Die Nachkalkulation ist ein entscheidendes Werkzeug für Handwerksbetriebe, um den wirtschaftlichen Erfolg im Blick zu behalten. Sie zeigt Ihnen, welche Aufträge sich wirklich rentieren und wo eventuell nachjustiert werden muss. Zum Beispiel: Wenn Sie bei einem Renovierungsprojekt feststellen, dass die Materialkosten höher waren als geplant, können Sie die Preise für ähnliche Aufträge anpassen.

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Damit die Nachkalkulation präzise wird, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden vor Ort regelmäßig ihre Arbeitszeiten und Materialkosten dokumentieren. Stellen Sie sich vor, ein Elektriker vergisst, die Stunden für einen aufwändigen Kabelverlegungsauftrag zu notieren. Fehlen solche Informationen, wird es schnell schwierig, die tatsächlichen Kosten zu ermitteln, und das kann zu falschen Entscheidungen führen – etwa, dass Sie künftig ähnliche Aufträge unter Wert annehmen.

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Die Nachkalkulation ist eine wichtige Kontrollrechnung, die sich auf einzelne Projekte oder Aufträge bezieht. Sie basiert auf den tatsächlichen Kosten und Zeiten (IST-Kosten), die während eines Projekts angefallen sind, und vergleicht diese mit den im Vorfeld geplanten Kosten (SOLL-Kosten).

• IST-Kosten: Dies sind die tatsächlichen Kosten, die während des Projekts anfallen. Dazu zählen Materialkosten, Löhne für die geleistete Arbeit und andere Ausgaben, die nicht eingeplant waren.

• SOLL-Kosten: Diese Kosten, die zur Vorkalkulation gehören, haben Sie im Vorfeld bereits berechnet und in Ihrem Kostenvoranschlag festgehalten. Sie dienen als Referenzpunkt für Ihre Nachkalkulation.

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Als Teil der Kostenkalkulation gibt es viele Posten, die sowohl vor- als auch nach der Ausführung berücksichtigt werden müssen.

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Die Nachkalkulation funktioniert als SOLL-IST-Vergleich und liefert Ihnen wertvolle Erkenntnisse, die direkt in Ihre Auftragskalkulation einfließen. Durch die Nachkalkulation können Sie genau feststellen, ob Sie innerhalb Ihres Kostenrahmens geblieben sind oder ob es Überschreitungen gab. So gelingt es Ihnen, Projekte im Nachhinein zu bewerten, Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebs nachhaltig zu steigern. Die Nachkalkulation verfolgt gleich mehrere Ziele:

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• Verrechnung zusätzlicher Aufwendungen: Wenn es beispielsweise zu Mehrarbeit bei einem Auftrag kommt, können Sie diese Kosten genau erfassen und sicherstellen, dass sie korrekt verrechnet werden.

• Überprüfung der Gewinnbeiträge: Mit der Nachkalkulation können Sie nachvollziehen, welche Positionen tatsächlich zur Gewinnmarge Ihres Projekts beigetragen haben. So erkennen Sie, welche Materialien oder Leistungen sich lohnen.

• Vermeidung von Schätzfehlern: Durch den direkten Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten können Sie Schätzfehler identifizieren und vermeiden. Das gibt Ihnen mehr Sicherheit bei zukünftigen Aufträgen.

• Prüfung der Kalkulation auf Richtigkeit und Wirtschaftlichkeit: Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kalkulationen auf ihre Genauigkeit hin zu überprüfen und zu sehen, wo Optimierungsbedarf besteht.

• Identifikation von Verlustquellen: Wenn es an bestimmten Stellen zu Kostenüberschreitungen kommt, hilft die Nachkalkulation dabei, die Ursachen zu finden – sei es beim Zeitaufwand oder den Materialkosten.

• Berechnung der tatsächlichen Gewinnspanne und Marge: Anhand der Nachkalkulation können Sie genau ermitteln, wie hoch Ihre Gewinnspanne tatsächlich ist. Das ist wichtig für Ihre Preisgestaltung und wirtschaftliche Planung.

• Ermittlung neuer Kalkulationssätze: Die Erkenntnisse aus der Nachkalkulation fließen direkt in die Vorbereitung künftiger Aufträge ein. So können Sie neue, realistische Kalkulationssätze entwickeln und Fehler bei zukünftigen Aufträgen vermeiden

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Oft gibt es Faktoren, die dazu führen, dass die IST-Kosten höher sind als die SOLL-Kosten. Dazu gehören:

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• Unerwartete Wetterbedingungen: Ein plötzlicher Sturm kann den Zeitplan durcheinanderbringen und zusätzliche Kosten verursachen.

• Unvorhergesehene bauliche Gegebenheiten: Wenn Sie beim Renovieren auf alte Leitungen stoßen, kann das zusätzliche Arbeiten und Material kosten.

• Änderungen bei Lieferungen: Wenn Materialien verspätet ankommen oder teurer werden, schlägt sich das ebenfalls in Ihren Kosten nieder.

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Um sich vor solchen Überraschungen abzusichern, sollten Sie in Ihren Angeboten eine Klausel für mögliche Mehraufwendungen aufnehmen. So sind Sie besser gewappnet, falls unvorhergesehene Kosten auftreten, und können Ihre Projekte wirtschaftlich erfolgreich abschließen.

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Bei der klassischen Nachkalkulation befassen Sie sich mit den SOLL-Kosten erst, nachdem der Auftrag beendet ist. Das hat den großen Nachteil, dass eventuelle Fehlkalkulationen zu spät entdeckt werden. Zudem können Sie keinen Einfluss mehr auf die Bauausführung und Abrechnung nehmen.

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Dem gegenüber steht die mitlaufende Nachkalkulation. Diese Methode, auch als Synchronkalkulation bekannt, überwacht die Wirtschaftlichkeit Ihrer Aufträge während der gesamten Projektlaufzeit: 

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• Parallel zum Auftragsfortschritt: Diese Form der Nachkalkulation erfolgt gleichzeitig mit dem Fortschritt der Arbeiten. Nach jedem abgeschlossenen Arbeitsschritt wird eine Überprüfung der bisherigen Kosten vorgenommen.

• Ständige Kontrolle von Material und Zeit: Während Ihre Mitarbeitenden die Arbeiten durchführen, erfassen Sie kontinuierlich, wie viel Material und Zeit für jede Aufgabe benötigt wird. Diese Daten sind entscheidend, um zu verstehen, ob Sie im Rahmen Ihrer Kalkulation bleiben.

• Frühe Identifikation von Abweichungen: Durch den regelmäßigen Vergleich der IST-Kosten mit den vorher kalkulierten Werten können Sie frühzeitig Abweichungen erkennen. Wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt länger dauert oder mehr Material benötigt als geplant, erfahren Sie das sofort und können schnell reagieren.

• Anpassungen jederzeit möglich: Die mitlaufende Nachkalkulation ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Anpassungen an der Bauausführung oder der Abrechnung vorzunehmen. So können Sie proaktiv auf Probleme reagieren und verhindern, dass sich kleine Abweichungen zu großen Verlusten entwickeln.

• Optimierung zukünftiger Projekte: Die Erkenntnisse, die Sie aus der mitlaufenden Nachkalkulation gewinnen, helfen Ihnen nicht nur, aktuelle Projekte besser zu steuern, sondern bieten auch wertvolle Informationen für die Kalkulation zukünftiger Aufträge.

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Die Erstellung einer Nachkalkulation mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch mit der richtigen Vorgehensweise und den passenden Werkzeugen klappt das! Orientieren Sie sich ganz einfach an den folgenden Schritten:

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• Daten sammeln: Beginnen Sie damit, alle relevanten Informationen zu Ihrem Projekt zusammenzutragen. Dazu gehören die tatsächlich angefallenen Kosten für Material, Löhne und weitere Aufwendungen, die während der Projektlaufzeit entstanden sind. Achten Sie darauf, diese Daten während der gesamten Projektdauer kontinuierlich zu erfassen.

• Vergleich von SOLL- und IST-Kosten: Stellen Sie die geplanten SOLL-Kosten den tatsächlichen IST-Kosten gegenüber.

• Abweichungen dokumentieren: Notieren Sie alle Abweichungen und analysieren Sie, warum diese entstanden sind. Gab es unerwartete Materialkosten? Wurden mehr Arbeitsstunden benötigt als kalkuliert? Diese Informationen sind entscheidend für zukünftige Kalkulationen.

• Anpassungen vornehmen: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Nachkalkulation, um Anpassungen für künftige Aufträge vorzunehmen. So können Sie Ihre Preise und Kostenschätzungen optimieren.

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Vor allem im Handwerk kommt es bei fast jedem Projekt zu Abweichungen zwischen den einkalkulierten SOLL-Kosten und den tatsächlichen IST-Kosten. Aufgrund dessen ist die Nachkalkulation für Handwerksbetriebe existenziell. Nur mit ihrer Hilfe können Sie beurteilen, welchen Gewinn ein jeweiliger Auftrag erwirtschaftet hat oder ob Sie ihn sogar mit Verlust ausgeführt haben und ob Sie Ihre zusätzlichen Aufwände verrechnen konnten. Zudem lässt sich gegenüber Auftraggebenden ein profunder Nachweis über alle IST-Kosten erbringen. Nicht zuletzt können Sie so Ihre künftigen Projekte präziser berechnen.

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Allerdings können Sie eine aussagekräftige Nachkalkulation nur erstellen, wenn Ihre Baustellenberichte alle tatsächlich angefallenen Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien richtig ausweisen. Eine mitlaufende Nachkalkulation setzt zusätzlich einen ständigen Informationsaustausch zwischen Büro und Baustelle voraus. Daher kann die Nachkalkulation komplex, zeitaufwendig und letztlich auch kostenintensiv sein. Gerade für kleinere und mittlere Handwerksbetriebe ist dieser Arbeitsaufwand kaum zu stemmen. Genau hier setzt die Meisterwerk App an.

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Mit Hilfe der Nachkalkulation können Sie überprüfen, ob die tatsächlich entstandenen Kosten mit Ihrem Kostenvoranschlag übereinstimmen. So ermitteln Sie systematisch, wo Sie mehr verrechnen können bzw. ob Sie einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet haben. Gleichzeitig können Sie besser einschätzen, wo Sie anpassen müssen, um Gewinnmargen zu erhöhen und gleichzeitig attraktiv für Kunden zu bleiben.

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Bei der Nachkalkulation stellen Sie die tatsächlich angefallenen Kosten (IST-Kosten) den im Vorfeld geplanten Kosten (SOLL-Kosten) gegenüber und berechnen die Differenz. Mit der hier zum Herunterladen verfügbaren Excel-Vorlage erstellen Sie problemlos eine Nachkalkulation:

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Idealerweise sollten Sie nach Abschluss jedes Projekts eine Nachkalkulation durchführen. So erhalten Sie zeitnah Rückmeldungen zu Ihren Kostenschätzungen und können Anpassungen für zukünftige Projekte vornehmen. Bei größeren Projekten kann auch eine Zwischenkalkulation sinnvoll sein, um den Überblick zu behalten.

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Ein häufiger Fehler ist das Versäumnis, alle tatsächlichen Kosten zu erfassen, wie Material, Arbeitszeit und Gemeinkosten. Zudem unterschätzen viele Handwerker den Zeitaufwand für die Nachkalkulation selbst. Eine präzise und vollständige Erfassung ist entscheidend, um realistische Ergebnisse zu erzielen. Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen!

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