Häufig gestellte Fragen zum Thema Auftragsmanagement im Handwerk

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Wo finde ich einen Projektplan als Excel-Vorlage für Handwerkerinnen und Handwerker?

‍In unserem Ratgeber finden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage für die Auftragsplanung und das Projektmanagement im Handwerk. 

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Mit welcher Handwerker-App kann ich meine Aufträge organisieren?

Die Meisterwerk App unterstützt Sie bei der Auftragsabwicklung und Ihrem Projektmanagement. Mit der App organisieren Sie Termine, Mitarbeitende und Aufträge in wenigen Klicks.

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Die Auftragsorganisation im Handwerk ist eine komplexe und ermüdende Aufgabe. Schlechtes Wetter, Komplikationen vor Ort, Lieferschwierigkeiten von Materialien oder Krankheitsstände können Ihre Projekte schnell durcheinander bringen. Im schlimmsten Fall kommt es zu langfristigen Verzögerungen und der Ruf Ihres Handwerksbetriebes ist beschädigt. Doch mit ein wenig Planung können Gründerinnen und Gründer im Handwerk erfolgreich alle Aufträge managen. 

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Für kleine und mittelständische Handwerksbetrieben haben die Tage wohl nie genügend Stunden. Eine zu nachlässig organisierte Projektplanung kann dann schnell Chaos in Ihren Geschäftsalltag bringen und Ihnen Nerven, Zeit und letztlich auch viel Geld kosten. Darum gehört zu den täglichen Aufgaben in Handwerksbetrieben auch eine sorgfältige Auftragsplanung. Sie definiert den Umfang der Arbeiten, legt Zeitpläne und fest und weist Materialien sowie Mitarbeitende zu. Zudem stellt sie sicher, dass Projekte reibungslos verlaufen sowie Fristen und Budgetvorgaben eingehalten werden. Kurz gesagt: Die Auftragsplanung ist Ihr Masterplan! Erstellen Sie eine optimale Auftragsplanung, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

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• Sie können Ihre Projekte optimal kalkulieren,
• Sie verschwenden weniger Materialien, 
• Ihre Mitarbeitenden sind besser organisiert und folglich zufriedener,
• Sie können konkurrenzfähige Ausschreibungen planen,
• Die Wahrscheinlichkeit, dass Auftraggebende Sie für zukünftige Arbeiten wieder beauftragen, steigt.

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Hier finden Sie fünf wichtige Ansätze, um Ihr Aufträge zukünftig optimal zu planen:

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Erstellen Sie frühzeitig einen Zeitplan 

Jeder Auftrag, egal wie groß oder klein, sollte mit einem gut durchdachten Projektplan beginnen. Erstellen Sie dafür ein Projektdokument, welches Ihren Auftrag bis zum Abschluss begleitet. Unterteilen Sie größere Projekte zudem in Phasen und diese wiederum in einzelne Aufgaben. Anschließend legen Sie die geschätzte Arbeitszeit pro Aufgabe fest. 

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Praxis-Tipp: Schaffen Sie gerade bei langfristigen Projekten viele Zwischenziele! Diese geben Ihrem Team Struktur und unterstützen die Selbstorganisation.

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Planen Sie die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit

Die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit für ein Projekt einzusetzen, ist oft leichter gesagt als getan.

Sobald Sie einen soliden Zeitplan aufgestellt haben, können Sie mit der Einsatzplanung beginnen. Achten Sie darauf, dass manche Arbeiten nacheinander ausgeführt werden müssen. Andere wiederum lassen sich gleichzeitig abarbeiten. 

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Praxis-Tipp: Bei der Mitarbeiterplanung wird oft vergessen, dass Menschen (zum Glück) keine Maschinen sind. Selbst die besten Mitarbeitenden haben ab und an „einen schlechten Tag”. Versuchen Sie das bei Ihrer Planung zu berücksichtigen!

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Achten Sie auf eine einfache und schnelle Kommunikation

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Auch im Handwerk ist Kommunikation der berüchtigte Schlüssel zum Erfolg. Beziehen Sie die Ideen und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden schon bei der Auftragsplanung ein und erarbeiten Sie wenn möglich gemeinsam einen Einsatzplan. Zusätzlich muss Ihr gesamtes Team auch während der Auftragsausführung untereinander einfach und schnell kommunizieren können. Treten vor Ort beispielsweise Probleme auf, sollte Ihr mobiles Team Ihre Mitarbeitenden im Büro umgehend darüber informieren. Idealerweise lassen sich Bilder mit Anmerkungen oder Auftragsänderungen mit rechtskonformen Unterschriften in Echtzeit an Ihr Büro übermitteln.

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Sorgen Sie für eine kontinuierliche Dokumentation

Überraschungen vor Ort gehören zur Handwerkstätigkeit wie der Hammer zum Meißel. Umso wichtiger ist es, dass Sie alle Dokumente chronologisch pflegen und nachvollziehbar ist, wer zuletzt welche Information zugefügt hat. Stellen Sie zudem alle Informationen ortsunabhängig und zu jeder Zeit für die Beteiligten bereit. Gerade bei wechselnden Arbeitsplätzen sorgt ein gut funktionierender Informationsfluss maßgeblich für ein erfolgreiches Projektmanagement. 

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Praxis-Tipp: Führen Sie auf jeden Fall eine detaillierte und regelmäßige Projektdokumentation. Nur so lassen sich Konflikte und rechtliche Probleme vermeiden. 

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Hinterfragen Sie neue Aufträge und alte Prozesse

Manchmal lohnt es sich, neue Anfragen genauer zu hinterfragen. Rechnet sich der Auftrag wirklich? Unter Umständen ist es bei einem Projekt sogar sinnvoll, es gar nicht erst anzunehmen. Die genaue Betrachtung hat zudem einen weiteren Vorteil: Oft decken Sie veraltete und ineffiziente Arbeitsabläufe auf, können diese optimaler gestalten und schaffen so mehr Kapazität für weitere Aufträge oder sogar mehr Freizeit für sich und Ihr Team. Bereits abgeschlossene Aufträge können Sie anhand einer Nachkalkulation überprüfen.

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Nutzen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für eine top-organisierte Auftragsplanung: 

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Wandtafel, Auftragsmappe und eine Exceltabelle für die Auftrags- und Einsatzplanung – so wirklich übersichtlich ist das Projektmanagement damit noch nicht. Deshalb verwenden Handwerksunternehmen immer häufiger digitale Helfer für die Auftragsorganisation. Diese vereinen alle benötigten Funktionen in einer Anwendung und stellen zudem alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bereit. Dank Echtzeit-Updates lassen sich die Projektverläufe gemeinsam mit Ihren mobilen Mitarbeitenden über Smartphones oder Tablets auf dem neuesten Stand halten. Nachdem die Projekte abgeschlossen sind, können Sie die Daten zudem auswerten, eventuelle Fehlerquellen aufdecken und zukünftige Aufträge noch besser planen. So erreichen Sie Ihr gewünschtes Auftragsziel und vermeiden Leerläufe oder Überlastungen in Ihrem Team.

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Beim Auftragsmanagement dreht sich alles um die richtige Ressourcenverteilung und einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss. Aufgaben, bei denen Sie die Meisterwerk App als intuitive Software-Lösung für Handwerksbetriebe optimal unterstützt! Mit der Meisterwerk App visualisieren und organisieren Sie Termine, Einsatzpläne und Aufträge direkt in der App und mit wenigen Klicks. 

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Dank dem strukturierten Informationsfluss bleiben Ihre Mitarbeitenden zudem immer auf Kurs: Durch Echtzeit-Updates zwischen Ihrem mobilen Team und Ihren Büro-Mitarbeitenden können Änderungen schnell und effizient kommuniziert und sofort genehmigt werden. Zudem lassen sich digitale Unterschriften einholen und Dokumente und Belege direkt einem Auftrag zuordnen – alles über die intuitive Benutzeroberfläche. 

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