Häufige Fragen und Antworten zur GoBD

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Wofür steht die Abkürzung GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form".

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Für wen gilt die GoBD?

Die GoBD gilt grundsätzlich für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, die ihre Buchführung mit einer Software abwickeln. Aber auch Selbstständige und Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer  sind GoBD-pflichtig, wenn sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden.

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Was bedeutet GoBD-konform?

Zur GoBD gehören verschiedene Anforderungen, die der Geschäftsführende bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente erfüllen muss. Das sind: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Richtigkeit. 

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Was muss gemäß der GoBD aufbewahrt werden?

Die GoBD gilt für alle Daten, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören unter anderem Inventare, Bücher, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, Aufzeichnungen und Buchungsbelege.  

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GoBD, das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

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Der Hintergrund: Immer mehr Unternehmen wickeln ihre Prozesse weitestgehend digital ab und setzen beispielsweise auf ein papierloses Büro und digitale Formulare. Das Ziel: Geschäftsereignisse übersichtlich und nachvollziehbar aufzeichnen – auch digital. Für die korrekte Ausführung der GoBD ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Das gilt auch, wenn Arbeiten wie die Buchführung an Dritte ausgelagert werden. In jedem Fall ist also der Geschäftsführende verantwortlich, wenn es um das Einhalten der GoBD geht. 

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Welche Dokumente betrifft die GoBD?

Die GoBD betrifft alle Dokumente, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören nach § 147 Abs. 1 AO:

• Bücher
• Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Geschäfts- und Handelsbriefe
• Buchungsbelege

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• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kostenrechnung
• Bankkonten
• Anlagenbuchhaltung
• Buchungsbelege
• Daten aus Kassensystemen²

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GoBD-konformes Arbeiten – die Anforderungen

Die GoBD stellt sechs allgemeine Anforderungen an Unternehmen. Sie setzen den Rahmen für GoBD-konformes Arbeiten. 

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Damit die Person, die Ihre Buchhaltung prüft, alle Anforderungen nachvollziehen kann, gibt es die sogenannte Verfahrensdokumentation. Diese legt fest wie Daten und Belege erfasst, verbucht, aufbewahrt und “entsorgt” werden sollen. Durch die Verfahrensdokumentation soll sichergestellt werden, dass alle Anforderungen an die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Ihr Prüfender muss durch Ihre Verfahrensdokumentation in kurzer Zeit alle Prozesse und Verfahren nachvollziehen können. 

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Bestandteile der Verfahrensdokumentation

Vier Bestandteile gehören zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Jeder Bestandteil umfasst eigene Teilbereiche, die dokumentiert werden müssen. Wichtig: Die Verfahrensdokumentation muss zu jeder Zeit dem aktuellen Stand entsprechen.⁴‍

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Allgemeine Beschreibung

Dokumentiert werden:

• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Ort der Datenhaltung
• Outsourcing
• Aufgaben der Mitarbeiter‍

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‍Anwenderdokumentation

Wie werden die eingesetzten EDV- oder IT-Systeme richtig benutzt?

• Prozessbeschreibung
• Arbeitsanweisungen
• Schulung
• Administration

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Betriebsdokumentation

Wie wird Ihre IT-Sicherheit sichergestellt?

• Überwachung des Betriebs
• Datensicherung
• Change Management

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Technische Systemdokumentation

Mit welchen digitalen Systemen wird gearbeitet?

• Software
• Hardware
• Konfiguration des Systems
• Schnittstellen
• Datenschutz

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Rechnungen müssen nach der GoBD unveränderbar archiviert werden. Word oder Excel bietet diese Funktion nicht. Rechnungen in diesem Format zu versenden, ist also nicht GoBD-konform. Auch die Umwandlung in ein PDF-Format löst dieses Problem nicht. Dazu kommt: Werden Rechnungen auf einem PC gespeichert, der Veränderungen im Dateisystem nicht dokumentiert, sind Probleme vorprogrammiert. 

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Am einfachsten lösen Sie dieses Problem mit einer passenden Software, die Ihre Rechnungen GoBD-konform erstellen und aufbewahren. Wer seine Rechnungen trotzdem mit Word erstellen möchte, kann das tun: Die entstehenden Dateien müssen aber in ein DMS (Dokumenten-Management-System) überführt werden, das GoBD-konform sein muss.⁵

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Auch für die Archivierung gelten die oben genannten Grundsätze der GoBD. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

• Alle relevanten Unterlagen müssen in einem Ordnungssystem mit Indexierung aufbewahrt werden.
• Die Dokumente müssen unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Veränderungen müssen protokolliert werden. 
• Hard- und Software müssen vor Angriffen geschützt sein.
• In Datenverarbeitungssystemen erzeugte Dokumente sowie elektronische Handels- und Geschäftsbriefe müssen im Original aufbewahrt werden.⁶
• Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist.
• Dokumente müssen nach der Aufbewahrungspflicht in § 147

zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

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Eine GoBD-konforme Software muss mehrere Ansprüche erfüllen. Der wohl wichtigste: Datenspeicherung auf dedizierten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Datenschutzregeln. Dazu kommen:

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GoBD-konformes Arbeiten – klingt kompliziert? Muss es nicht sein. Mit der Meisterwerk App gelingt das ganz einfach und an einem Ort. Egal ob Aufträge oder Informationen für Ihre Mitarbeitenden: Die Meisterwerk App organisiert Ihr digitales Büro mit nur einem Klick. Abläufe, Aufträge und Termine managen und dabei nicht das aus dem Blick verlieren, was Ihnen am Wichtigsten ist: Ihr Handwerk. 

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Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.

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