Die Ansprüche, die Unternehmen an ihre Personalplaner sowie Personalplanerinnen stellen sind heute extrem hoch. Zum einen soll die Personalplanung möglichst effizient sein und wenig Platz für Leerlauf lassen. Zum anderen müssen Personalplaner kurzfristig auf Veränderungen reagieren können und die Personalplanung flexibel anpassen. Ein Spagat, der nicht einfach zu bewältigen ist, obwohl es dafür mittlerweile verschiedene Hilfsmittel wie Personalplanungs-Apps gibt.
Gute Personalplanung heisst heute, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voll ausgelastet sind und Aufträge und Arbeitseinsätze pünktlich und reibungslos abgewickelt werden können. Denn wer gut plant, leistet mehr und macht unterm Strich auch mehr Gewinn.
Doch was machen Personalplaner, wenn ein Mitarbeitender krank wird oder Material für den Auftrag nicht geliefert wird? Was bedeutet es für die Personalplanung, wenn Aufträge kurzfristig hinzukommen oder ein Monteur zum Kunden zurück muss? Dann heisst es für Personalplaner, schnell auf diese Veränderungen zu reagieren. Die Digitalisierung hat zwar neue Personalplaner-Apps hervorgebracht, die den Planungsprozess vereinfachen. Zudem hat sich aber auch die Erwartungshaltung von Kundinnen und Kunden verändert, sodass die Personalplanung an sich nun viel komplexer erscheint.
Komplex ist die Personalplanung zum einen, da Informationen auf unterschiedlichsten Kanälen zum Personalplaner oder der Personalplanerin gelangen. Während sich früher die Kommunikation auf Post, Fax und Festnetztelefon beschränkt hat, läuft der Austausch mit KundInnen und KollegInnen hauptsächlich per E-Mail, Messenger oder dem Handy. Statt fester Bürozeiten ist jeder quasi zu jeder Tageszeit immer und überall erreichbar. Das führt oft dazu, dass von den Personalplanern eine unmittelbare Antwort erwartet wird. So bleibt diesen nur wenig Zeit, die neuen Informationen aus den unterschiedlichen Kanälen einzusammeln und dann mit der bestehenden Personalplanung abzugleichen.
Damit das funktioniert, brauchen Personalplaner und Personalplanerinnen erstmal den nötigen Überblick. Diesen verschaffen Personalplaner-Apps, die für die Personalplanung spezifisch entwickelt wurden. Aber auch Standardprogramme wie Excel und Google Sheets eignen sich anstelle einer Personalplanungs-App. Google Sheets hat dabei den Vorteil, dass auf die Personalplanungs-Tabelle im Anschluss von überall aus zugegriffen werden kann.
Damit sind aktuelle Informationen zu jederzeit und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt verfügbar. Nachteilig ist allerdings sowohl in Excel wie auch bei Google Sheets, dass selbst mit einer gelungen Vorlage zahlreiche Informationen vom Personalplaner oder der Personalplanerin händisch eingegeben und bei Änderungen wieder angepasst werden müssen. Im Gegensatz dazu sind Personalplaner-Apps nicht kostenlos, bieten aber sehr viel mehr Funktionen: automatisierte Updates an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, digitale Dokumentation der Aufträge und alle Informationen gebündelt an einer Stelle.
Die Antwort lautet ja und nein. Wie oben erwähnt soll Personalplanung effizient und flexibel sein. Wenn es darum geht, welche Informationen die Personalplaner den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen sollen, dann gibt es allerdings grosse Unterschiede. Personalplanung im Handwerk hat zum Beispiel andere Anforderungen als Personalplanung in der Gastronomie. Der Kellner will wissen von wann bis wann seine Schicht geht und für welche Tische er zuständig ist. Der Monteur braucht jedoch ganz andere Informationen. Hat sich die Adresse des Kunden geändert? Werden die Informationen zur Historie des Auftrags benötigt? Wie so oft steckt der Teufel hier im Detail. Mag im Fall des Kellners die Personalplanung in Tabellenform ausreichend sein, benötigt der Handwerksbetrieb wohl einen grösseren Funktionsumfang wie ihn eine Personalplaner-App bietet.
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