„Das Angebot muss hier doch irgendwo sein!" – Wieder einmal kostbare Minuten mit Dokumentensuche verschwendet? Damit ist jetzt Schluss. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem, wie es die Meisterwerk App bietet, haben Sie alle wichtigen Unterlagen sofort griffbereit – ob im Büro oder auf der Baustelle. Wir zeigen Ihnen, wie Sie damit bis zu zwei Stunden pro Tag einsparen können.
Der Schreibtisch quillt über vor Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Im E-Mail-Postfach landen täglich neue Kundenanfragen. Und dann sind da noch die Fotos von der Baustelle auf dem Handy. Die Organisation all dieser Unterlagen kostet wertvolle Zeit – Zeit, die Sie eigentlich für Ihre Kernaufgaben bräuchten.
Eine Studie der Gartner Group zeigt: Beschäftigte verbringen etwa 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Das sind bei einem 8-Stunden-Tag mehr als zwei Stunden! Hier schafft ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) Abhilfe.
Ein DMS ist wie ein digitaler Aktenschrank für Ihren Betrieb. Hier werden alle wichtigen Unterlagen zentral gespeichert und sind jederzeit für alle Berechtigten griffbereit. Zu den Dokumenten zählen:
- Angebote und Rechnungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Baustellenfotos
- E-Mails von Kunden
- Technische Dokumentationen
Das Besondere: Anders als bei einer einfachen Ordnerstruktur auf dem Computer werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und sind dadurch blitzschnell wiederzufinden!
Im Meisterwerk Blog finden Sie noch mehr Tipps rund um das papierlose Büro:
Ein professionelles Dokumentenmanagement verändert Ihren Arbeitsalltag grundlegend zum Positiven. Die wohl spürbarste Verbesserung ist die enorme Zeitersparnis: Statt lange in Ordnern zu suchen oder Kollegen nach bestimmten Unterlagen zu fragen, haben Sie jedes Dokument mit wenigen Klicks zur Hand. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie im Büro sind oder beim Kunden vor Ort – der mobile Zugriff ermöglicht es Ihnen, auch unterwegs auf alle wichtigen Unterlagen zuzugreifen.
Besonders wertvoll ist auch die verbesserte Zusammenarbeit im Team. Da alle Mitarbeitenden stets Zugang zu den aktuellen Versionen der Dokumente haben, gehören Missverständnisse durch veraltete Unterlagen der Vergangenheit an. Gleichzeitig erfüllt ein DMS alle gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung. Die revisionssichere Speicherung gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumentation auch bei einer Betriebsprüfung allen Anforderungen entspricht.
Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt: Sie gewinnen wertvollen Platz in Ihrem Betrieb zurück. Statt überquellender Aktenschränke und gestapelter Ordner haben Sie Ihre komplette Dokumentation digital zur Hand – übersichtlich strukturiert und jederzeit verfügbar. Das schafft nicht nur Ordnung, sondern auch mehr Raum für die wichtigen Dinge in Ihrem Arbeitsalltag.
Die Meisterwerk App wurde speziell für die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben entwickelt. Die integrierte Dokumentenverwaltung ermöglicht:
- Zentrale Ablage aller Auftragsdokumente
- Schnelles Wiederfinden durch intelligente Suchfunktion
- Sichere Archivierung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben
- Mobilen Zugriff für das gesamte Team
- Digitale Unterschriften direkt in der App
- Automatische Zuordnung zu Aufträgen
Lesen Sie hier ausführlich, wie Sie dank der Meisterwerk App der Zettelwirtschaft den Kampf ansagen:
Schauen wir uns an, wie der Auftrag für die Badsanierung der Familie Wieland mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem abläuft:
Direkt nach dem Erstberatungstermin erfasst der Kundenberater alle Details digital in der Meisterwerk App. Die Fotodokumentation des alten Bads wird automatisch dem Projekt zugeordnet. Das Angebot erstellt er noch vor Ort und sendet es direkt per E-Mail an Familie Wieland. Gleichzeitig haben alle Beteiligten im Betrieb Zugriff auf die Unterlagen.
Nach der Auftragsbestätigung sieht der zuständige Monteur sofort alle wichtigen Details in seiner App: Bauplan, Kundenwünsche und die Fotodokumentation. Während der Sanierung dokumentiert er den Baufortschritt mit Fotos, die automatisch im System landen. Die benötigten Materialien erfasst er digital – die Materialwirtschaft kann direkt mit der Beschaffung beginnen.
Parallel dazu sieht die Buchhaltung alle relevanten Informationen für die spätere Rechnungstellung. Arbeitszeiten werden vor Ort digital erfasst und sind sofort im System verfügbar. Auch die Bauabnahme erfolgt papierlos: Der Kunde unterschreibt digital direkt auf dem Tablet.
Das Ergebnis: Von der Anfrage bis zur Rechnung läuft alles wie am Schnürchen. Keine Zettel gehen verloren, keine Informationen müssen mehrfach erfasst werden. Und das Beste: Sollte es Jahre später Fragen zum Auftrag geben, sind alle Dokumente mit wenigen Klicks zur Hand.
Der Umstieg auf ein digitales DMS mag zunächst wie eine große Umstellung wirken. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt er jedoch problemlos. So gehen Sie vor:
- Analysieren Sie Ihren aktuellen Dokumentenfluss
- Definieren Sie, welche Unterlagen digital verwaltet werden sollen
- Legen Sie Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeitenden fest
- Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem System
- Starten Sie schrittweise mit der Digitalisierung
Ein professionelles DMS ist heute für Handwerksbetriebe unverzichtbar. Es spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft auch Ordnung und Überblick. Mit der Meisterwerk App gelingt der Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung besonders einfach. Mit ihr vermeiden Sie, dass sich Ihre Mitarbeitenden verzetteln.
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*Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.*
