Kennen Sie das? Der Steuerprüfer hat sich angekündigt und Sie wühlen sich durch Berge von Papier auf der Suche nach dieser einen wichtigen Rechnung von vor zwei Jahren. Oder eine Kundin ruft an und möchte einen Beleg von einer Reparatur aus dem letzten Sommer – der natürlich in irgendeinem Ordner schlummert. Die gute Nachricht: Mit digitaler Archivierung gehören solche Suchaktionen der Vergangenheit an.
Digitale Archivierung bedeutet mehr als nur Dokumente einzuscannen und auf dem Computer zu speichern. Es geht darum, alle wichtigen Unterlagen – von Rechnungen über Lieferscheine bis hin zu Kundenaufträgen – so zu digitalisieren und zu speichern, dass sie jederzeit auffindbar und rechtlich anerkannt sind.
Die digitale Archivierung macht den Arbeitsalltag deutlich einfacher. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Detail:
Damit Ihre digitale Archivierung Hand und Fuß hat, gibt es einige Spielregeln. Die wichtigsten Grundlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege, Kostenbelege und andere Buchungsunterlagen
- 6 Jahre: Empfangene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe (außer Rechnungen) und alle anderen Unterlagen
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geben vor:
- Alle Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden
- Die Archivierung muss nachvollziehbar sein
- Dokumente müssen sofort auffindbar sein
- Die Speicherung muss sicher vor Verlust sein
Alles, was Sie über die GoBD-konforme Buchführung im Handwerk wissen müssen, lesen Sie im Meisterwerk Blog:
Der Weg zur digitalen Archivierung beginnt mit der zeitnahen Erfassung Ihrer Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem. Die GoBD schreiben hier eine Frist von maximal 10 Tagen vor. Scannen Sie die Unterlagen in hoher Qualität ein, damit später alle Details gut lesbar sind. Speichern Sie anschließend alles im PDF/A-Format – dieses Format wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt und stellt sicher, dass die Dokumente auch in vielen Jahren noch geöffnet werden können. Versehen Sie jedes Dokument mit eindeutigen Schlagworten, damit Sie es später leicht wiederfinden. Zum Schluss legen Sie die Dateien systematisch in Ihrer digitalen Struktur ab. Achten Sie dabei auf eine logische Ordnung, die für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar ist. Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie die Grundlage für eine rechtssichere und effiziente digitale Archivierung.
Schauen wir uns an, wie die digitale Archivierung im Alltag konkret funktioniert. Die Firma Sanitär Rohrbruch hat gerade einen Wasserschaden bei Familie Müller behoben. Jetzt geht es an die Dokumentation und Archivierung:
- Auftrag erfassen
Meister Klaus Schmidt erstellt direkt vor Ort auf seinem Tablet den Arbeitsnachweis. Er fotografiert die reparierte Stelle und fügt die Bilder dem digitalen Auftrag in der Meisterwerk App hinzu. Familie Müller unterschreibt digital auf dem Tablet. - Rechnung erstellen
Im Büro erstellt die Verwaltungskraft Sarah die Rechnung. Sie verknüpft diese automatisch mit dem Auftrag. Das System generiert eine eindeutige Rechnungsnummer: RB2025-0142. - Dokumente werden verschlagworten
Alle Dokumente erhalten automatisch wichtige Metadaten:
- Kundennummer: KD-0789
- Auftragsdatum: 29.01.2025
- Rechnungsnummer: RB2025-0142
- Auftragsart: Notdienst/Wasserschaden
- Bearbeiter: Klaus Schmidt
- Sichere Ablage im System
Die komplette Dokumentation wird automatisch im PDF/A-Format gespeichert. Das System legt eine unveränderbare Version im digitalen Archiv ab. Eine Verknüpfung zwischen Auftrag, Fotos und Rechnung wird hergestellt. - Schneller Zugriff bei Bedarf
Drei Monate später ruft Frau Müller an: Sie braucht die Rechnung für ihre Versicherung. Sarah gibt einfach den Namen „Müller" ins System ein. Innerhalb von Sekunden hat sie alle Dokumente zum Auftrag auf dem Bildschirm. Die Rechnung ist mit zwei Klicks per E-Mail an Frau Müller verschickt.
Das Besondere: Früher hätte Sarah mindestens 15 Minuten in Ordnern gesucht. Heute dauert der komplette Vorgang keine zwei Minuten. Und das Beste: Bei der nächsten Steuerprüfung sind alle Dokumente rechtskonform archiviert und sofort griffbereit.
Mehr zu Dokumentenmanagementsystemen erfahren Sie im Meisterwerk Blog:
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem mit Archivierungsfunktion, wie es die Meisterwerk App bietet, hilft Ihnen dabei, alle Anforderungen zu erfüllen. Es sorgt für:
- Revisionssichere Speicherung
- Automatische Verschlagwortung
- Schnelle Suchfunktion
- Rechtekontrolle für Mitarbeitende
- Sichere Backups
Handwerksbetriebe, die den Umstieg auf digitale Archivierung noch nicht vollzogen haben, sollten jetzt dringend handeln. Die Meisterwerk App unterstützt Sie bei der Umstellung: Mit ihr können Sie Ihre Dokumentenverwaltung noch effizienter und vor allem revisionssicher gestalten. Probieren Sie es aus!
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Die digitale Archivierung ist für Handwerksbetriebe nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern eine echte Chance. Mit der richtigen Software wie der Meisterwerk App und ein paar grundlegenden Regeln wird aus dem Dokumentenchaos eine gut organisierte digitale Ablage.
Disclaimer:
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht
