Grundsätzlich gibt es Pflichtangaben, die auf jede Rechnung gehören. Stellen Sie die Rechnung an einen Privathaushalt, gibt es noch zwei Besonderheiten.
Ob Handwerksbetrieb oder nicht: Diese Angaben gehören (laut § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG)) auf Rechnungen.
- Empfängerin oder Empfänger: vollständiger Name und Anschrift
- Absenderin oder Absender mit Name und Adresse
- Ausstellungsdatum
- Leistungszeitraum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Art und Menge der Leistungen
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf diese
- Steuernummer und Umsatz-Steueridentifikationsnummer
Die Angabe einer Bankverbindung ist keine gesetzliche oder steuerliche Anforderung. Aber für Ihre Kundinnen und Kunden ist die Angabe natürlich sehr hilfreich. So müssen sie nicht nachhaken, wohin die Überweisung geht.
Bei einer Handwerkerrechnung kommen diese Pflichtangaben noch hinzu: Stundenlohn und angefallene Arbeitszeit. Beachten Sie hierbei: Sie rechnen die Arbeitszeit im Viertelstundentakt ab. Sie dürfen nicht auf halbe oder volle Stunden aufrunden. Auch Pausenzeiten vor Ort gehören nicht auf die Rechnung! Achten Sie auf eine detaillierte Zeiterfassung durch Ihre Mitarbeitenden, damit Sie korrekt abrechnen können.
Privatkundinnen und Privatkunden können die Kosten für handwerkliche Tätigkeiten in ihrem zu Hause von der Steuer absetzen. Jedoch nur dann, wenn sie etwas reparieren, sanieren oder warten lassen. Ein Neubau ist nicht steuerlich absetzbar. Barzahlungen sind ebenfalls nicht möglich.
Zwei Angaben sind wichtig, damit das Finanzamt der Kundin oder des Kunden die Rechnung anerkennt.
- Packen Sie die Materialkosten und Arbeitskosten jeweils als eigene Positionen auf die Rechnung. Durch diese Trennung kann das Finanzamt zwischen absetzbaren und nicht absetzbaren Kosten unterscheiden.
- Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht ist … Pflicht: Ihre Kundin oder Ihr Kunde muss die Rechnung zwei Kalenderjahre lang aufbewahren. Die zwei Jahre laufen ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie die Leistung erbracht haben.
- Ersatzteile
Sie brauchen für die Reparatur ein weiteres Ersatzteil? Holen Sie erst die Zustimmung Ihrer Kundin oder Ihres Kunden ein, bevor Sie es besorgen und einbauen. Dann können Sie die Kosten für das Ersatzteil auch abrechnen.
- Anfahrt
Die Zeit, die die Fahrt zu Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden dauert, gehört zu Ihrer Arbeitszeit. Meist setzen Handwerksbetriebe für die Fahrtzeit 80-90 Prozent ihres Stundensatzes an. Auch die Kosten, die Ihnen für die Anfahrt entstehen, dürfen Sie abrechnen. Hierfür gibt es zwei Wege: Sie berechnen eine Pauschale oder die gefahrenen Kilometer.
- Zuschlag für Sonn- und Feiertage sowie Nachtarbeit
Dringende Reparaturen gehören in vielen Handwerksbetrieben zum Tagesgeschäft: Müssen Sie nachts oder an einem Sonn- oder Feiertag ran, dürfen Sie einen Zuschlag für Ihre Arbeitszeit (nicht für das Material!) abrechnen.
Weiterlesen: So funktionieren Abschlagsrechnungen
Grundsätzlich gilt: Mehraufwand, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden verursacht haben, dürfen Sie nicht abrechnen. Das gilt auch für Zusatzleistungen, die Sie nicht im Voraus besprochen haben.
Wir haben zwei Beispiele für Sie:
- Haben Sie Werkzeug im Betrieb vergessen und müssen noch mal umkehren? Diese zusätzliche Zeit darf nicht mit auf die Handwerkerrechnung.
- Bei der Kundin oder dem Kunden tauchen zwei Mitarbeitende auf, es arbeitet aber nur einer von beiden? Dann gehören auch nur die Arbeitsstunden dieser Person auf die Rechnung.
Es gibt noch mehr Dinge, die auf einer Handwerkerrechnung nicht erlaubt sind:
Führt eine Auszubildende oder ein Praktikant den Auftrag durch, dürfen Sie nicht den Stundensatz der Meisterin oder des Meisters abrechnen.
Verschleißt Ihr Werkzeug während der Arbeiten, geht das auf Ihre Kosten. Nicht auf die Ihrer Kundin oder Ihres Kunden. Auch zusätzliche Gebühren für Verwaltungsaufgaben haben auf der Rechnung nichts zu suchen. Solche Aufwände sollten Sie mit den Arbeitsstunden abdecken.
Sie wollen das Geld am liebsten bar auf die Hand haben? Das können Sie von Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden nicht verlangen. Sie oder er muss Zeit haben, Ihre Leistung und die Handwerkerrechnung zu kontrollieren.
Bezahlte Rechnungen machen Spaß, aber Rechnungen stellen nicht so?
Mit der Meisterwerk App reduzieren Sie die Arbeitszeit, die Sie für die Rechnungsstellung brauchen:
- In der App erfassen Sie sowohl auftragsbezogene als auch interne Arbeitszeiten.
- Sie ermöglicht Ihnen eine detaillierte mobile Zeiterfassung: Behalten Sie den Überblick über Fahrzeiten, Pausenzeiten und Überstunden.
- Sie ziehen sich Stundennachweise direkt aus der App – anstatt Stundenzetteln hinterherzurennen.
