Im Protokoll halten die Beteiligten eines Projekts die Ergebnisse der Baustellenbesprechung fest: Wie ist der Stand? Welche Aufgaben sind erledigt? Welche Teilschritte folgen als Nächstes? Diese und weitere Fragen beantwortet das Protokoll.
Die Besprechungen finden meist wöchentlich oder alle zwei Wochen statt. Im Normalfall liegt die Verantwortung zum Führen des Baubesprechungsprotokolls bei der Bauleitung. Die Aufgabe können aber auch andere Personen übernehmen.
Das Erstellen eines Baubesprechungsprotokolls ist für Sie als Handwerksbetrieb keine gesetzliche Pflicht. Bei großen Bauprojekten ist es jedoch sinnvoll, wenn Sie ein eigenes Protokoll schreiben.
- Es verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und reduziert die Zeit, die normalerweise für Nachfragen draufgeht.
- Schriftliche Aufzeichnungen sorgen für weniger Missverständnisse als rein mündliche Absprachen. Das Protokoll reduziert also das Fehlerrisiko.
- Es ist klar und nachvollziehbar: Alle haben den gleichen Kenntnisstand. Das gilt auch für Personen, die bei der letzten Besprechung nicht dabei waren.
- Im Falle von Konflikten, zum Beispiel aufgrund von Baumängeln, dient das Bauprotokoll als Beweismittel: Wer ist für welchen Teilschritt verantwortlich? Das haben Sie schwarz auf weiß.
- Von der Sicherheit auf der Baustelle bis zur Materialbestellung: Eine effiziente Planung sorgt dafür, dass Sie alles im Griff haben. Und das Protokoll hilft Ihnen bei genau dieser Planung.
Was gehört rein? Was nicht? Das hängt davon ab, wer beim aktuellen Bauabschnitt dabei ist. Das Dokument soll niemanden mit unwichtigen Infos fluten. Es muss trotzdem detailliert genug sein: Es sollte alle Informationen enthalten, die für Bauleitung, Auftraggebende und Auftragnehmende wichtig sind.
Es gibt keine Normen für Form und Inhalt des Baubesprechungsprotokolls. Vorlagen sind also eine gute Orientierungshilfe: Sie stellen sicher, dass Sie alles Wichtige aufschreiben.
Grundsätzlich sollten diese Informationen im Bauprotokoll stehen:
- Ort und Datum
- Projektbezeichnung und Teilbereich des Projekts
- Protokollführung und Teilnehmende
- Agenda, also eine Liste der Besprechungspunkte
- Fortschritt des Baus und erledigte Teilschritte
- Vereinbarungen und anstehende Aufgaben: Änderungen von Abläufen oder Verantwortlichkeiten, Fristen zur Fertigstellung von Teilschritten
- Bedarf: Material, Geräte, Personal
- Verteiler: An wen schicken Sie das Protokoll nach der Besprechung?
- Platz für Unterschriften
Protokolle lesen? Puuh! Klingt nervig, ist aber wichtig. Wenn ein Bauprotokoll in Ihrem Postfach landet: Lesen Sie es innerhalb weniger Tage nach Erhalt und überprüfen Sie, ob alles richtig ist. Widersprechen Sie dem Protokoll schriftlich, wenn es Fehler enthält. Ein Beispiel: Im Protokoll steht ein Termin zur Fertigstellung, der so nicht besprochen war. Wenn Sie das Protokoll ignorieren und seinem Inhalt nicht widersprechen, kann Ihnen das als Zustimmung ausgelegt werden. Womöglich haben Sie dann einen Termin akzeptiert, den Sie nie und nimmer einhalten können.
Nutzen Sie eine einheitliche Vorlage für das Baubesprechungsprotokoll und füllen Sie sie direkt am Tablet oder Smartphone aus: Das erleichtert Ihnen die Aufgabe. Das Ausfüllen geht digital schneller. Im Nachhinein ist das Protokoll für alle leichter lesbar. Kein handschriftliches Gekrakel und keine schiefen Zahlen. Sondern klare Vereinbarungen.
Laden Sie die Vorlage für das Baubesprechungsprotokoll herunter. Und erledigen Sie die Aufgabe in Zukunft strukturiert und digital.
Je größer das Bauprojekt ist, desto wichtiger sind Baubesprechungen. Aber: Wir alle kennen es. Besprechungen ufern gerne mal aus. Oder sie werden hitzig. Mit etwas Struktur vermeiden Sie das.
- Füllen Sie den Bereich Agenda schon VOR der Besprechung aus und schicken Sie die Agenda an alle Teilnehmenden. So können sich alle vorbereiten. Die Liste dient Ihnen im Gespräch als klarer Fahrplan: Sie bleiben leichter bei der Sache und arbeiten die Liste einfach ab.
- Es sollte nicht nur eine protokollierende Person geben, sondern auch eine moderierende Person: Diese leitet das Gespräch. Sie oder er verweist immer wieder auf die Agenda; bittet alle, auf der sachlichen Ebene zu bleiben und stellt sicher, dass jede und jeder ausreden darf.
- Planen Sie die Dauer im Voraus und nach dem Motto: So kurz wie möglich, so lange wie nötig.
- Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl auf die Personen, die die Besprechungspunkte wirklich betreffen.
- Nutzen Sie Tablets oder digitale Whiteboards, um während der Besprechung schon digitale Notizen zu machen, die Sie leicht zum Protokoll umwandeln.
- Beginnen Sie den Termin pünktlich. Bitten Sie alle Teilnehmenden, fokussiert zu bleiben und nicht zwischendurch ans Telefon zu gehen, damit Sie auch pünktlich aufhören können.
- Fassen Sie die Ergebnisse der Besprechung am Ende noch mal mündlich zusammen und stellen Sie sicher, dass sie realistisch und messbar sind. Zum Beispiel: Handwerksbetrieb A erledigt Aufgabe X bis zum XX.YY.2023.
Baubesprechungsprotokolle klingen mühsam, haben aber ihre Daseinsberechtigung: Sie strukturieren größere Bauprojekte. Sie sorgen für Klarheit und Nachvollziehbarkeit und senken das Risiko von Missverständnissen sowie Problemen. Vorlagen zum Herunterladen bringen zusätzliche Einheitlichkeit rein und reduzieren den Arbeitsaufwand.
