Die Terminplanung ist der Vorgang, bei dem man einen Zeitplan für eine Aktivität, z. B. für einen Auftrag oder ein Projekt anlegt, also Start, Dauer und Ende. Dieser Zeitplan ist gleichzeitig ein Ablaufplan. Er umfasst die Einzelschritte des Vorhabens, für die in der Regel auch Personal und verschiedene Hilfsmittel, wie Werkzeuge u. Ä. mitgeplant werden müssen.
Die Terminplanung ist die Basis für ein erfolgreiches Geschäft mit zufriedener Kundschaft sowie Belegschaft und hier sind die fünf Gründe dafür.
- Kosteneffiziente und pünktliche Auftragsausführung
Mithilfe der Terminplanung stellen Sie sicher, Aufträge innerhalb des Budgets und im vereinbarten Zeitraum auszuführen. Denn Sie haben einen Zeitplan mit einem klaren Vorgehen und nutzen daher Ihre Arbeitszeit effizient. So kann es Ihnen beispielsweise nicht passieren, dass Sie ein zweites Mal für dieselbe Arbeit zur Kundschaft fahren müssen, weil Sie nicht daran gedacht haben, dass Sie für die Arbeiten ein Spezialwerkzeug benötigen.
Tipp: Wie Sie in 5 Schritten einen Auftrag richtig terminieren, lesen Sie im nächsten Abschnitt.
- Realistische Zeiteinschätzung
Mithilfe der Terminplanung sind Sie in der Lage, Ihrer Kundschaft einen realistischen bzw. tragfähigen Zeitplan vorzulegen. Denn Sie wissen ganz genau, welche Arbeiten anstehen und wie lange sie voraussichtlich dauern werden.
Tipp: Denken Sie unbedingt daran, Puffer für Ungeplantes in Ihren Zeitplan einzubauen, z. B. weil Materialien nicht auf Lager sein können oder Mitarbeitende krank werden können.
- Ausgewogene Einsatzplanung
Sie wissen immer, wer für welchen Auftrag eingeplant ist und vermeiden Leerzeiten oder Überschneidungen in der Einsatzplanung. Denn zur perfekten Terminplanung im Handwerk gehört es auch, den Personalbedarf für den Auftrag vorab zu klären.
Tipp: Nutzen Sie dafür am besten einen digitalen Terminplaner für Handwerkerinnen und Handwerker wie die Meisterwerk App, mit der Sie ganz einfach Aufträge Mitarbeitenden zuweisen und direkt darüber informieren.
Mehr über die Meisterwerk App erfahren - Bessere Zusammenarbeit im Betrieb
Sie reduzieren Unstimmigkeiten, Frust und unnötige Rückfragen im Büro. Denn mithilfe der Terminplanung gelingt Ihnen die perfekte Auslastung. Alle Mitarbeitenden sind eingeplant und wissen daher rechtzeitig, welche Aufgabe bei ihnen als nächstes ansteht.
Tipp: Idealerweise informieren Sie bei Planänderungen alle betroffenen Mitarbeitende gleichzeitig. Damit Sie dafür keine Chat-Gruppen oder Ähnliches erstellen müssen, gibt es praktische digitale Werkzeuge, die Termine und Kommunikation in sich vereinen, wie die Meisterwerk App. - Bessere Risikoeinschätzung
Mit einem Terminplan erkennen Sie früh mögliche Probleme im Auftrag und können so rechtzeitig einlenken. Wenn beispielsweise eine Aufgabe nicht nach Plan erledigt wurde, wissen Sie, wo es als nächstes stocken wird. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie deshalb vereinbarte Termine mit der Kundschaft verschieben müssen. Sie wissen ja, Ihre Kundinnen und Kunden werden Ihnen danken, wenn Sie es nicht im letzten Moment ankündigen.
Tipp: Nutzen Sie am besten digitale Terminplaner, die es Ihnen ermöglichen, Änderungen vorzunehmen, ohne den gesamten Terminplan neu anzulegen, wie es bei Plantafeln oder Ausdrucken meist der Fall ist.
- Einzelaufgaben des Auftrags festlegen
Auch wenn Sie die Arbeiten schon x-mal ausgeführt haben: Jeder Auftrag ist doch ein bisschen anders und oft vergisst man gerade deshalb einen wichtigen Zwischenschritt. Notieren Sie sich deshalb zunächst die Einzelaufgaben, die nötig sind, um den Auftrag auszuführen, z. B. Termin ausmachen, Ausmessen, Gerät ausleihen, Genehmigung einholen usw.
Mehr über die richtige Auftragsplanung und Projektmanagement im Handwerk inkl. Gratis-Vorlage „Auftragsplanung” finden Sie hier. - Reihenfolge der Einzelarbeiten definieren
Entscheiden Sie nun, welche Aufgabe (siehe Nr. 2) Sie als erstes erledigen müssen. Aufgaben zu priorisieren ist insbesondere im Handwerk wichtig, weil viele Arbeitsschritte aufeinander aufbauen, es also Abhängigkeiten gibt. Beispiel: Sie können das Parkett erst verlegen, nachdem die Fußbodenheizung installiert wurde. Berücksichtigen Sie in Ihrer Terminplanung unbedingt auch Arbeiten, für die ggf. andere Betriebe zuständig sind, und von denen Ihre Arbeiten abhängen. - Personal-, Material- und weiteren Bedarf einschätzen
Sie haben nun alle Aufgaben definiert und die Arbeitsschritte bestimmt. Überlegen Sie sich nun, was Sie jeweils für die Ausführung benötigen:
some text- Welche und wie viele Mitarbeitenden?
- Welches Material ggf.?
- Welches Spezialwerkzeug ggf.?
- Einsatzfahrzeug: ja, ggf. welches? usw.
- Zeitaufwand kalkulieren:
Wie viel Zeit erfordert jede Aufgabe bzw. jeder Zwischenschritt? Schätzen Sie den Aufwand ein. Rechnen Sie unbedingt Puffer ein, je nachdem, in Form von zusätzlichen Stunden oder Tagen, damit Sie genug Zeit haben, auf Unvorhergesehenes wie Krankheit oder Terminverschiebungen zu reagieren und trotzdem im Zeitplan zu bleiben. - Zeitplan erstellen:
Übertragen Sie nun die Aufgaben (siehe Nr. 1) in ihrer Reihenfolge (siehe Nr. 2), entsprechend des Zeitaufwands (siehe Nr. 3) und mit den nötigen Ressourcen (siehe Nr. 4) auf eine Zeitleiste bzw. direkt in einen Kalender. Am Ende können Sie eine Aussage darüber treffen, wann das Projekt frühestmöglich starten und wann voraussichtlich enden wird. Haben Sie noch keine Termine mit der Kundschaft abgemacht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Sollte der Ersttermin später möglich sein, als Sie kalkuliert haben, verschieben Sie alle Termine entsprechend nach hinten.
Digitale Tools wie die Meisterwerk App unterstützen Sie dabei, die Terminplanung mit so wenig Aufwand wie möglich durchzuführen und damit wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Hier sind fünf Gründe, die für die digitale Terminverwaltung mit der Meisterwerk App sprechen:
Mit der Meisterwerk App legen Sie Zeitpläne für mehrere Aufträge an, ohne den Überblick zu verlieren, dank der einfachen kalendarischen Darstellung. Sie können außerdem auch betriebsrelevante Fristen und Termine wie Umsatzsteuervoranmeldungen, Urlaubszeiten und mehr ergänzen und erhalten damit eine Gesamtübersicht über alle Arten von Terminen.
Das hat den weiteren Vorteil, dass Sie ganz leicht die Tage identifizieren, an denen Sie noch Kapazitäten haben, Mitarbeitende Leerzeiten haben oder Terminüberschneidungen entstehen. Auch Ihre Mitarbeitenden sehen ihre Aufgaben bzw. Termine übersichtlich auf dem Smartphone in der Meisterwerk App.
Wie in der Anleitung weiter oben beschrieben, gehört es zur professionellen Terminplanung im Handwerk, Mitarbeitende, Material und ggf. Einsatzfahrzeuge pro Auftrag einzuplanen. Das lässt sich ganz einfach mit der Meisterwerk App erledigen. Legen Sie individuelle Ressourcen an, z. B. einzelne Mitarbeitende, und verknüpfen Sie diese mit entsprechenden Terminen. Sie sehen dann in Ihrer Kalenderansicht pro Ressource (links in der Abbildung), z. B. Ihr Mitarbeiter Martin Müller, welche Termine, Abwesenheiten, Berufsschulzeiten bei ihm anstehen – und er dasselbe in seiner persönlichen Ansicht.
Die meisten Aufträge oder Aufgaben bestehen aus vielen Einzelschritten bzw. Phasen. Damit Sie immer genau wissen, welchen Status Ihr Auftrag aktuell hat, hinterlegen Sie in der Meisterwerk App einfach zum Termin eine farbliche Statusanzeige. Diese erstellen Sie vorher individuell entsprechend Ihres typischen Arbeitsablaufs, z. B. „Termin unbestätigt” in Rot oder „Rechnung erstellen” in Lila usw. Die farbliche Markierung hilft Ihnen, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Sie und ihre Mitarbeitenden wissen immer genau, wo sie bei einem Auftrag stehen, ohne langes Überlegen, Rückfragen oder Suchen.
Termin- und Planänderungen im Handwerk sind so sicher wie das Amen in der Kirche. Sind davon mehrere Mitarbeitende betroffen, die zum Zeitpunkt der Terminänderung sogar an verschiedenen Orten im Einsatz sind, erfordert die Benachrichtigung viel Zeit. Mit der Meisterwerk App informieren Sie automatisch alle Beteiligten per Direktnachricht (siehe Abbildung im Smartphone), sobald Sie eine wichtige Änderung am Termin vornehmen.
Ein weiterer Vorteil der Terminplaner-Software „Meisterwerk App” für Handwerker und Handwerkerinnen ist die Funktion „Vorplanung”. Das ist praktisch, wenn Sie für bestimmte Termine bzw. Aufträge nur den Zeitrahmen kennen oder noch nicht wissen, wen Sie einsetzen möchten. Sie sehen alle noch nicht definitiv geplanten Termine bzw. Aufträge in einer separaten Zeile, die Sie „Vorplanung” nennen oder wie Sie wünschen (vgl. Abbildung oben links). So verlieren Sie keinen Auftrag aus den Augen, selbst wenn die detaillierte Terminplanung noch ansteht. Mit einem Klick setzen Sie einen oder mehrere Termine und weisen den Auftrag einem oder mehreren Mitarbeitenden zu.
- Überblick behalten über alle Aufträge und den Auftragsfortschritt
- Klares Vorhaben: jede und jeder weiß, zu tun ist
- Optimale Auslastung aller Mitarbeitenden
- Reduzieren von unproduktiven Arbeiten
- Minimieren von Fehlern und Mehraufwänden
- Bessere Verwaltung von Spezialgeräten und Einsatzfahrzeugen
- Zufriedene Kundinnen und Kunden dank reibungsloser Ausführung
Die Terminplanung schafft Ihnen und Ihrer Belegschaft Klarheit. Das ist eine der Hauptvoraussetzungen für ein erfolgreiches Geschäft. Sie wissen, wie Sie vorgehen müssen, wer mit was beschäftigt ist, wo Sie aktuell im Auftrag stehen und wie viele Kapazitäten Sie noch haben. Im Prinzip ist die Terminplanung nichts anderes als die Priorisierung und Terminierung von Aufgaben. Sie hilft Ihnen gleichzeitig auch bei der Einsatzplanung, da Sie für die Aufträge ja in der Regel verschiedene Mitarbeitende einsetzen. Der schnellste und einfachste Weg für Ihre Terminplanung ist eine spezielle Terminplaner-Software wie die Meisterwerk App. So können Sie schnell alle Arten von Terminen planen, Änderungen unkompliziert vornehmen und die ganze Belegschaft ist stets in Echtzeit informiert.
