In einem Kostenvoranschlag (kurz: KVA) kalkulieren Sie als Handwerksbetrieb die Kosten, die für einen angefragten Auftrag anfallen werden. Mit der Betonung auf werden: Der Kostenvoranschlag enthält die voraussichtlichen Kosten und ist in der Regel unverbindlich. Die Zahlen basieren auf Ihren Erfahrungswerten: Sie schätzen, wie viel Zeit und Material Sie für den Auftrag brauchen.
Vorsicht bei diesen zwei Ausnahmen:
Der Kostenvoranschlag ist verbindlich, wenn Sie eine Festpreisvereinbarung treffen. Das heißt: Bei Auftragserteilung vereinbaren Sie mit Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden, dass Sie den Auftrag – zum Beispiel eine Reparatur – zum Preis des KVAs durchführen.
Zweite Ausnahme:
Sie garantieren Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden, dass der Auftrag die KVA-Summe nicht überschreitet. Dann ist er auch verbindlich.
Verbindliche Preise bieten beiden Seiten Sicherheit und Planbarkeit. Sie haben aber auch einen Nachteil: Überschreiten die tatsächlichen Aufwände und Kosten den Kostenvoranschlag, können Sie diese nicht abrechnen.
Beim Punkt Unverbindlichkeit liegt auch der Unterschied von Kostenvoranschlag und Angebot. Bei einem Kostenvoranschlag können Handwerkerinnen und Handwerker die Kosten überschreiten (weiter unten lesen Sie mehr zu den Regeln bei Überschreitung). Bei einem Angebot ist das üblicherweise nicht erlaubt: Der Preis aus dem Angebot ist verbindlich.
Lesen Sie hier, was Sie bei der Angebotserstellung beachten müssen.
Erstellen Sie den Kostenvoranschlag immer schriftlich, damit beide Seiten konkrete Zahlen auf Papier vorliegen haben. Schreiben Sie nicht nur die Endsumme auf. Zeigen Sie Ihrer potenziellen Kundschaft nachvollziehbar und detailliert, wie sich die Kosten zusammensetzen. Das wirkt transparent und stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen.
Folgende Daten gehören – unabhängig von Auftragsart und Branche – in jeden Kostenvoranschlag:
- Art und Umfang der Leistung
- Kosten für Material
- Kosten für Arbeitskräfte
- geschätzte Arbeitszeit
- Gültigkeit des Kostenvoranschlags
Der letzte Punkt ist in Zeiten von schwankenden Rohstoff- und Materialpreisen besonders wichtig.
Um die Kundin oder den Kunden von Ihrem Handwerksbetrieb zu überzeugen, zählt nicht nur der Preis, der auf dem Kostenvoranschlag steht, sondern auch der Eindruck, den Sie hinterlassen: Sie möchten den Kostenvoranschlag losschicken? Kommunizieren Sie parallel, wie die nächsten Schritte aussehen: Wie erteilt die Kundin oder der Kunde den Auftrag? Wird eine Anzahlung fällig? Wann können Sie mit dem Auftrag starten?
Geben Sie Ihrem Gegenüber außerdem das Gefühl, dass Sie Rückfragen gerne beantworten.
Bei Kostenvoranschlägen von Handwerksbetrieben ist eine Gültigkeit von sechs Wochen üblich. Überlegen Sie hier, wie sinnvoll dieser Zeitraum für Ihre Branche ist: Können Sie Ihre Kapazitäten verlässlich planen? Können Sie einschätzen, wie sich die Materialkosten entwickeln werden? Oder steht das noch in den Sternen? Passen Sie die Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags gegebenenfalls an.
Es ist üblich, dass Kundinnen und Kunden bei mehreren Betrieben Kostenvoranschläge anfragen. Das kann für Handwerksbetriebe mühsam sein: Denn Kostenvoranschläge sind normalerweise kostenlos. Sie kosten jedoch Arbeitszeit!
Daher die gute Nachricht für Sie: Die Erstellung eines Kostenvoranschlags dürfen Sie sich bezahlen lassen. Vorausgesetzt, Sie vereinbaren das mit der Kundin oder dem Kunden im Voraus! In Ihren AGB steht bereits, dass der KVA Geld kostet? Ein Verweis auf Ihre AGB reicht laut einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe nicht aus (OLG Karlsruhe, Urteil vom 29. Dezember 2005, Az. 19 U 57/05). Sie müssen die Vergütung ausdrücklich vereinbaren.
Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Das heißt: Die Rechnung, die Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden schicken, darf höher sein. Aber: Hier müssen Handwerkerinnen und Handwerker ein paar Regeln beachten.
- Die tatsächlichen Kosten überschreiten den KVA wesentlich: Hierüber müssen Handwerksbetriebe ihre Kundschaft unverzüglich informieren (siehe auch: § 649 Abs. 2 BGB). Hinauszögern der Information ist nicht erlaubt. Ihre Kundschaft muss rechtzeitig entscheiden können, wie sie weiter vorgehen möchte. Bei einer wesentlichen Überschreitung hat Ihre Kundin oder Ihr Kunde das Recht, den Werkvertrag außerordentlich zu kündigen. In dem Fall erhalten Sie Ihr Geld nur für die Arbeiten, die Sie schon erledigt haben.
- Die Kosten überschreiten den KVA unwesentlich: Bis zu einer bestimmten Grenze muss die Kundin oder der Kunde die Überschreitung bezahlen und erhält kein außerordentliches Kündigungsrecht. Laut aktueller Rechtsprechung liegt die Grenze ungefähr bei 10 bis 20 Prozent. Bitte beachten Sie: Es gibt keine konkret festgelegte Grenze. Es kommt es immer auf den Einzelfall an. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Kundschaft über die unwesentliche Überschreitung1 zu informieren. Unser Tipp: Machen Sie es trotzdem. Das fördert eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und vermeidet Konflikte.
Der Kostenvoranschlag ist freigeben? Glückwunsch! Nun können Sie den Auftrag in der Meisterwerk App anlegen und die Termine planen. Weisen Sie den Auftrag Mitarbeitenden zu, die freie Zeitfenster haben. Sie haben einen Zeitrahmen, aber noch keine festen Termine? Kein Problem! Nutzen Sie den Status Vorplanung. So denken Sie garantiert an den Auftrag und haben Ihre Kapazitäten genau im Auge.
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Hinweis:
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
