Oben stehen die Adressen und dann kommt eine Tabelle mit Leistungen und Kosten? Die E-Rechnung sieht anders aus. Es handelt sich um ein elektronisches Dokument. Das heißt: Sie hat den gleichen Inhalt wie eine Papierrechnung. Sie wird aber anders erstellt und hat ein anderes Format:
Die E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, der für das menschliche Auge schwer verständlich ist. Haben Sie schon mal HTML-Code gesehen? So ähnlich sieht auch eine E-Rechnung aus. Man sieht Zeichen und auch einzelne Wörter, versteht aber wahrscheinlich nur Bahnhof. Dafür verstehen Computer dieses Format umso besser!
Hier sehen Sie die klassische Rechnung und die E-Rechnung im direkten Vergleich:
E-Rechnungen erstellen Sie am Computer, zum Beispiel mit Ihrem Buchhaltungsprogramm oder direkt im Online-Portal Ihrer Kundschaft. Sie müssen das Dokument nicht mehr ausdrucken, sondern versenden es elektronisch. Die Empfängerin oder der Empfänger verarbeitet die E-Rechnung ebenfalls elektronisch.
Ob Rechnung schreiben oder bezahlen: Jeder Schritt findet digital statt.
Mit der E-Rechnung verfolgt der Gesetzgeber zwei Ziele. Erstens erleichtert es den Finanzbehörden die Verfolgung von Umsatzsteuerbetrug. Zweitens digitalisiert und vereinfacht es Buchhaltungsprozesse für alle Beteiligten.
Sie als Handwerksbetrieb müssen natürlich etwas Zeit und Energie in die Umstellung stecken. Aber auf lange Sicht entlastet Sie das neue Format: Denn Computerprogramm lesen die E-Rechnung – im Gegensatz zu Papierrechnungen – automatisch. Sortieren, vorkontieren, einscannen, abheften: Schritte, die Sie vorher per Hand ausführen mussten, übernimmt nun der Computer.
Umgangssprachlich wird der Begriff E-Rechnung oder elektronische Rechnung oft auch für PDF-Rechnungen genutzt. Wir nutzen den Begriff E-Rechnung in diesem Text aber ausschließlich für die Formate, die die EU-Richtlinien und die zukünftigen Vorgaben vom Gesetzgeber umfassen.
Schauen Sie sich an, was die Unterschiede zwischen den einzelnen Rechnungs-Formen sind.
Das ist der aktuelle Gesetzentwurf: Vorgesehen ist, dass alle Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen akzeptieren müssen. Es soll jedoch eine Übergangsfrist geben: Bis zum 31. Dezember 2025 müssen Unternehmen auch noch Rechnungen in Papierform annehmen.
Ab 2026 soll dann die Pflicht für alle Unternehmen kommen: Dann sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verschicken. Diese Regel soll für B2B-Verträge gelten. Also von Firma zu Firma.
- Ob Papierrechnungen oder PDF-Variante: An Privatkundinnen und Privatkunden senden Sie Ihre Rechnungen wie gehabt.
- Wenn Sie im Jahr 2025 an ein Unternehmen eine Rechnung schicken, dürfen Sie sich zwischen E-Rechnung und Papierrechnung entscheiden. Fürs Empfangen von E-Rechnungen müssen Sie aber schon startklar sein.
- Ab 2026 dürfen Sie Ihre Leistungen für Unternehmen nur noch via E-Rechnung abrechnen. Umgekehrt gilt das auch: Unternehmen dürfen Ihnen nur noch Rechnungen im neuen Format schicken.
Handwerksbetriebe, die für die öffentliche Verwaltung arbeiten, mussten sich schon mit der E-Rechnung auseinandersetzen. Denn seit Ende November 2020 müssen Unternehmen Rechnungen für öffentliche Aufträge elektronisch schreiben und verschicken. In der Regel übermitteln Sie die Rechnungen über Rechnungseingangsplattformen.
In welcher Form sollen die Rechnungsdaten dargestellt werden? Dafür haben sich bereits zwei Formate etabliert. Das eine heißt XRechnung und wird besonders von Behörden verwendet. Das andere Format nennt sich ZUGFeRD.
ZUGFeRD hat für Handwerksbetriebe einen wichtigen Vorteil: Neben dem maschinenlesbaren Datensatz wird auch eine bildhafte Variante erstellt, also ein PDF-Dokument.
Das erleichtert Ihnen die Arbeit, wenn Sie sowohl für Unternehmen als auch für Privatleute arbeiten: Sie brauchen nur einen Abrechnungsprozess. Sie müssen die PDF-Rechnung für Ihre private Kundschaft nicht extra händisch schreiben.
- Platz sparen: E-Rechnungen müssen Sie auch aufbewahren. Das geschieht jedoch digital. Das reduziert die Anzahl der Aktenordner in Ihren Schränken deutlich.
- Geld sparen: Papier, Tinte, Porto: Alle diese Kosten fallen weg.
- Zeit gewinnen: Sie schreiben die Rechnung mit wenigen Klicks am Computer. Kämpfe mit dem Drucker oder der Weg zum Briefkasten fallen weg.
- Leichtere Zusammenarbeit: Sie müssen die Rechnung nicht erst im Aktenordner raussuchen, wenn Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater eine Rückfrage hat. Sie oder er hat direkten Zugriff auf das digitale Archiv und somit alle Rechnungen.
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