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Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch?

Das elektronische Fahrtenbuch ist die moderne Alternative zum Fahrtenbuch auf Papier. Es zeichnet die meisten wichtigen Daten nahezu automatisch auf. Und das manipulationssicher. 

Das hilft dir dabei, Steuervorgaben einzuhalten und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine Angaben vom Finanzamt anerkannt werden. Du musst weniger händisch eintragen, was sowohl das Fehlerrisiko als auch deinen Zeitaufwand reduziert. 

Elektronische Fahrtenbücher haben für Handwerkerinnen und Handwerker viele Pluspunkte. Es gibt bei der Umstellung jedoch ein paar Punkte zu beachten. Lies weiter und erfahre, welche.

Das sollte im Fahrtenbuch stehen:

  • Kennzeichen des Fahrzeugs
  • jährliche Fahrleistung
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt 
  • Kategorie der Fahrt: Dienstfahrt, Arbeitsweg, Privatfahrt
  • Bei Dienstfahrten: Angaben zum Ziel und Grund der Fahrt. (inkl. Name und Adresse der Kundin bzw. des Kunden)
  • Fahrtstrecke mit Datum

 

Elektronisches Fahrtenbuch führen: So funktioniert es

Ob fest eingebaute Box, Adapter plus Programm oder Fahrtenbuch-App: Es gibt viele verschiedene Varianten elektronischer Fahrtenbücher. Die grundlegende Funktion ist immer gleich: Mithilfe von GPS verfolgt das Programm, wo sich das Fahrzeug befindet bzw. wohin es sich bewegt. GPS ist ein globales System, das zur Positionsbestimmung Satelliten benutzt. 

Das Programm speichert die GPS-Daten automatisch. Du musst dann nur noch die restlichen Informationen ergänzen: Du kategorisierst die Fahrt und tippst zum Beispiel den Fahrtzweck sowie Name und Adresse deiner Kundin oder deines Kunden ein. Du kannst auch Angaben zur Geschwindigkeit, Staus oder Tankbelege abspeichern. 

Willst du das elektronische Fahrtenbuch dann ans Finanzamt weitergeben, kannst du es einfach als CSV oder PDF exportieren.

Welche Informationen speichert das Fahrtenbuch?

Neben den oben genannten Basisdaten ist der Rest meist individuell einstellbar. So kannst du die Fahrtenbuch-App optimal an deine Prozesse und Anforderungen anpassen. Nutze das Angebot der Fahrtenbuch-Anbieter und teste das Programm ausführlich. So findest du heraus, ob es gut händelbar ist und zu deinen Anforderungen passt.

Übrigens:

Mittlerweile gibt es auch lernfähige Fahrtenbuch-Apps. Je länger du diese benutzt, desto mehr Zeit sparst du beim Ausfüllen des Fahrtenbuchs. Denn bei Strecken oder Zielen, die sich wiederholen, schlägt das Programm Name der Kundin oder des Kunden sowie Besuchsgrund automatisch vor. Das spart Zeit! Besonders Handwerksbetrieben, die viele regelmäßige Wartungen durchführen oder Reinigungsbetrieben mit wiederkehrenden Aufträgen.

 

Lohnt sich die Umstellung? Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern

Elektronisches Fahrtenbuch:

  • GPS-Daten werden automatisch gespeichert
  • Programm merkt sich wiederkehrende Zielorte und Fahrtgründe
  • Nur noch wenige Daten selbst nachtragen

Fahrtenbuch auf Papier:

  • Alle Daten merken und handschriftlich protokollieren
  • Hohes Fehlerrisiko
  • Großer Zeitaufwand
  • Erfordert viel Disziplin und ein gutes Gedächtnis

 

Der Tag ist super-eng getaktet. Die Parkplatz-Suche hat mal wieder ewig gedauert. In solchen Situationen fehlt Handwerkerinnen und Handwerkern oft der klare Kopf fürs genau Ausfüllen des Fahrtenbuchs. Das Papier-Fahrtenbuch aktuell zu halten, ist sehr aufwendig. Das Risiko, dass du beim Notieren einen Fehler machst, ist hoch. Wenn Unstimmigkeiten auftauchen, etwa beim Kilometerstand, beanstandet das Finanzamt das Fahrtenbuch. Das elektronische Fahrtenbuch hat im Gegenzug einige Vorteile:

Vorteile:

  • Viele Daten zeichnet es automatisch auf.
  • Dadurch sind die Aufzeichnungen weniger fehleranfällig.
  • Es entsteht weniger Zahlen- und weniger Papierchaos.
  • Du sparst Zeit: Deine Prozesse sind kürzer und übersichtlicher.
  • Schnelles Ausfüllen: Fahrtziele und Adressen wählst du mit einem Klick aus.
  • Es entsteht ein manipulationssicheres Dokument fürs Finanzamt. 

Für Handwerksbetriebe mit mehreren Mitarbeitenden interessant: Wenn du wechselnde Fahrzeuge nutzt, bieten manche Programme die Möglichkeit, das jeweilige Fahrzeug oder den jeweiligen Fahrer individuell auszuwählen. Du kannst also innerhalb einer Anwendung auf alle Fahrtenbücher zugreifen. 

Wenn du in deinem Handwerksbetrieb das Fahrtenbuch in Zukunft elektronisch führen möchtest, beachte: Der Umstieg ist nicht spontan zwischendurch möglich, sondern sollte zum Jahres- oder Fahrzeugwechsel erfolgen.

Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt?

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“Informiere dich vor der Umstellung auf das elektronische Fahrtenbuch, welche Programme dein Finanzamt anerkennt.”

 

Ob auf Papier oder elektronisch: Beide Fahrtenbücher müssen die Anforderungen des Finanzamts erfüllen. Welche Variante du nutzt, ist dir überlassen. Da gibt es keine Vorgabe vom Finanzamt. Wie du das Fahrtenbuch führst: Da gibt es jedoch einige Vorgaben. 

Nicht jedes elektronische Fahrtenbuch ist finanzamtkonform. Wir empfehlen dir: Sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater. Oder frage bei deiner Finanzbeamtin bzw. deinem Finanzbeamten nach, welche Anbieter akzeptiert werden. Das kann je nach Finanzamt unterschiedlich sein!

Damit das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, solltest du generell auf folgende Punkte achten: 

Checkliste:

  • Eine Excel-Liste ist kein elektronisches Fahrtenbuch! Deine Aufzeichnungen müssen der GoBD entsprechen. Wie bei Rechnungen gilt auch beim Fahrtenbuch: Eine nachträgliche Veränderung der steuerrelevanten Daten darf nicht möglich sein. Solltest du doch einen Fehler korrigieren müssen, sollte die Veränderung detailliert nachvollziehbar sein. Aufzeichnungsgeräte und Fahrtenbuch-Programme sollten so konstruiert sein, dass sie nicht manipuliert werden können.
  • Richtig wichtig: Achte als Handwerkerinnen oder Handwerker penibel darauf, dass du deine Fahrten komplett aufzeichnest. Nur die Bewegungsdaten reichen nicht aus. Du musst auch die Anlässe eintragen.
  • Das Nachtragen von Infos muss lückenlos und zeitnah erfolgen. Damit ist ein Zeitraum von sieben Tagen gemeint. Bei den meisten elektronischen Fahrtenbüchern sind Änderungen nur innerhalb dieser sieben Tage möglich.
  • Wenn du das Fahrtenbuch-Dokument fürs Finanzamt ausstellst, sollte auch dieses einen Manipulationsschutz haben. Das heißt: Das Dokument darf nicht veränderbar sein.

Noch ein Tipp: Denke auch an den Datenschutz. Wähle ein elektronisches Fahrtenbuch, das deine sensiblen Daten auf Servern in Deutschland abspeichert. 

Aber schlussendlich hängt die Akzeptanz des Finanzamts auch von den Nutzenden ab: Du musst das Fahrtenbuch korrekt ausfüllen! Das ist die wichtigste Voraussetzung. 

Zusammengefasst: Das ist beim elektronischen Fahrtenbuch wichtig

Unsere Checkliste fasst zusammen, was beim Führen des elektronischen Fahrtenbuchs wichtig ist. 

Checkliste:

  • Auch wenn das elektronische Fahrtenbuch dir viel Aufwand abnimmt, den Rest musst du trotzdem diszipliniert eintragen.
  • Unterscheide und markiere, ob es sich um eine berufliche oder private Fahrt handelt.
  • Zeichne Fahrten zeitnah und lückenlos auf, also innerhalb von sieben Tagen.
  • Notiere auch bei privaten Fahrten die Anzahl der gefahrenen Kilometer.
  • Achte darauf, dass Ergänzungen oder Veränderungen erkennbar und nachvollziehbar sind.
  • Protokolliere jede Fahrt einzeln. Am besten, sobald du die Handbremse angezogen haben.
  • Mache eine Gewohnheit daraus: Dann musst du dich nicht immer wieder neu überwinden und das Fahrtenbuch füllt sich fast wie von selbst aus! 

Ein elektronisches Fahrtenbuch erleichtert Handwerksbetrieben die Arbeit, muss aber auch gewissenhaft und korrekt ausgefüllt werden. Jeder gefahrene Kilometer muss im Fahrtenbuch stehen. Das ist – neben dem Manipulationsschutz – eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz beim Finanzamt. 
Laura Trus |

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