Urlaubsplanung im Handwerksbetrieb: Clever lösen, Engpässe vermeiden!

Stelle dir vor, dein Monteur meldet sich krank, gleichzeitig sind zwei weitere im Urlaub und ein dritter auf einer Weiterbildung. Im Handwerksbetrieb kann sowas schnell für Stress sorgen – vor allem, wenn die Auftragsbücher voll sind und jeder Handgriff zählt.

Urlaubsplanung im Handwerksbetrieb bedeutet, für alle Mitarbeitenden den richtigen Zeitpunkt für eine Auszeit zu finden, ohne dass dabei der Betrieb ins Stocken gerät. Gleichzeitig müssen gesetzliche Regelungen beachtet werden, wenn es etwa um den gesetzlichen Mindesturlaub, Sonderurlaube oder die Urlaubsplanung während saisonaler Hochs geht. Wie du das meisterst, haben wir hier zusammengefasst.

Die Planung von Urlaubsansprüchen, Sonderurlaub, Betriebsurlaub und Co. kann schnell zu einer Herausforderung im Handwerksbetrieb werden. Deshalb solltest du dich zuerst mit einigen wichtigen Grundregeln und gesetzlichen Vorgaben vertraut machen. Wie immer gilt: Wer informiert ist, kann auch informierte Entscheidungen treffen! Insbesondere auf diese Punkte solltest du bei der Planung achten:

Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) wird der Anspruch auf Mindesturlaub für Arbeitnehmende in Deutschland geregelt. Dort steht, dass

• jeder Mitarbeitende bei einer 6-Tage-Woche einen Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr hat; und
• jeder Mitarbeitende bei einer 5-Tage-Woche einen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage hat.

Allerdings gibt es auch Tarifverträge und firmeninterne Einzelverträge, die einen Anspruch von 25 bis 30 Tagen – oder sogar mehr – vorsehen. Weniger als 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche ist aber nicht erlaubt.

Apropos BUrlG: Im Bundesurlaubsgesetz ist in § 7 geregelt, dass die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden grundsätzlich berücksichtigt werden müssen. Das gilt aber nur, solange sie mit betrieblichen Belangen vereinbar sind.

Steht ein bekanntes großes Projekt an und möchte dein Monteur währenddessen für vier Wochen am Stück verreisen, könnten schwerwiegende betriebliche Gründe eine Zusage mitunter verhindern. Es muss allerdings immer nachvollziehbar sein, warum betriebliche Belange einem Urlaub entgegenstehen.

Willst du deinen Handwerksbetrieb zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr schließen und für diesen Zeitraum Betriebsferien festlegen, ist das erlaubt. Die Arbeitnehmenden müssen dann einen Teil ihres Urlaubs dafür verwenden, sollten aber so früh wie möglich informiert werden.

Auch deine Mitarbeitenden, die nicht in Vollzeit angestellt sind, dürfen natürlich Urlaub nehmen. Der Anspruch berechnet sich dann proportional zur Arbeitszeit. Beschäftigen Sie beispielsweise einen Installateur für 20 Stunden pro Woche bei einer 5-Tage-Woche und wird die Arbeitszeit auf drei Tage verteilt, ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 12 Tagen pro Jahr. Die Rechnung dazu ist:

Grundsätzlich muss Urlaub bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur ausnahmsweise möglich – dann aber nur bis zum 31. März des Folgejahres.

Aus den Rechten und Pflichten ergibt sich, dass die Urlaubsplanung für Handwerksbetriebe gesetzlich vorgeschrieben ist. Arbeitgebende sind verpflichtet, den gesetzlichen Mindesturlaub ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, und die Art und Weise der Planung muss mit den rechtlichen Rahmenbedingungen im Einklang stehen. Andernfalls drohen Schadenersatzansprüche der Arbeitnehmenden oder sogar Bußgelder bei Verstößen gegen tarifliche und gesetzliche Regelungen.

‍Wie die Urlaubsplanung und die Urlaubserfassung genau durchgeführt werden, ist allerdings nicht vorgeschrieben. Dafür lohnen sich digitale Lösungen wie die Meisterwerk App – so hast du Abwesenheiten, krankheitsbedingte Ausfälle und Co. immer im Blick!

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Nicht nur bei der Arbeit, sondern auch bei der Urlaubsplanung im Handwerksbetrieb funktionieren die Abläufe besser, wenn Hand in Hand gearbeitet wird. Die Rollen und Pflichten, die bei dir und bei deinen Mitarbeitenden liegen, ergänzen sich und teilen sich die Verantwortlichkeiten:

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Urlaub ist nicht gleich Urlaub – je nach Anlass und Rahmenbedingung gibt es viele verschiedene Arten von Abwesenheit. Im Handwerksbetrieb sind vor allem diese hier wichtig:

• Erholungsurlaub: Der klassische Urlaub wird Erholungsurlaub genannt und beträgt mindestens 24 Tage bei einer 6-Tage-Woche und mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche.‍
• Sonderurlaub: Für besondere Anlässe werden zusätzliche Urlaubstage gewährt. Das ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 616 geregelt. Dazu zählen:
• Hochzeiten (die eigene oder die von nahen Angehörigen)
• Geburt eines Kindes
• Todesfall in der Familie
• Umzug bei betrieblichen Wechseln
• ‍Betriebsurlaub: Das ist ein von Arbeitgebenden festgelegter Urlaub, der für Betriebsferien von Arbeitnehmenden genommen werden muss.
• ‍Bildungsurlaub: In vielen Bundesländern haben Mitarbeiter Anspruch auf Bildungsurlaub (z. B. zur Weiterbildung oder zum Erwerb neuer beruflicher Qualifikationen). Die Details sind je nach Bundesland unterschiedlich und oft von der Betriebsgröße abhängig.
• ‍Unbezahlter Urlaub: Urlaubsanspruch schon aufgebraucht? Auf Antrag der Mitarbeitenden kann dann zusätzlicher Urlaub ohne Bezahlung gewährt werden. Ob dieser Urlaub gewährt wird, entscheiden Arbeitgebende.
• ‍Resturlaub: Urlaubstage, die nicht im laufenden Jahr genommen werden, können oft bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden. In Österreich sind es 24 Monate, in der Schweiz sogar bis zu 60 Monate. Voraussetzung ist meist ein triftiger Grund (zum Beispiel eine hohe Arbeitsbelastung).
• ‍Elternzeit und Mutterschutz: Während der Elternzeit bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, kann jedoch anteilig gekürzt werden. Urlaub, der vor der Elternzeit nicht genommen wurde, kann nach der Rückkehr genutzt werden.
• ‍Kurzurlaub: Manche Betriebe erlauben es Mitarbeitern, kurze Auszeiten zu nehmen, etwa für Arzttermine oder Behördengänge. Diese Regelung ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Die Urlaubsplanung im Handwerksbetrieb ist oft ein Balanceakt zwischen "Auch Urlaub muss sein!" und "Oh nein, wie soll ich das alles abdecken?" Aber keine Panik! Mit ein paar einfachen Schritten und der richtigen Technik kannst du die Urlaubszeit genauso gut managen wie jede Baustelle. Hier zeigen wir dir, wie’s geht – Schritt für Schritt!

1. Fange frühzeitig mit der Urlaubsplanung an!
   Beginne die Urlaubsplanung frühzeitig, idealerweise zu Jahresbeginn. So hast du genügend Zeit, um die Urlaubswünsche deiner Mitarbeitenden zu berücksichtigen und Engpässe zu vermeiden. Achte darauf, dass Mitarbeitende ihre Urlaubsanfragen rechtzeitig einreichen.

2. Analysiere deinen Personalbedarf!
   Analysiere den Personalbedarf für jede Jahreszeit und berücksichtige wichtige Aufträge oder saisonale Schwankungen. Überlege, wie viele Mitarbeitende zu bestimmten Zeiten abwesend sein können, ohne den Betrieb zu gefährden.

3. Nutze eine effiziente Übersicht!
   Verwende Excel-Tabellen, umfassende Übersichten oder digitale Tools wie die Meisterwerk App, um tagesaktuelle Veränderungen (man denke an Krankheit oder Sonderurlaube) übersichtlich im Auge zu behalten.

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Urlaubsplanung im Handwerk ist manchmal wie ein Puzzle, bei dem plötzlich ein Teil fehlt – und dann kommen die Sonderfälle ins Spiel! Ob Betriebsferien ohne Urlaubstage oder Krankmeldung auf Mallorca, nicht immer läuft alles nach Plan. Für Sonderfälle sieht es wie folgt aus:

Werden Mitarbeitende während des Urlaubs krank, zählen diese Tage nicht als tatsächlicher Urlaub und müssen vom Arbeitgebenden rückerstattet werden. Allerdings muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden.

Der volle Urlaubsanspruch gilt nur für Mitarbeitende, die schon seit mindestens sechs Monaten im Betrieb arbeiten. Erst wenn diese Wartezeit erbracht wurde, gilt der gesamte Anspruch ab dann – jeweils startend mit dem 01. Januar. Wird der Mitarbeitende hingegen im laufenden Jahr eingestellt, ergibt sich ein anteiliger Urlaub von einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro Monat.

Bei 24 Urlaubstagen steht deiner neuen Maurerin also zum Beispiel 6 Urlaubstage zu, wenn sie seit drei Monaten im Handwerksbetrieb arbeitet. Übrigens gilt so ein Teilurlaub auch dann, wenn ein Mitarbeitender den Betrieb im laufenden Jahr oder während der ersten Jahreshälfte verlässt.

Verlassen Mitarbeitende deinen Handwerksbetrieb, indem sie das Arbeitsverhältnis regulär kündigen, kann der Resturlaub unter Umständen auch ausgezahlt statt abgefeiert werden. Diese sogenannte Urlaubsabgeltung ist aber nur erlaubt, wenn die Mitarbeitenden durch eigene Kündigung ausscheiden und den Resturlaub entweder nicht mehr nehmen können oder wollen.

Die Betriebsferien wurden ausreichend früh angekündigt und trotzdem hast du Mitarbeitende, die ihren Jahresurlaub schon komplett genommen haben? In solchen Fällen können die Mitarbeitenden für die Dauer der Betriebsferien unbezahlt freigestellt werden. Dies muss jedoch einvernehmlich vereinbart werden, da der Arbeitgeber den unbezahlten Urlaub nicht einseitig anordnen darf.

Alternativ lassen sich negative Stunden aufbauen, wenn dein Betrieb über Arbeitszeitkonten verfügt. Wenn keine Urlaubstage verfügbar sind und keine Einigung erzielt wird, kannst du Mitarbeitende aber nicht zwingen, unbezahlten Urlaub zu nehmen. Der Betrieb müsste in solchen Fällen prüfen, ob eine Beschäftigung während der Betriebsferien möglich ist.

Wer die Wahl hat, hat die Qual – und zwar auch bei der Art der Urlaubsplanung! Für deinen Handwerksbetrieb bist du frei, wie die Abwesenheiten erfasst werden sollen. Zwei Optionen unterscheidet man - die manuellen Erfassung per Excel-Tabelle und eine digitale Planung:

Die Urlaubsplanung mit Zetteln, Excel und herkömmlichen Kalendern ist für viele Handwerksbetriebe noch Alltag. Das erfordert wenig Spezialwissen und geht recht schnell – etwa auch mit unserer eigenen Excel-Vorlage, die Sie hier downloaden können!

Gegenüber einer digitalen Lösung hat eine manuelle Planung aber auch Nachteile. Sie kann schnell unübersichtlich und sogar zeitaufwendig werden, wenn jede Änderung einzeln aktualisiert werden muss. Auch müssen die Abwesenheiten extra in die Einsatzplanung übertragen werden, was die Übersicht erschwert und Fehlerquellen schafft.

Hier kommt die Meisterwerk App ins Spiel! Sie bietet eine vollständig integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die direkt in die Einsatzplanung eingebunden ist. Das bedeutet für dich als Planer: Alle Abwesenheiten – ob Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Überstunden – werden zentral im Kalender angezeigt und automatisch in die Planung integriert. Du siehst sofort, welche Ressourcen dir zur Verfügung stehen und kannst deine Mitarbeitenden optimal einsetzen.

Dank der Stapelverarbeitung kannst du mehrere Mitarbeitende bequem gleichzeitig verwalten. Egal, ob für Vollzeit-, Teilzeit- oder Minijob-Mitarbeiter, die App ermöglicht eine effiziente und rechtskonforme Urlaubsplanung, inklusive der Möglichkeit, Urlaubstage ins nächste Jahr zu übertragen und Verfallsfristen zu setzen. Das spart Zeit und vermeidet Fehlerquellen!‍

Die Urlaubsplanung in Handwerksbetrieben ist wichtig für einen reibungslosen Betriebsablauf, erfordert jedoch präzise Kalkulation und Organisation. Eine durchdachte Planung hilft nicht nur, Engpässe zu vermeiden, sondern sorgt auch für zufriedene Mitarbeitende.

Digitale Lösungen wie die Meisterwerk App erleichtern die Verwaltung und Integration von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, sodass Betriebe effizient und gesetzestreu arbeiten. Eine gut strukturierte Urlaubsplanung ist also mehr als nur ein Pflichtprogramm – sie ist ein Teil von dem, was einen erfolgreichen und gut organisierten Betrieb ausmacht.