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Was ist Prozessoptimierung?

Kennst du diesen Satz, der für einen Handwerksbetrieb früher oder später das Aus bedeuten kann? Er lautet: „Das haben wir schon immer so gemacht!“ Wer darauf beharrtdiese Floskel zu häufig benutzt und beherzigt, wird sich im Markt nicht lange behaupten können. Denn schon der französische Philosoph Voltaire wusste: „Das Bessere ist der Feind des Guten.“ Und genau darum geht es bei der Prozessoptimierung. 

Prozessoptimierung bedeutet, Arbeitsabläufe zu analysieren und zu verbessern. Ziel ist es, effizienter zu arbeiten, Kosten zu sparen sowie die Qualität und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern. Im Handwerk ist das besonders wichtig, denn hier zählt jede Minute.

Vorteile der Prozessoptimierung 

Von optimierten Prozessen profitieren Handwerksbetriebe in mehrfacher Hinsicht: 


Vorteile:

  • Zeitersparnis
    Weniger Leerlauf, schnellere Auftragsabwicklung
  • Kostensenkung
    Effizientere Nutzung von Ressourcen
  • Qualitätssteigerung
    Weniger Fehler, zufriedenere Kunden
  • Wettbewerbsvorteile
    Schnellere und bessere Leistungen als die Konkurrenz

 

Welche Prozesse gibt es in einem Handwerksbetrieb?

Um deine Abläufe zu optimieren, musst du zunächst wissen, welche Prozesse es in deinem Betrieb gibt. Hier unterscheiden wir drei Arten von Prozessen:

Kernprozesse

Kernprozesse sind die zentralen, wertschöpfenden Aktivitäten in einem Betrieb, die direkt zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen beitragen. Diese Prozesse stehen im Mittelpunkt des Arbeitsalltags-Geschäftsmodells und sind entscheidend für den Erfolg.

Beispiel:

  • Produktion: In einer Schreinerei wäre das z. B. das Herstellen von Möbeln – von der Auswahl des Holzes bis zur Fertigstellung des Produkts.
  • Montage: Bei einem Heizungsinstallateur umfasst dieser Kernprozess z. B. die Installation von Heizsystemen beim Kunden.
  • Kundenservice: Ein Handwerksbetrieb, der Facility Management anbietet, hat z. B. die Wartung von Gerätschaften bei Kunden als Kernprozess.

 

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse, auch Sekundärprozesse genannt, dienen dazu, die Kernprozesse reibungslos und effizient zu gestalten. Sie tragen nicht direkt zur Wertschöpfung bei, sind aber notwendig, um die Kernprozesse effektiv ausführen zu können.

Beispiel:

  • Materialbeschaffung: Das umfasst das Bestellen und Verwalten von Rohstoffen und Werkzeugen, die in den Kernprozessen benötigt werden.
  • Wartung der Maschinen: Das betrifft die regelmäßige Inspektion und Instandhaltung der Werkzeuge und Maschinen, damit diese im Kernprozess ohne Störungen eingesetzt werden können.
  • IT-Support: Hier muss sichergestellt werden, dass die IT-Systeme für die Verwaltung von Aufträgen und Kommunikation zuverlässig funktionieren.

 

Managementprozesse

Managementprozesse umfassen alle Aktivitäten, die zur strategischen Steuerung und Weiterentwicklung des Handwerkbetriebs erforderlich sind. Diese Prozesse helfen dabei, die Ausrichtung des Betriebs festzulegen und die Ressourcen so zu planen und zu steuern, dass die jeweiligen Ziele erreicht werden.

Beispiel:

  • Strategische Planung: So gehst du vor, wenn du neue Konzepte und Strategien entwickelst – z. B. wenn du neue Märkte erschließt oder dein Angebotsspektrum erweitern möchtest.
  • Qualitätsmanagement: So gehst du vor, wenn du neue Standards oder Verfahren einführen möchtest, die sicherstellen sollst, dass deine Produkte oder Dienstleistungen den Kundenanforderungen entsprechen.
  • Personalmanagement: So gehst du vor, wenn du Mitarbeitende rekrutierst, ausbildest oder weiterentwickeln möchtest. 

Diese drei grundlegenden Prozessarten greifen ineinander und sind alle wichtig für den Gesamterfolg eines Handwerksbetriebs. Während die Kernprozesse direkt zum Umsatz beitragen, ermöglichen Unterstützungs- und Managementprozesse, dass diese Kernprozesse reibungslos ablaufen.

Tipp:

Verschaffe dir vor der Optimierung eines einzelnen Prozesses einen Überblick über die in deinem Betrieb vorhandenen Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse! Dabei hilft eine sogenannte Prozesslandkarte. 

 

Prozesslandkarte Sanitär Rohrbruch

Managementprozesse

  • Strategische Planung
  • Finanzmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Personalmanagement

Kernprozesse

  • Beratung und Angebote
  • Installation und Montage
  • Wartung und Reparatur
  • Notfallservice

Unterstützungsprozesse

  • Beschaffung und Lager
  • Fahrzeug- und Werkzeugmanagement
  • IT- und Büroverwaltung
  • Marketing und Akquise

 

So könnte eine Prozesslandkarte für den Sanitärbetrieb „Rohrbruch“ aussehen. 

Wie startet eine Prozessoptimierung?

Bei vielen Prozessen liegt der Teufel im Detail. Deshalb ist es ratsam, jeden noch so kleinteiligen Arbeitsschritt genau zu betrachten und zu untersuchen, welche Auswirkungen er hat, wie er mit anderen Prozessen zusammenhängt und wie man ihn verbessern könnte. Schaue dir dazu detailliert an, wie die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb aktuell organisiert sind. Gehe folgendermaßen vor:

Ist-Zustand erfassen

Notiere Schritt für Schritt, wie deine Abläufe aktuell aussehen. Also wer macht was, wann, wie, womit und was folgt darauf?
Nutze dafür einen Prozessaufnahmebogen. Eine Vorlage dafür kannst du am Ende des Artikels herunterladen.

Prozesse analysieren und visualisieren

Mache dir ein Bild über diese Arbeitsschritte, um einen Überblick zu bekommen, zum Beispiel mit einem Flussdiagramm.

Prozesse optimieren

Identifiziere Schwachstellen und verbessere diese.

Tipp:

Lasse dir von den jeweils zuständigen Mitarbeitenden den üblichen Ablauf eines Prozessschrittes genau erläutern, und spreche auch mit den (internen oder externen) Personen der vor- und nachgelagerten Schritte. Oft haben die Menschen aus der Praxis heraus schon Ideen, wie die Dinge effizienter erledigt werden können.  

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Ein einfaches Flussdiagramm kann dabei helfen, den Prozess auf einen Blick zu erfassen und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

Beispiel:

Beim Angebotsprozess von Sanitär Rohrbruch gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Kunden eine Anfrage an den Betrieb stellen können. Hier könnte die Einführung von Checklisten oder standardisierten Vorlagen helfen, den Prozess zu optimieren. So kannst du sicherstellen, dass alle nötigen Informationen bereits beim ersten Kundenkontakt erfasst werden.

Mehr aus deiner Einsatzplanung rausholen.     

 

Prozesse digitalisieren: Schlüssel zur Effizienz

Die Digitalisierung bietet enorme Chancen zur Prozessoptimierung. Als langjährige Begleiter unterschiedlichster Digitalisierungsmaßnahmen in Handwerksbetrieben können wir aus Erfahrung sagen, dass eine Software dich dabei unterstützen kann, deine Prozesse zu optimieren. Mit der richtigen Software kannst du …

  • Deinen Prozess abbilden: die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb individuell abbilden und automatisieren: Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert.
  • Kommunikation und Planung verbessern: Digitale Tools ermöglichen eine bessere Koordination im Team und eine effizientere Projektplanung.
  • Aufträge digital verwalten: Von der Angebotsphase bis zur Fertigstellung kannst du Aufträge besser organisieren und nachverfolgen.
  • Mobil arbeiten: Mit Apps wie Meisterwerk greifen deine Handwerker unterwegs auf wichtige Informationen zu, erfassen Arbeitszeiten und bestellen Material – das steigert die Produktivität.
  • Daten analysieren und nutzen: Sammle und analysiere Daten über Arbeitsprozesse, Materialverbrauch und Kundenfeedback, um deine Leistung kontinuierlich zu verbessern.

Die Meisterwerk App unterstützt dich bei all diesen Punkten. Sie fungiert als zentrale Informationsstelle für dein Team und hilft dir, effizienter zu planen und zu kommunizieren.

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Wichtig: Mehr als nur Software

Die Software allein ist nicht das Allheilmittel. Mindestens ebenso wichtig sind die Tätigkeiten vor, während und parallel zur Nutzung der digitalen Helfer.

  • Schrittweise Einführung: Führe neue digitale Lösungen Schritt für Schritt ein, um Überforderung zu vermeiden.
  • Weiterbildung: Schule deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software. Sie sollten nicht nur die Bedienung, sondern auch die Anwendung im täglichen Arbeitsablauf verstehen. Denn nur, wenn alle im Prozess involvierten Personen an einem Strang ziehen, können Optimierungen greifen!
  • Passende Technologieauswahl: Wähle Lösungen, die zu deinen individuellen Anforderungen und Prozessen passen. Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft dabei, die richtige Wahl zu treffen. 

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Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich

Prozessoptimierung im Handwerksbetrieb ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie hilft dir, Zeit und Geld zu sparen, die Qualität zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Tools wie der Meisterwerk App kannst du Abläufe Schritt für Schritt optimieren und deinen Betrieb fit für die Zukunft machen.

Wie die Meisterwerk App zu deiner Infozentrale wird.    

Ausblick

Die Zukunft der Prozessoptimierung im Handwerk ist vielversprechend. Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Technologien und digitalen Lösungen wird neue Möglichkeiten eröffnen. Künstliche Intelligenz (KI), das Internet der Dinge (IoT) und andere innovative Technologien mögen heute noch weit weg erscheinen, werden aber zunehmend Einfluss auf die Effizienzsteigerung haben.

Als zukunftsorientierter Handwerksbetrieb ist es wichtig, diese Entwicklungen im Blick zu behalten und zu prüfen, wie du sie für deine Prozessoptimierung nutzen kannst. Die Meisterwerk App wird dabei stets an vorderster Front sein, um dir die neuesten Technologien zugänglich zu machen und deine Prozesse weiter zu optimieren.

 
Oliver Knoch |

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