Zuschlagskalkulation, Vorkalkulation, Nachkalkulation? In Handwerksbetrieben ist eine präzise Kostenkalkulation unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und rentabel zu arbeiten. Wir erklären dir alle wichtigen Begriffe – und zeigen, wie man Fehlern vorbeugt.
Inhaltsverzeichnis
- Kostenfallen vermeiden und kostendeckend kalkulieren
- Warum ist eine präzise Kostenkalkulation wichtig?
- Die Grundlagen der Kostenkalkulation
- Was sind die Aufgaben der Kostenkalkulation?
- Diese Kalkulationsmethoden solltest du kennen
- Schritt für Schritt: so geht die Kostenkalkulation
- Das sind die häufigsten Fehler bei der Kostenkalkulation
- Beispiel: die Kostenkalkulation in der Praxis
- Fazit
Kostenfallen vermeiden und kostendeckend kalkulieren
Stell dir vor, du stehst an einem strahlend schönen Montagmorgen in deiner Werkstatt, umgeben von Werkzeugen und Materialien, und hast ein großes Projekt vor dir. Bevor du beginnst, muss eine wichtige Frage geklärt werden – und zwar, wie viel das Projekt kosten wird. Schließlich ist eine präzise Kostenkalkulation das A und O für jeden Handwerksbetrieb. Welche Grundlagen dafür notwendig sind, wie du Schritt für Schritt vorgehst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest, haben wir dir hier zusammengefasst.
Die richtige Kalkulation ist für Handwerkerinnen und Handwerker aus mehreren Gründen elementar. Sie sorgt nicht nur dafür, dass der Betrieb rentabel geführt werden kann, sondern trägt gleichzeitig auch zum langfristigen Erfolg in einem wettbewerbsintensiven Markt bei. Zu den wichtigsten Gründen gehören:
Wettbewerbsfähigkeit:
- Nur wer weiß, was das Arbeitsergebnis kosten wird, kann wettbewerbsfähige und profitable Preise setzen. Das hilft dir dabei, Aufträge zu gewinnen, ohne dass deine Gewinnmargen leiden
- Mit einer präzisen Kalkulation kannst du deine Einnahmen und Ausgaben besser planen. So hast du eine klare Vorstellung davon, wie viel Geld du benötigst, um laufende Kosten zu decken und Investitionen zu tätigen
- Nichts führt so schnell zu einem finanziellen Engpass wie unvorhergesehene Kosten. Wer eine Kalkulation erstellt, kann potenzielle Risiken erkennen und mit finanzielle Puffer sorgen
- Sind deine Preise transparent und nachvollziehbar, schaffst du Vertrauen bei deiner Kundschaft. Das kann möglicherweise Folgeaufträge und Empfehlungen bedeuten
- Während du die Kostenkalkulation schreibst, musst du bereits Personaleinsätze und Materialien berücksichtigen. Das kann die Effizienz erhöhen und beugt etwaige Verschwendungen vor.
Egal, worauf dein Betrieb spezialisiert ist – einige wichtige Grundlagen gelten für jede Kalkulation. Oftmals wird der veranschlagte Stundensatz als Basis für die Berechnungen verwendet, aber auch dieser muss sich natürlich auf einen logischen Kostenplan stützen. Daher solltest du vor allem die folgenden Grundlagen und Begriffe immer im Auge behalten, wenn du über Preise und Abrechnungen nachdenkst:
Stundensatz
Wie bereits kurz erwähnt ist der Stundensatz bzw. Stundenlohn die zentrale Größe in der Kostenkalkulation. Er setzt sich vor allem aus den direkten Kosten und den Gemeinkosten zusammen, die auf jede Stunde Arbeit entfallen. Ist der Stundensatz gut kalkuliert, sind alle Kosten gedeckt – und es springt ein Gewinn heraus. Zu den direkten Kosten bzw. variablen Kosten gehören:
- Löhne und Gehälter
- Materialkosten (man denke an Rohstoffe und Material)
- Transport- und Fahrtkosten
Wie du deinen Stundenlohn am besten berechnest, haben wir dir in diesem Blogbeitrag noch einmal ausführlich zusammengefasst.
Gemeinkosten
Apropos Gemeinkosten – hiervon sind alle Ausgaben umfasst, die sich nicht direkt auf ein einzelnes Produkt oder Projekt umlegen lassen. Deswegen werden sie auch als indirekte Kosten oder Fixkosten bezeichnet. Davon sind viele notwendige Ausgaben umfasst, zu denen etwa diese gehören:
- Miete und Pacht
- Energie
- Versicherungen
- Verwaltungskosten
- Abschreibung und Wartung der Maschinen und Geräte
Bei der Kostenkalkulation müssen die Gemeinkosten ermittelt und angemessen auf die Projekte verteilt werden, um ein realistisches Bild der Gesamtkosten zeichnen zu können.
Selbstkosten
Aus der Summe all dieser Kosten (also sowohl fixe als auch variable Kosten) ergeben sich die Selbstkosten, die für die Erbringung der Dienstleistung oder für die Herstellung Ihres Produkts entstehen. Diese sollten immer unter dem Verkaufspreis liegen und dabei einen Gewinn ermöglichen. Achtung: Plane bei den Selbstkosten immer einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben wie Materialpreiserhöhungen oder zusätzliche Arbeitsstunden ein!
Deckungsbeitrag
Am Ende steht schließlich der Deckungsbeitrag. Das ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten von den Erlösen übrig bleibt. Er ist entscheidend, da er die Fixkosten bzw. indirekten Kosten decken muss und gleichzeitig Spielraum für einen Gewinn lassen soll. Ein positiver Deckungsbeitrag zeigt, dass sich ein Projekt lohnt und dass es profitabel ist.
Genauso vielfältig wie die Kostenstellen und die Gründe für eine Kostenkalkulation sind auch deren Aufgaben. Schließlich ist sie ein zentrales Instrument in Ihrem Handwerksbetrieb, um als Grundlage für Entscheidungen herangezogen zu werden und für finanzielle Stabilität und Rentabilität zu sorgen. Die wichtigsten Aufgaben sind:
Kostenkontrolle:
- Überwache die Ausgaben und vergleiche tatsächliche Kosten mit geplanten Aufwendungen. So lassen sich Abweichungen schon früh erkennen
- Ermittle die Selbstkosten und lege die Verkaufspreise auf dieser Basis fest, damit diese sowohl kostendeckend als auch gewinnbringend sind
- Erst durch die Kostenkalkulation erfährst du, ob sich einzelne Produkte und Dienstleistungen überhaupt lohnen würden. Das ist eine gute Basis, um Verkaufs- und Auftragsentscheidungen zu treffen. Auch potenzielle Kostenrisiken fallen auf und können direkt minimiert werden
- Durch die Kostenanalyse erkennst du, wo vielleicht noch Einsparungen möglich sind und wann sich Investitionen in neue Maschinen oder Technologien lohnen
- Schließlich kommt noch ein legaler Aspekt hinzu. Wer eine ordnungsgemäße Kostenkalkulation durchführt, kann die Informationen auch als Nachweis gegenüber Behörden oder für die Buchhaltung verwenden
Wer die Wahl hat, hat die Qual: Bei der Auswahl der richtigen Kalkulationsmethode für deinen Handwerksbetrieb kommen gleich mehrere Kandidaten infrage. Während manche Betriebe noch auf Pauschalkalkulationen vertrauen, die nur auf Erfahrungswerten basieren, hat sich inzwischen die Kombination aus Vorkalkulation, Nachkalkulation und Zuschlagskalkulation durchgesetzt.
Diese drei Kalkulationsmethoden sind leistungsstarke Werkzeuge, um die Kostenstruktur zu verstehen, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen und die Preisgestaltung zu optimieren. Vorkalkulation und Nachkalkulation bieten Einblicke in die Planung und die tatsächlichen Ergebnisse, während die Zuschlagskalkulation eine transparente Kostenverteilung sicherstellt.
Vorkalkulation
Am Anfang des Projekts steht die Vorkalkulation – sie ist sozusagen der Visionär in der Kostenerfassung. Wenn du zum Beispiel als Meister in deinem Tischlereibetrieb einen maßgeschneiderten Esstisch herstellen möchtest, rechnest du in diesem Schritt alles zusammen: Schrauben, Farbe, dein Lohn und vieles mehr. Das passiert, bevor das Projekt startet, und hilft dir dabei, die Wirtschaftlichkeit des Auftrags zu bewerten und den passenden Preis festzulegen.
Zuschlagskalkulation
Jetzt kommt die Zuschlagskalkulation ins Spiel – der Stratege deines Projekts. Du setzt dich hin und überlegst, wie viel Miete, Strom und auch deine treuen Maschinen pro Tisch „kosten“. Dann legst du einen prozentualen Zuschlag auf Material- und Lohnkosten drauf. Schließlich soll deine Tischlerei ja auch nach dem Esstisch noch weiterlaufen.
Die Zuschlagskalkulation ist eine spezielle Methode, bei der du deine Gemeinkosten über Zuschläge auf die Einzelkosten verteilst. So kannst du die Selbstkosten transparent und nachvollziehbar berechnen.
Nachkalkulation
Am Ende des Projekts steht die Nachkalkulation, der Realist des Projekts. Als Tischler überlegst du zum Beispiel, ob du auch die letzte Holzbestellung berücksichtigt hast und ob der Esstisch wirklich das gekostet hat, was die Vorkalkulation ergeben hat. Das Ziel ist dabei, Abweichungen zu analysieren und die Genauigkeit zukünftiger Kalkulationen zu verbessern.
Apropos Nachkalkulation: In unserem Blogbeitrag zu diesem Thema findest du alles, was es bei dieser wichtigen Kostenerfassung zu berücksichtigen gibt.
Nach der Erklärung der Grundlagen und Aufgaben bleibt nur noch zu sagen: Willkommen in der realen Welt der Kostenkalkulation! Sie ist ein systematischer Prozess, mit dem du alle Kosten erfasst und angemessen berücksichtigst. Schließlich weißt du als Handwerkerin oder Handwerker: Ein solider Plan ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt! Also schnapp dir deine Werkzeuge und lass uns die Schritte der Kostenkalkulation erkunden – denn auch die besten Tische brauchen ein starkes Fundament!
1. Schritt: Erfasse alle Kostenarten
Erfasse im ersten Schritt alle relevanten Kosten, die während deines geplanten Projekts anfallen werden. Diese vollständige Erfassung bildet die Grundlage für deine Kalkulation und hilft dir, ein genaues Bild der Kosten zu bekommen. Du kannst sie in die folgenden Kategorien einteilen:
Materialkosten:
- Vom Holz über den Leim bis hin zur letzten Schraube – für die Materialkosten musst du alle Rohstoffe und Materialien berücksichtigen, die während des gesamten Projekts anfallen werden
- Auch die Kosten für deine eigenen Arbeitsstunden und die aller Mitarbeitenden werden direkt im ersten Schritt erfasst
- Hinzu kommen schließlich noch indirekte Kosten. Denke dabei an Miete, Strom, Verwaltungskosten, Versicherungen und so weiter, die alle ebenfalls auf das Projekt umgelegt werden müssen
2. Schritt: Berechne Stundensätze und Zuschläge
Der erste Schritt ist abgeschlossen? Perfekt! Dann kannst du jetzt den Stundensatz und die Zuschläge in Angriff nehmen. Der Stundensatz setzt sich aus den direkten Lohnkosten (die du im ersten Schritt schon niedergeschrieben hast) und den anteiligen Gemeinkosten (auch diese kennst du jetzt schon) zusammen. Um sicherzustellen, dass alle Kosten abgedeckt sind, lege auch Zuschläge fest. Diese Zuschläge verteilen die Gemeinkosten auf die Einzelkosten, sodass ein vollständiges Bild der Selbstkosten entsteht.
Eine genauere Erklärung zur Berechnung des Stundensatzes und der Zuschläge findest du in unserem Blogbeitrag zum Stundenlohn. Deine Angebote und Rechnungen schreibst du auch direkt mit Meisterwerk:
3. Schritt: Ermittle den Gewinnzuschlag
Danach ist es schon Zeit, den Gewinnzuschlag zu bestimmen – also festzulegen, wie viel Gewinn auf die Selbstkosten aufgeschlagen werden sollen. Das ist nicht nur eine philosophische Frage, sondern hängt natürlich auch vom Markt und der Wettbewerbsfähigkeit ab.
4. Schritt: Kalkuliere den Preis
Im letzten Schritt setzt du die ermittelten Selbstkosten zusammen mit dem Gewinnzuschlag und erhältst den endgültigen Preis für deine Dienstleistung oder dein Produkt. Stelle dabei unbedingt sicher, dass der Preis sowohl die Kosten abdeckt als auch einen Gewinn erzielt!
5. Schritt: Dokumentiere und überprüfe deine Kalkulation
Es ist wichtig, alle Kalkulationen zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen. So kannst du Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten analysieren und deine Kalkulationen kontinuierlich optimieren. Das Stichwort ist hier: Nachkalkulation.
Ob ungenaue Stundensätze, vergessene Gemeinkosten oder der berüchtigte „Das-war-nicht-eingeplant“-Puffer – Fehler in der Kostenkalkulation können schnell den Geldbeutel belasten. Deshalb decken wir hier kurz die häufigsten Fallen auf, die du bei deiner Berechnung umgehen solltest, um nicht in ein Kosten-Labyrinth zu tappen:
Unvollständige Kostenerfassung:
- Es kann passieren, dass nicht alle Kosten erfasst werden. Gemeinkosten wie Miete, Strom und Versicherung werden manchmal vergessen, was eine unrealistische Kalkulation bedeuten kann
- Ist der Stundensatz nicht genau genug berechnet, verlangst du mitunter zu wenig für deine Arbeit oder kannst dich selbst nicht ausreichend bezahlen. Prüfe immer genau, dass alle Kostenfaktoren in die Berechnung einbezogen wurden.
- Unvorhergesehene Ausgaben wie Materialpreiserhöhungen oder zusätzliche Arbeitsstunden werden oft nicht eingeplant. Ein Puffer kann helfen, solche Überraschungen abzufedern.
- Ein zu hoher Gewinnzuschlag kann Kunden abschrecken, während ein zu niedriger dazu führt, dass du nicht profitabel arbeitest. Eine ausgewogene Preisgestaltung ist hier entscheidend.
- Wer nicht richtig dokumentiert, kann keine realistische
- erstellen. So fällt es schwerer, aus Fehlern zu lernen und zukünftige Kostenkalkulationen für deinen Handwerksbetrieb zu verbessern
- Die Preise von Mitbewerbern und die Marktsituation sollten bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Andernfalls kann es passieren, dass deine Angebote negativ hervorstechen
- Plane die Arbeitszeiten immer sorgfältig, damit sich diese am Ende nicht als unrealistisch herausstellen. Das macht nicht nur Kundinnen und Kunden unzufrieden, sondern kann auch schnell teuer werden
- Manchmal fehlt es schlichtweg an Kenntnissen für die Kostenkalkulation, sodass sich Fehler mehren. Hier kann es sich lohnen, in Schulungen zu investieren und mit einer ausgereiften Softwarelösung zu arbeiten, die dir bei der Einsatzplanung hilft und für eine reibungslose Dokumentation sorgt – wie die
Beispiel: die Kostenkalkulation in der Praxis
Hier kommen einige handfeste Praxisbeispiele für die Kostenkalkulation – damit du nicht nur im Handwerk, sondern auch beim Kalkulieren glänzt! Diese Beispiele zeigt dir, wie du Materialkosten, Löhne und Gemeinkosten im Blick behalten kannst:
Beispiel: Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik (SHK)
Projekt: Installation einer neuen Heizungsanlage in einem Einfamilienhaus.
Beispiel: Elektroinstallation
Projekt: Verkabelung eines neuen Büros.
Beispiel: Reinigungsdienst
Projekt: Grundreinigung einer Büroetage.
Fazit
Die Kostenkalkulation ist das Herzstück eines erfolgreichen Handwerksbetriebs. Sie sorgt nicht nur dafür, dass du alle anfallenden Kosten im Blick hast, sondern hilft dir auch, faire Preise zu setzen und profitabel zu arbeiten. Von der Erfassung aller Kostenarten über die Berechnung von Stundensätzen und Zuschlägen bis hin zur Ermittlung von Gewinnzuschlägen – jeder Schritt ist entscheidend.
Mit einem klaren Plan und einem fundierten Verständnis der Kalkulationsmethoden kannst du Fehler vermeiden und deine Angebote optimieren. Denk daran: Eine präzise Kostenkalkulation ist wie der richtige Werkzeugkasten – sie ist unerlässlich, um deine Projekte erfolgreich umzusetzen und die Zufriedenheit deiner Kundschaft sicherzustellen. Also, greif zu den Zahlen und mach deine Kalkulation zur Geheimwaffe für deinen Handwerksbetrieb!
