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Das große Zählen: Das ist eine Inventur

Einfach gesagt, zählst du bei einer Inventur alles, was dein Unternehmen besitzt. Die Inventur hilft dir, dein Unternehmen zu organisieren und stellt sicher, dass du genau weißt, was du besitzt, wie viel die Dinge wert sind und was du anderen schuldest. 

Bei einer Inventur gehst du systematisch vor: Du dokumentierst alle Vermögenswerte. Das können Waren sein, aber auch Material, Maschinen und weitere Besitztümer. Auch deine Verbindlichkeiten listest du auf.

Wieso müssen Unternehmen eine Inventur durchführen?

Die Inventur ist wichtig für:

  • Vermögenswerte und Verbindlichkeiten genau kennen
  • Bemerken von Verlusten oder Diebstahl
  • Steuer-Regeln einhalten
  • finanzielle Transparenz
  • Bilanzierung

 

Ziel der Inventur ist es, dass  du einen genauen Überblick über Bestand und Wert deiner Ressourcen sowie deine Verbindlichkeiten erhalten. Die Inventur ist für Unternehmen aus verschiedenen Gründen wichtig:

Erster Grund:

Bilanzierung und Jahresabschluss erstellst du nur korrekt, wenn du eine genaue Bestandsaufnahme (=Inventur) hast. Nur mit Ihr kannst du deine Vermögenswerte bewerten und weißt, welche Verbindlichkeiten du davon abziehen musst.

Zweiter Grund:

Deine Vermögenswerte und Verbindlichkeiten beeinflussen die Steuern, die du zahlen musst. Du brauchst die Inventur also, um steuerliche Regeln einzuhalten. Eine sorgfältig durchgeführte Dokumentation kann Steuernachzahlungen vermeiden.

Dritter Grund:

Mithilfe der Inventur hast du deine Finanzen besser im Griff. Du erhältst einen Überblick über Lagerbestände und anstehende Kosten. Das sorgt für eine vorausschauende Finanzplanung und vermeidet Materialengpässe oder überraschende Kosten.

Vierter Grund:

Nur wenn du genau weißt, was in deinem Lager los ist, kannst du deine Lagerhaltung auch optimieren. Mit einer Inventur vermeidest du Überbestände, Engpässe und nutzt das Lager, das du hast, effizienter.

Fünfter Grund:

Mit der Inventur überwachst du auch, was in deinem Handwerksbetrieb hinter den Türen los ist: Du reduzierst das Risiko von Diebstahl oder Betrug. Denn bei einer Inventur fällt es direkt auf, wenn das, was im Regal liegt, weniger ist, als es sollte!

 

Tipp: Mit dieser Vorlage gelingt die Inventur in Handwerksbetrieben entspannter.

Hier die kostenlose Inventurliste zum herunterladen:

 

Welche Inventurverfahren gibt es?

Die bekannteste Inventur in Unternehmen ist wohl die Stichtagsinventur. Sie muss zu einem festgelegten Tag durchgeführt werden. In der Regel ist das der Bilanzstichtag. Diese Inventur dokumentiert den Vermögens- und Schuldenstand zum Ende des Wirtschaftsjahres. 

Aber es gibt auch noch weitere Inventurverfahren:

  • Bei der zeitnahen Inventur haben Handwerksbetriebe mehr Zeit für die Inventur. Nämlich bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag. 
  • Bei der Stichprobeninventur überprüfst du – wie der Name schon verrät – nur Stichproben einzelner Bestände. Und führst dann eine Hochrechnung durch.
  • Die permanente Inventur läuft über das komplette Geschäftsjahr: Du erfasst den aktuellen Stand kontinuierlich. 
  • Wenn zum Bilanzstichtag keine Inventur möglich war, gibt es den Weg der verlegten Inventur: Diese darfst du in den drei Monaten vor Ende des aktuellen Geschäftsjahres oder in den zwei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres durchführen. 

Inventuren in Handwerksbetrieben: Diese Regeln gelten

Ab wann ist eine Inventur Pflicht?

Alle Unternehmen, die eine doppelte Buchführung erstellen müssen, müssen auch eine Inventur durchführen. Und zwar ein Mal im Jahr. 

Welche Unternehmen müssen keine Inventur machen?

Für Handwerksbetriebe wichtig zu wissen: Es gibt Ausnahmen! Unternehmen, die mit Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) arbeiten dürfen, sind nicht zur Inventur verpflichtet. Das können sein:

  • Freiberufler
  • Kleingewerbetreibende
  • GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

Deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater, aber auch dein Finanzamt, berät dich gerne, ob die Inventurpflicht für dich gilt. 

Wenn für dich die Pflicht nicht gilt, kannst du die Inventur natürlich trotzdem freiwillig durchführen. Etwa, wenn du deine Finanzplanung strukturierter gestaltest oder Diebstähle vermeiden möchtest. 

Inventuren in Handwerksbetrieben: Tipps zum Vorgehen

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So läuft eine Inventur im Handwerksbetrieb ab

In der Regel muss die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres (meist der 31.12.) durchgeführt werden. Je nach Inventurart sind aber auch andere Zeitpunkte und Abläufe möglich. 

Hier liest du ein beispielhaftes Vorgehen:

  • Benenne klar, welche Mitarbeitenden für welche Bereiche verantwortlich sind.
  • Bereite die Inventur vor, indem du die jeweiligen Bereiche aufräumst.
  • Beginne mit der körperlichen Inventur, also den Waren. Fülle parallel immer die Inventurlisten aus.
  • Dann folgt die Buchinventur, in der du die immateriellen Werte dokumentierst (z. B. Bankguthaben oder Schulden).
  • Zum Schluss führst du die Anlageninventur durch (betrifft z. B. Maschinen und Fahrzeuge)
  • Lasse bei Bedarf deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater die Inventur auf Richtigkeit kontrollieren.

 

Achte bei der Inventur in deinem Betrieb auf diese 3 Punkte

  • Arbeite genau: Die Inventur funktioniert nur gut, wenn du sie präzise durchführst. Erfasse die Daten konzentriert und nicht hektisch. Denn du kannst die Buchführung nur dann korrekt machen, wenn erfasste und tatsächliche Bestände übereinstimmen. Das Finanzamt kontrolliert, ob sich Inventur und Bilanz decken.
  • Erfasse alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten vollständig. Arbeite mit Checklisten oder Vorlagen, die du individuell an deinen Handwerksbetrieb anpasst. So stellst du sicher, dass du bei der nächsten Inventur nichts vergisst. Tipp: Lege die Vorlage für deine Inventuren in der Meisterwerk App ab. So greifst du in wenigen Klicks darauf zu. 
  • Dokumentiere auch deine Dokumentation: Notiere, wann die Inventur durchgeführt wurde. Wer sie in welchen Bereichen durchgeführt hat und ggfs. wann die nächste Inventur ansteht. Das hilft bei der Planung und verbessert die Nachvollziehbarkeit im Falle von Kontrollen durch Behörden (etwa einer Betriebsprüfung). 

Inventur im Handwerksbetrieb durchführen - mit dieser Vorlage

Lade unsere Vorlage für die Inventur im Handwerksbetrieb herunter: Damit du jederzeit weißt, wo du anfangen sollst. 

Mit der Vorlage geht dir die nächste Inventur übersichtlicher und leichter von der Hand:



Disclaimer

Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
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