Stellen Sie sich vor, Sie stehen an einem strahlend schönen Montagmorgen in Ihrer Werkstatt, umgeben von Werkzeugen und Materialien, und haben ein großes Projekt vor sich. Bevor Sie beginnen, muss eine wichtige Frage geklärt werden – und zwar, wie viel das Projekt kosten wird. Schließlich ist eine präzise Kostenkalkulation das A und O für jeden Handwerksbetrieb. Welche Grundlagen für eine präzise Kostenkalkulation notwendig sind, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
Die richtige Kalkulation ist für Handwerkerinnen und Handwerker aus mehreren Gründen elementar. Sie sorgt nicht nur dafür, dass der Betrieb rentabel geführt werden kann, sondern trägt gleichzeitig auch zum langfristigen Erfolg in einem wettbewerbsintensiven Markt bei. Zu den wichtigsten Gründen gehören:
Egal, worauf Ihr Betrieb spezialisiert ist – einige wichtige Grundlagen gelten für jede Kalkulation. Oftmals wird der veranschlagte Stundensatz als Basis für die Berechnungen verwendet, aber auch dieser muss sich natürlich auf einen logischen Kostenplan stützen. Daher sollten Sie vor allem die folgenden Grundlagen und Begriffe immer im Auge behalten, wenn Sie über Preise und Abrechnungen nachdenken:
Wie bereits kurz erwähnt ist der Stundensatz bzw. Stundenlohn die zentrale Größe in der Kostenkalkulation. Er setzt sich vor allem aus den direkten Kosten und den Gemeinkosten zusammen, die auf jede Stunde Arbeit entfallen. Ist der Stundensatz gut kalkuliert, sind alle Kosten gedeckt – und es springt ein Gewinn heraus. Zu den direkten Kosten bzw. variablen Kosten gehören:
- Löhne und Gehälter
- Materialkosten (man denke an Rohstoffe und Material)
- Transport- und Fahrtkosten
Wie Sie Ihren Stundenlohn am besten berechnen, haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag noch einmal ausführlich zusammengefasst.
Apropos Gemeinkosten – hiervon sind alle Ausgaben umfasst, die sich nicht direkt auf ein einzelnes Produkt oder Projekt umlegen lassen. Deswegen werden sie auch als indirekte Kosten oder Fixkosten bezeichnet. Davon sind viele notwendige Ausgaben umfasst, zu denen etwa diese gehören:
- Miete und Pacht
- Energie
- Versicherungen
- Verwaltungskosten
- Abschreibung und Wartung der Maschinen und Geräte
Bei der Kostenkalkulation müssen die Gemeinkosten ermittelt und angemessen auf die Projekte verteilt werden, um ein realistisches Bild der Gesamtkosten zeichnen zu können.
Aus der Summe all dieser Kosten (also sowohl fixe als auch variable Kosten) ergeben sich die Selbstkosten, die für die Erbringung der Dienstleistung oder für die Herstellung Ihres Produkts entstehen. Diese sollten immer unter dem Verkaufspreis liegen und dabei einen Gewinn ermöglichen. Achtung: Planen Sie bei den Selbstkosten immer einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben wie Materialpreiserhöhungen oder zusätzliche Arbeitsstunden ein!
Am Ende steht schließlich der Deckungsbeitrag. Das ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten von den Erlösen übrig bleibt. Er ist entscheidend, da er die Fixkosten bzw. indirekten Kosten decken muss und gleichzeitig Spielraum für einen Gewinn lassen soll. Ein positiver Deckungsbeitrag zeigt, dass sich ein Projekt lohnt und dass es profitabel ist.
Genauso vielfältig wie die Kostenstellen und die Gründe für eine Kostenkalkulation sind auch deren Aufgaben. Schließlich ist sie ein zentrales Instrument in Ihrem Handwerksbetrieb, um als Grundlage für Entscheidungen herangezogen zu werden und für finanzielle Stabilität und Rentabilität zu sorgen. Die wichtigsten Aufgaben sind:
Wer die Wahl hat, hat die Qual: Bei der Auswahl der richtigen Kalkulationsmethode für Ihren Handwerksbetrieb kommen gleich mehrere Kandidaten infrage. Während manche Unternehmen noch auf Pauschalkalkulationen vertrauen, die nur auf Erfahrungswerten basieren, hat sich inzwischen die Kombination aus Vorkalkulation, Nachkalkulation und Zuschlagskalkulation durchgesetzt.
Diese drei Kalkulationsmethoden sind leistungsstarke Werkzeuge, um die Kostenstruktur zu verstehen, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen und die Preisgestaltung zu optimieren. Vorkalkulation und Nachkalkulation bieten Einblicke in die Planung und die tatsächlichen Ergebnisse, während die Zuschlagskalkulation eine transparente Kostenverteilung sicherstellt.
Am Anfang des Projekts steht die Vorkalkulation. Sie ist der Visionär in der Kostenerfassung. Wenn Sie beispielsweise als Meister eines Tischlereibetriebs einen maßgeschneiderten Esstisch herstellen möchten, zählen Sie während dieses Schritts alles zusammen: Schrauben, Farbe, der Lohn. Das passiert, bevor das Projekt gestartet wird, und hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit des Auftrags zu bewerten und den Preis festlegen zu können.
Jetzt kommt die Zuschlagskalkulation, der Stratege des Projekts, ins Spiel. Sie setzen sich zusammen und überlegen, wie viel Miete, Strom und die lieben Maschinen pro Tisch „kosten“ und legen einen prozentualen Zuschlag auf die Material- und Lohnkosten. Schließlich muss die Tischlerei ja auch nach dem Esstisch noch weiterlaufen.
Die Zuschlagskalkulation ist eine spezielle Methode, bei der die Gemeinkosten über Zuschläge auf die Einzelkosten verteilt werden. Das macht eine transparente Berechnung der Selbstkosten möglich.
Am Ende des Projekts steht die Nachkalkulation, der Realist des Projekts. Als Tischler überlegen Sie zum Beispiel, ob Sie auch die letzte Holzbestellung berücksichtigt haben und ob der Esstisch wirklich das gekostet hat, was die Vorkalkulation ergeben hat. Das Ziel ist dabei, Abweichungen zu analysieren und die Genauigkeit zukünftiger Kalkulationen zu verbessern.
Apropos Nachkalkulation: In unserem Blogbeitrag zu diesem Thema finden Sie alles, was es bei dieser wichtigen Kostenerfassung zu berücksichtigen gibt.
Nach der Erklärung der Grundlagen und Aufgaben bleibt nur noch zu sagen: Willkommen in der realen Welt der Kostenkalkulation! Sie ist ein systematischer Prozess, mit dem Sie alle Kosten erfassen und angemessen berücksichtigen. Schließlich wissen alle Handwerkerinnen und Handwerker: Ein solider Plan ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt! Also schnappen Sie sich Ihre Werkzeuge und lassen Sie uns die Schritte der Kostenkalkulation erkunden – denn auch die besten Tische brauchen ein starkes Fundament!
Erfassen Sie in einem ersten Schritt alle relevanten Kosten, die während des geplanten Projekts anfallen werden. Diese vollständige Erfassung bildet die Grundlage für Ihre Kalkulation und hilft Ihnen, ein genaues Bild der Kosten zu bekommen. Sie lässt sich in die folgenden Kategorien einteilen:
Der erste Schritt ist abgeschlossen? Perfekt! Dann können Sie jetzt den Stundensatz und die Zuschläge in Angriff nehmen. Der Stundensatz setzt sich aus den direkten Lohnkosten (die Sie im ersten Schritt schon niedergeschrieben haben) und den anteiligen Gemeinkosten (auch diese kennen Sie jetzt schon) zusammen. Um sicherzustellen, dass alle Kosten abgedeckt sind, legen Sie auch Zuschläge fest. Diese Zuschläge verteilen die Gemeinkosten auf die Einzelkosten, sodass ein vollständiges Bild der Selbstkosten entsteht.
Eine genauere Erklärung zur Berechnung des Stundensatzes und der Zuschläge finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Stundenlohn. Übrigens: Zeitaufwände lassen sich ideal mit der Meisterwerk App nachverfolgen. Das macht nicht nur die Organisation von Büro und Mitarbeitenden, sondern auch die Kostenkalkulation besonders einfach!
Danach ist es schon Zeit, den Gewinnzuschlag zu bestimmen – also festzulegen, wie viel Gewinn auf die Selbstkosten aufgeschlagen werden sollen. Das ist nicht nur eine philosophische Frage, sondern hängt natürlich auch vom Markt und der Wettbewerbsfähigkeit ab.
Im letzten Schritt setzen Sie die ermittelten Selbstkosten zusammen mit dem Gewinnzuschlag und erhalten den endgültigen Preis für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt. Stellen Sie dabei unbedingt sicher, dass der Preis sowohl die Kosten abdeckt als auch einen Gewinn erzielt!
Es ist wichtig, alle Kalkulationen zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen. So können Sie Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten analysieren und Ihre Kalkulationen kontinuierlich optimieren. Das Stichwort ist hier: Nachkalkulation.
Ob ungenaue Stundensätze, vergessene Gemeinkosten oder der berüchtigte „Das-war-nicht-eingeplant“-Puffer – Fehler in der Kostenkalkulation können schnell den Geldbeutel belasten. Deshalb decken wir hier kurz die häufigsten Fallen auf, die Sie bei Ihrer Berechnung umgehen sollten, um nicht in ein Kosten-Labyrinth zu tappen:
Hier kommen einige handfeste Praxisbeispiele für die Kostenkalkulation – damit Sie nicht nur im Handwerk, sondern auch beim Kalkulieren glänzen! Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie Materialkosten, Löhne und Gemeinkosten im Blick behalten können:
Projekt: Installation einer neuen Heizungsanlage in einem Einfamilienhaus.
Projekt: Verkabelung eines neuen Büros.
Projekt: Grundreinigung einer Büroetage.
Die Kostenkalkulation ist das Herzstück eines erfolgreichen Handwerksbetriebs. Sie sorgt nicht nur dafür, dass Sie alle anfallenden Kosten im Blick haben, sondern hilft Ihnen auch, faire Preise zu setzen und profitabel zu arbeiten. Von der Erfassung aller Kostenarten über die Berechnung von Stundensätzen und Zuschlägen bis hin zur Ermittlung von Gewinnzuschlägen – jeder Schritt ist entscheidend.
Mit einem klaren Plan und einem fundierten Verständnis der Kalkulationsmethoden können Sie Fehler vermeiden und Ihre Angebote optimieren. Denken Sie daran: Eine präzise Kostenkalkulation ist wie der richtige Werkzeugkasten – sie ist unerlässlich, um Ihre Projekte erfolgreich umzusetzen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden sicherzustellen. Also, greifen Sie zu den Zahlen und machen Sie Ihre Kalkulation zur Geheimwaffe für Ihren Handwerksbetrieb!
Disclaimer
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
