offen, aber die Belegschaft wechselt sich ab. Beide Modelle bieten individuelle Vor- und Nachteile:
Betriebsferien
Handwerkerferien
Erholung
Alle Mitarbeitenden erholen sich gleichzeitig, sodass alle frisch und „gut geurlaubt“ zurückkommen
Die Erholungsphasen sind unterschiedlich, sodass einige frisch zurückkommen, während andere schon wieder urlaubsreif sind
Kundenkommunikation
Die Kundschaft weiß dank klarer Außenkommunikation genau, wann der Betrieb geschlossen ist
Der Betrieb bleibt durchgehend erreichbar, was Vorteile für die Kundschaft bedeuten kann
Organisatorischer Aufwand
Der Betriebsurlaub ist einfach planbar
Es gibt einen höheren Planungsaufwand, weil Vertretungen organisiert und Aufgaben klar verteilt werden müssen
Flexibilität der Mitarbeitenden
Es ist weniger flexible Urlaubsplanung möglich, da alle an die Betriebsferien gebunden sind
Die Flexibilität ist hoch, da die Mitarbeitenden ihren Urlaub individuell planen
Umsatz
Der Betrieb steht komplett still, sodass es in dieser Zeit auch keine Einnahmen gibt
Der Betrieb bleibt geöffnet, sodass es weiterhin Einnahmen gibt
Planbarkeit der Aufträge
Projekte müssen rechtzeitig abgeschlossen oder verschoben werden, bevor der Betrieb pausiert
Projekte können durchgehend bearbeitet werden, da immer Belegschaft vor Ort ist
Teamgefühl
Gemeinsame Pause stärkt den Teamgeist und schafft eine kollektive Erholung
Jeder erholt sich individuell, was weniger Teambindung fördert und dafür sorgen kann, dass nicht jeder den eigenen Wunschurlaub bekommt
Belastung der Belegschaft
Es gibt keine zusätzlichen Belastungen
Einige Mitarbeitende müssen andere vertreten, was für zusätzliche Belastung sorgen kann
Betriebsferien richtig ankündigen
Betriebsferien? Großartig! Damit die Vorfreude nicht von Chaos überlagert wird, ist eine gute Kommunikation entscheidend – sowohl mit Ihren Mitarbeitenden als auch mit Kunden, Lieferanten und Co. Hier sind einige Tipps, wie Sie das freundlich und professionell meistern können.
Interne Kommunikation
Wichtig ist, dass Sie die geplanten Betriebsferien zuerst klar und rechtzeitig in Ihrer Belegschaft kommunizieren.
Kündigen Sie frühzeitig an:
Betriebsferien sollten mindestens 4-6 Wochen vorher angekündigt werden. Es gilt jedoch: Je früher, desto besser. Geben Sie die Info schriftlich raus, damit sich Ihre Belegschaft darauf einstellen kann.
Treffen Sie den richtigen Ton:
Überlegen Sie sich eine lockere und motivierende Ansprache, um die Betriebsferien anzukündigen. Das kann beispielsweise so klingen:
„Liebe Kolleginnen und Kollegen, packt schon mal die Flip-Flops ein! Vom 1. bis 15. August gönnen wir uns allen eine Verschnaufpause. Die Werkstatt bleibt geschlossen, die Sonne ruft – und wir freuen uns, danach mit frischer Energie durchzustarten!“
„Liebe Kolleginnen und Kollegen, vom 23. Dezember bis zum 3. Januar gönnen wir uns eine Auszeit. Die Werkstatt bleibt geschlossen, damit wir alle Zeit für Glühwein, Plätzchen und Familie haben. 🎄 Am 4. Januar starten wir mit frischer Energie ins neue Jahr – und freuen uns auf spannende Projekte mit euch!“
Lassen Sie Spielraum:
Klären Sie vorher schon ab, wie viele Urlaubstage für die Betriebsferien angerechnet werden und ob individuelle Abweichungen möglich sind. Das kann zum Beispiel bei Sonderfällen notwendig sein oder Mitarbeitende mit festen Urlaubsplänen treffen.
Klären Sie Fragen:
Machen Sie bei Bedarf eine kleine Fragerunde oder einen Team-Call, damit alle Bescheid wissen und sich nicht jeder einzeln bei Ihnen melden muss.
Externe Kommunikation
Lassen Sie ebenfalls Ihre Kundschaft wissen, dass Sie in Betriebsferien gehen und nicht erreichbar sind. Das Kernstück dieser Kommunikation ist zumeist die Abwesenheitsnotiz. Gerade für Stammkunden und Lieferanten kann es sinnvoll sein, dass Sie gezielt auf Ihre Ansprechpersonen zugehen, zum Telefon greifen oder eine E-Mail schreiben, um die Ferien anzukündigen.
Zusätzlich können Sie Ihre Social-Media-Kanäle und Ihre Website nutzen, um die Info sympathisch zu verbreiten. Wie wäre es etwa mit einem Foto vom Team in Urlaubsstimmung (man denke an Sonnenbrille im Werkzeugkoffer)?
Praxisbeispiele: Vorlagen für Ihren Betrieb
Sie brauchen konkrete Inspiration? Hier finden Sie einige Beispiele, wie eine gelungene Abwesenheitsnotiz aussehen kann. Einfach kopieren und Ihre Daten ergänzen – und schon ist Ihr Handwerk bereit für die Betriebsferien!
Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik
E-Mail-Abwesenheitsnotiz:
„Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Team ist vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] in den Betriebsferien. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder da und kümmern uns um Ihre tropfenden Wasserhähne, kalten Heizungen oder die defekte Klimaanlage. In Notfällen erreichen Sie unseren Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER]. Bis bald!“
Telefonansage:
„Herzlich willkommen bei [BETRIEB]! Wir machen Betriebsferien vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS]. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder für Sie da. Bei Notfällen rufen Sie bitte unseren Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER] an. Vielen Dank und bis bald!“
Social-Media-Beiträge:
„Auch wir brauchen mal eine kleine Auszeit – denn selbst unsere Rohrzangen verdienen Ferien! 🛠️ Vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] bleibt unser Betrieb geschlossen. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder mit voller Energie für Sie da! Notfälle? Unser Notdienst hilft unter [NOTDIENSTNUMMER]. Wir wünschen Ihnen eine entspannte Zeit!“
Kundenkommunikation:
„Liebe Kundin, lieber Kunde,unser Betrieb macht vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] Betriebsferien. Wir tanken Energie, damit wir uns frisch und motiviert wieder um Ihre Anliegen kümmern können. Bitte melden Sie sich für geplante Installationen, Wartungen oder Reparaturen bis zum [FRISTDATUM]. Dann können wir die Termine rechzeitig abstimmen. Notfälle in dieser Zeit? Keine Sorge – unser Notdienst ist unter [NOTDIENSTNUMMER]erreichbar. Vielen Dank und eine angenehme Zeit!“
Elektrogewerbe
E-Mail-Abwesenheitsnotiz:
„Hallo und danke für Ihre Nachricht! Wir sind vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] in den Betriebsferien und tanken frische Energie für Ihre Projekte. ⚡ Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder am Start, um Ihre elektrischen Wünsche zu erfüllen. In dringenden Fällen melden Sie sich bitte bei unserem Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER].“
Telefonansage:
„Willkommen bei [BETRIEB]! Wir sind vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] im Betriebsurlaub. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder erreichbar. In dringenden Fällen erreichen Sie unseren Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER].“
Social-Media-Beiträge:
„Liebe Kunden, wir ziehen kurz den Stecker! ⚡ Vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] sind wir in den Betriebsferien, um wieder neue Energie zu tanken. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] funken wir wieder für Sie. Bei dringenden Anliegen erreichen Sie unseren Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER]. Bis dahin: Bleiben Sie elektrisiert!“
Kundenkommunikation:
„Liebe Kundin, lieber Kunde,wir möchten Sie darüber informieren, dass unser Betrieb vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] Betriebsferien macht. Damit Ihre Elektroinstallation wie geplant umgesetzt wird, stimmen wir uns bis spätestens [FRISTDATUM] mit Ihnen ab. Bei Fragen oder Anliegen erreichen Sie uns bis dahin jederzeit. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und freuen uns auf weitere Projekte mit Ihnen!“
Reinigung und Facility Service
E-Mail-Abwesenheitsnotiz:
„Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Team macht vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] eine kleine Pause – ab dem [RÜCKKEHRDATUM] sind wir wieder da, um Gebäude, Anlagen und Außenflächen in Schuss zu halten. Bei dringenden Fällen erreichen Sie uns unter [NOTDIENSTNUMMER].“
Telefonansage:
„Vielen Dank für Ihren Anruf! Unser Team befindet sich vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] in den Betriebsferien. Ab dem [RÜCKKEHRDATUM] kümmern wir uns wieder um alles, was Ihr Gebäude zum Glänzen bringt. In dringenden Fällen erreichen Sie uns unter [NOTDIENSTNUMMER].“
Social-Media-Beiträge:
„Unser Team gönnt sich eine wohlverdiente Pause! 🌿 Vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS] legen wir die Werkzeuge zur Seite und sind ab dem [RÜCKKEHRDATUM] wieder wie gewohnt für Sie da. Für Notfälle steht unser Team unter [NOTDIENSTNUMMER] bereit. Vielen Dank für Ihr Verständnis und eine schöne Zeit!“
Kundenkommunikation:
„Liebe Kundin, lieber Kunde,
unser Team plant Betriebsferien vom [DATUM VON] bis [DATUM BIS]. In dieser Zeit bleibt unser Büro geschlossen, aber keine Sorge: Wir koordinieren alle anstehenden Aufgaben und Projekte vorher mit Ihnen, damit der Betrieb reibungslos läuft. Für dringende Fälle während der Ferienzeit rufen Sie bitte unseren Notdienst unter [NOTDIENSTNUMMER] an. Vielen Dank für Ihr Vertrauen!“
Fazit
Betriebsferien sind eine großartige Möglichkeit, Ihrer Belegschaft eine wohlverdiente Pause zu gönnen – ob über Weihnachten, im Sommer oder zu anderen passenden Zeiten. Mit rechtzeitiger Planung, klarer Kommunikation und frühzeitigen Absprachen mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos läuft.
Und für die Organisation? Da kommt die Meisterwerk App ins Spiel! Als digitales Tool unterstützt sie Sie nicht nur bei der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, sondern hilft auch dabei, Deadlines, Projekte und Kundentermine nahtlos zu koordinieren. So bleibt Ihr Handwerksbetrieb auch nach den Ferien auf Erfolgskurs.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
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