Inhaltsverzeichnis
- Die häufigsten Ursachen für offene Rechnungen
- Ab wann liegt Zahlungsverzug vor?
- Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?
- Wann geschieht was im Mahnverfahren?
- So schreibst du eine freundliche Zahlungserinnerung
- Mit diesen Tipps bleibst du mit der Kundschaft im Gespräch
- Digitale Helfer beim Mahnwesen
- Fazit
„Tut mir leid, ich habe die Rechnung total vergessen!“ – „Das Geld sollte längst da sein, die Überweisung ist schon raus! ...“ Kennst du diese Ausreden auch? Als Handwerksmeisterin oder Handwerksmeister hast du vermutlich schon eine ganze Reihe davon gehört. Während du pünktlich Material bestellst, deine Mitarbeitenden bezahlst und jeden Tag aufs Neue Qualitätsarbeit ablieferst, lassen sich manche Kunden mit der Bezahlung reichlich Zeit.
Einzelfälle kann man noch mit Humor nehmen – doch nur so lange, bis Ebbe auf dem Geschäftskonto herrscht. Denn im Handwerk ist eine gesunde Liquidität kein Luxus, sondern notwendig fürs Überleben bzw. den Erfolg. Deshalb zeigen wir dir, wie du auch hartnäckige Zahlungsmuffel freundlich, aber bestimmt zur Kasse bitten kannst.
Die häufigsten Ursachen für offene Rechnungen
Die Gründe dafür, dass Kunden ihre Handwerkerrechnung nicht zahlen, sind vielfältig. Häufig unterschätzen Privatkunden die tatsächlichen Kosten einer Handwerkerleistung oder haben unerwartete finanzielle Engpässe. In anderen Fällen sind Kunden mit der erbrachten Leistung unzufrieden, kommunizieren dies aber nicht direkt. Gerade im geschäftlichen Umfeld kommt es auch vor, dass Rechnungen im Alltagsgeschäft einfach untergehen oder durch interne Prozesse verzögert werden. Und leider gibt es auch Kunden, die systematisch spät zahlen, um ihre eigene Liquidität zu verbessern.
Die Vergütung für Handwerksleistungen wird laut Gesetz (BGB § 641 Abs. 1 S. 1) direkt nach der Abnahme der Arbeit fällig. Doch bevor Sie bei einer offenen Rechnung aktiv werden, lohnt sich ein Blick auf die möglichen Gründe für die ausstehende Zahlung. Denn je nach Ursache ist die weitere Vorgehensweise unterschiedlich. Deshalb ist es wichtig, schnell zu handeln und das Gespräch zu suchen!
Ab wann liegt Zahlungsverzug vor?
Die gesetzlichen Regelungen zum Zahlungsverzug sind eindeutig, werden aber häufig missverstanden. Grundsätzlich tritt der Verzug laut Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen (§ 286 BGB) 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein. Haben Sie mit Ihrem Kunden ein konkretes Zahlungsziel vereinbart, gilt dieses. Bei der häufig verwendeten Formulierung „Zahlung sofort“ gewähren Gerichte dem Kunden in der Regel eine Frist von 10 bis 14 Tagen. Nach einer ausgesprochenen Mahnung tritt der Verzug sofort ein.
Das Gesetz regelt eindeutig, wann ein Zahlungsverzug beginnt.
Tipp: Setze in deinen Handwerkerrechnungen ein konkretes Zahlungsziel! Das schafft nicht nur Klarheit für beide Seiten, sondern erleichtert auch die spätere Durchsetzung von Ansprüchen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?
Der Umgang mit säumigen Zahlenden erfordert ein systematisches Vorgehen. Die freundliche Zahlungserinnerung steht dabei am Anfang. Sie dient als höflicher Hinweis auf die offene Rechnung und bietet die Möglichkeit, eventuelle Probleme oder Missverständnisse zu klären. Da sie keine rechtlichen Folgen hat, eignet sie sich besonders gut für die Kontaktaufnahme mit Stammkunden.
Die Mahnung hingegen ist der nächste Eskalationsschritt mit rechtlicher Bedeutung für den Verzug. Sie sollte bereits mögliche weitere Schritte ankündigen und kann auch Mahngebühren enthalten.
Wann geschieht was im Mahnverfahren?
Ein bewährter zeitlicher Ablauf beginnt mit einem telefonischen Kontakt wenige Tage nach Fälligkeit. Etwa eine Woche später folgt die erste schriftliche Zahlungserinnerung. Bleibt diese erfolglos, verschickst du nach zwei bis drei Wochen die erste Mahnung. Die zweite Mahnung sollte nach etwa vier Wochen erfolgen. Die letzte Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte versendest du nach etwa 40 Tagen.
Erst in der dritten Mahnung werden die rechtlichen Schritte angekündigt.
So schreibst du eine freundliche Zahlungserinnerung
Eine wirkungsvolle Zahlungserinnerung verbindet Professionalität mit Freundlichkeit. Der Text sollte alle wichtigen Informationen enthalten, dabei aber einen serviceorientierten Ton wahren. Biete stets die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme an, falls es Fragen oder Probleme gibt.
Eine gute Zahlungserinnerung enthält:
- eine höfliche Anrede,
- den Hinweis auf die offene Rechnung (Nummer, Datum, Betrag),
- die Bitte um Prüfung und zeitnahe Überweisung,
- ein Kontaktangebot bei Fragen,
- und eine freundliche Abschlussformel.
Hier ein Beispiel für eine freundliche Zahlungserinnerung:
„Sehr geehrter Herr Meyer,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen ist uns aufgefallen, dass unsere Rechnung Nr. 2024-123 vom 15.01.2024 über 1.850 € noch offen ist. Möglicherweise ist die Überweisung in der Hektik des Alltags untergegangen.
Wir bitten Sie freundlich um Prüfung und Begleichung des Betrags. Falls Sie Fragen haben oder es Probleme gibt, rufen Sie uns gerne an.“
Bei der Formulierung von freundlichen Kundenmails kann dir zum Beispiel ChatGPT helfen. Wie das funktioniert, liest du im Meisterwerk Blog:
Mit diesen Tipps bleibst du mit der Kundschaft im Gespräch
Im Forderungsmanagement ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Bleibe in deinem Schreiben und Gesprächen stets sachlich und professionell. Dokumentiere sorgfältig alle Kontakte und getroffenen Vereinbarungen – das schützt dich im Streitfall. Bei Zahlungsschwierigkeiten kann eine Ratenzahlungsvereinbarung für beide Seiten die beste Lösung sein. Setze dabei realistische Fristen und bleibe konsequent in der Verfolgung der Zahlung.
Tipps für das Forderungsmanagement im Überblick:
- Immer sachlich und höflich bleiben.
- Alle Kontakte und Vereinbarungen dokumentieren.
- Bei Bedarf Ratenzahlung anbieten.
- Realistische Fristen setzen.
- Konsequent bleiben in der Verfolgung.
Digitale Helfer beim Mahnwesen
Die Digitalisierung bietet auch beim Forderungsmanagement wertvolle Unterstützung – zum Beispiel durch die Meisterwerk App. Sie wurde speziell für die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben entwickelt und hilft dir, den Überblick über offene Posten zu behalten. Das System erinnert dich automatisch an überfällige Rechnungen und stellt vorgefertigte Textbausteine für Erinnerungen bereit. Sämtliche Schritte werden dokumentiert und Zahlungsvereinbarungen können einfach nachverfolgt werden.
Fazit
Schnelles und systematisches Handeln bei unbezahlten Rechnungen ist für Handwerksbetriebe überlebenswichtig. Der Schlüssel liegt in der richtigen Mischung aus Freundlichkeit und Konsequenz. Mit einem klaren Prozess – von der ersten Erinnerung bis zur letzten Mahnung – und der Unterstützung digitaler Werkzeuge behältst du den Überblick und sichern deine Liquidität.
Disclaimer:
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
