Fragen und Antworten zum Thema Nachkalkulation im Handwerk:
Wieso ist die Nachkalkulation für Handwerkerinnen und Handwerker wichtig?
Mit Hilfe der Nachkalkulation können Sie überprüfen, ob die tatsächlich entstandenen Kosten mit Ihrem Kostenvoranschlag übereinstimmen. So ermitteln Sie systematisch, wo Sie mehr verrechnen können bzw. ob Sie einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet haben.
Wie erstelle ich eine Nachkalkulation im Handwerk?
Bei der Nachkalkulation stellen Sie die tatsächlich angefallenen Kosten (IST-Kosten) den im Vorfeld geplanten Kosten (SOLL-Kosten) gegenüber und berechnen die Differenz. Mit der hier zum Herunterladen verfügbaren Excel-Vorlage erstellen Sie problemlos eine Nachkalkulation:
Die Nachkalkulation ist für Handwerksbetriebe sehr wichtig. So sehen Sie, was Sie zusätzlich verrechnen müssen, welche Aufträge Sie rentabel abwickeln und wie wirtschaftlich Sie Ihren Betrieb führen. Um die Nachkalkulation korrekt zu erstellen, müssen Ihre mobilen Mitarbeitenden allerdings die aufgewendeten Arbeitszeiten und die entstandenen Materialkosten präzise und kontinuierlich erfassen. Fehlen Ihnen Angaben oder gehen gar Informationen im Papierchaos verloren, kommen Sie schnell zu falschen Ergebnissen und treffen folglich falsche Entscheidungen.
Die Nachkalkulation ist eine Kontrollrechnung, die sich auf einzelne Projekte oder Aufträge bezieht. Sie beruht auf den IST-Kosten und IST-Zeiten, also auf den Kosten, die bei einem Projekt tatsächlich angefallen sind. In der Regel bezieht sich die Nachkalkulation auf eine im Vorfeld erstellte Vorkalkulation beziehungsweise auf einen Kostenvoranschlag. Sie vergleicht die geplanten Kosten mit den tatsächlich angefallenen Kosten.
Die Nachkalkulation ist vor allem für Unternehmen mit Einzel- und Auftragsfertigung, eben auch für Handwerksbetriebe, existentiell. Gerade im Handwerk und auf der Baustelle unterscheiden sich oft die tatsächlichen IST-Kosten des Auftrages von den kalkulierten SOLL-Kosten. Beispielsweise können zufällige Wetterereignisse, unvorhersehbare bauliche Gegebenheiten oder sich ändernde Baustellen-, Liefer- und Leistungsbedingungen Einfluss auf die Kosten nehmen. In der Praxis formulieren Sie eine zusätzliche Klausel für eventuelle anfallende Mehraufwendungen in Ihrem Angebot. So sichern Sie sich gegen nicht kalkulierbare Umstände ab; steigende Kosten aufgrund von Materiallieferengpässen aber auch beispielsweise Rohrleitungen, die anders verlaufen als gekennzeichnet.
Bedeutung der Nachkalkulation im Handwerk
Die Nachkalkulation ist ein SOLL-IST-Vergleich und die Grundlage für viele wichtige Erkenntnisse und Entscheidungen im Zusammenhang mit Ihrer Auftragskalkulation. Damit lässt sich ermitteln, ob Sie Ihren Kostenrahmen eingehalten oder überschritten haben. Das Ziel ist:
- Zusätzliche Aufwendungen, wie beispielsweise Mehrarbeit bei Aufträgen, zu verrechnen
- Zu überprüfen, welche Posten zum Gewinn beigetragen haben,
- Schätzfehler zu vermeiden,
- Ihre Kalkulation auf Richtigkeit und Wirtschaftlichkeit zu überprüfen,
- Verlustquellen im Bereich Löhne und Materialien zu finden,
- Die tatsächliche Gewinnspanne und Marge zu berechnen,
- Neue Kalkulationssätze für zukünftige Aufträge zu ermitteln und so Fehler bei künftigen Kalkulation zu vermeiden.
Bei der klassischen Nachkalkulation befassen Sie sich mit den SOLL-Kosten erst, nachdem der Auftrag beendet ist. Das hat den großen Nachteil, dass eventuelle Fehlkalkulationen zu spät entdeckt werden. Zudem können Sie keinen Einfluss mehr auf die Bauausführung und Abrechnung nehmen. Daher ist die mitlaufende Nachkalkulation – auch Synchronkalkulation genannt – eine deutlich effektiver Form der Nachkalkulation. Sie findet parallel zum Auftragsfortschritt statt und wird für jeden Arbeitsschritt nach dessen Ende durchgeführt.
Bereits während der laufenden Arbeiten behalten Sie im Blick, wie viel Material und Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Arbeit aufwenden. Diese Informationen lassen sich kontinuierlich mit Ihren vorher kalkulierten Werten abgleichen. So können Sie schon frühzeitig eventuelle Abweichungen sowie deren Ursachen identifizieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.
Eine Nachkalkulation zu erstellen geht wie folgt: Dafür vergleichen Sie die im Vorfeld geplanten SOLL-Kosten aus Ihrem Kostenvoranschlag mit den tatsächlich angefallenen IST-Kosten. Zusätzlich zu den Kosten lohnt es sich, die angefallene Stückzahl (beispielsweise die Anzahl an Arbeitsstunden, beziehungsweise den Materialverbrauch) zu betrachten. Das ist sinnvoll, da Sie für gewöhnlich die verbrauchte Menge beeinflussen können, nicht aber die Preise selbst. Trotzdem lohnt es sich auch, Preisabweichungen zu untersuchen: Weichen die Kosten dauerhaft ab, sollten Sie Ihre Angebotspreise anpassen oder beim Einkauf nach günstigeren Lieferanten suchen.
Wichtig ist, dass Sie die Nachkalkulation wie Ihre Vorkalkulation aufbauen. Das bedeutet, dass Sie für die Vorkalkulation und die Nachkalkulation jeweils die gleiche Methode zur Berechnung der einzelnen Posten verwenden.
Wir haben für Sie eine praktische und kostenlose Excel Vorlage zur Nachkalkulation erstellt:
So arbeiten Sie mit der Nachkalkulations-Vorlage
- Zunächst geben Sie die kalkulierten SOLL-Werte Ihres Auftrages in der Spalte „Vorkalkulation“ ein.
- Anschließend übernehmen Sie diese Werte in die Spalte „Nachkalkulation“. Bei Abweichungen der IST-Werte ändern Sie die Werte der Posten in der Spalte „Nachkalkulation“.
- Die Spalte „Abweichung” dient zur Analyse der Daten.
Fazit: Nachkalkulation im Handwerk
Vor allem im Handwerk kommt es bei fast jedem Projekt zu Abweichungen zwischen den einkalkulierten SOLL-Kosten und den tatsächlichen IST-Kosten. Aufgrund dessen ist die Nachkalkulation für Handwerksbetriebe existenziell. Nur mit ihrer Hilfe können Sie beurteilen, welchen Gewinn ein jeweiliger Auftrag erwirtschaftet hat oder ob Sie ihn sogar mit Verlust ausgeführt haben und ob Sie Ihre zusätzlichen Aufwände verrechnen konnten. Zudem lässt sich gegenüber Auftraggebenden ein profunder Nachweis über alle IST-Kosten erbringen. Nicht zuletzt können Sie so Ihre künftigen Projekte präziser berechnen.
Allerdings können Sie eine aussagekräftige Nachkalkulation nur erstellen, wenn Ihre Baustellenberichte alle tatsächlich angefallenen Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien richtig ausweisen. Eine mitlaufende Nachkalkulation setzt zusätzlich einen ständigen Informationsaustausch zwischen Büro und Baustelle voraus. Daher kann die Nachkalkulation komplex, zeitaufwendig und letztlich auch kostenintensiv sein. Gerade für kleinere und mittlere Handwerksbetriebe ist dieser Arbeitsaufwand kaum zu stemmen. Genau hier setzt die Meisterwerk App an.
Die Meisterwerk App ist eine starke Softwarelösung für Handwerksbetriebe mit 5-50 Mitarbeitenden. Neben der digitalen Auftrags- und Mitarbeiterplanung unterstützt Sie die App bei Ihrem Baustellencontrolling in Echtzeit: Ihre mobilen Mitarbeitenden können die Arbeitszeiten über das eigene Smartphone oder Tablet direkt vor Ort in der App erfassen. Diese können Sie anschließend als Projektzeiterfassung in Ihre mitlaufende Nachkalkulation einfließen lassen. Die App ermöglicht es Ihnen, Dokumente, Belege und Rechnungen inklusive rechtssicherer Unterschrift bildlich und inhaltlich zu dokumentieren. Diese lassen sich anschließend den jeweiligen Aufträgen zuordnen und werden sofort an Ihr Büro übermittelt. So können Sie die Kosten im Handumdrehen dem richtigen Projekt zuordnen und Ihre Nachkalkulation erstellen. So sparen Sie sich die Zeit für die Zettel- und Informationssuche!
