Ein Lastenheft ist eine Art Anforderungskatalog, den die Auftraggeberin oder der Auftraggeber erstellt. Darin enthalten sind alle Anforderungen, Wünsche und Vorgaben, die die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer, also beispielsweise Sie als Handwerkerin oder Handwerker, bei dem Auftrag erfüllen soll. Es dient sehr oft als Basis für Ausschreibungen bzw. die Einholung von Angeboten.
Auch wenn Ihre potenzielle Kundschaft für das Lastenheft verantwortlich ist, so ist es doch auch gerade für Sie als Auftragnehmerin bzw. Auftragnehmer sehr nützlich und wichtig. Hier sind die Hauptvorteile eines Lastenheftes für Handwerksbetriebe:
Missverständnisse vermeiden
Sie erhalten mit dem Lastenheft gebündelt die Ziele, den Einsatzzweck und Rahmenbedingungen der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers. Das erlaubt Ihnen, sich ein gutes Bild von den Erwartungen zu machen und reduziert oder verhindert Missverständnisse, Fehler und/oder Verzögerungen.
Machbarkeit frühzeitig einschätzen
Sie haben die Möglichkeit, schon vor dem Projektstart oder einer Zusage die Realisierbarkeit zu bewerten und bei Bedarf mit der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber eventuelle Hindernisse zu besprechen. Ebenso können Sie dank des Lastenheftes direkt klären, ob Sie für die Arbeiten überhaupt die richtige Firma sind.
Kosten richtig kalkulieren im Angebot
Die Anforderungen und Wünsche vorab zu kennen, macht es möglich, die zu erwartenden Kosten genau zu berechnen und damit ein Angebot zu unterbreiten, das keine bösen Überraschungen für die Kundschaft oder Sie beinhaltet.
Terminplanung für den Auftrag realistisch aufsetzen
Mithilfe der Spezifikationen aus dem Lastenheft, terminieren Sie den Auftrag bzw. das Projekt realistisch. Als Profi wissen Sie schließlich am besten, welche Arbeiten wie lange dauern. Aus dem Lastenheft leiten Sie die benötigten Leistungen und/oder Lieferungen ab, können Ihre Mitarbeitenden entsprechend einplanen und weitere nötige Vorbereitungen treffen.
Auftragserfüllung überprüfen
Mit einem Lastenheft an der Hand überprüfen Sie ganz einfach, ob Sie alle gewünschten Anforderungen erfüllt haben. Sie können sich also vor der Lieferung bzw. Beendigung der Arbeiten rückversichern, dass Sie an alles gedacht haben und Nachbesserungen vermeiden.
Basis für einen Vertrag
Das Lastenheft ist zusammen mit dem Pflichtenheft (siehe dazu weiter unten) die Grundlage für das Aufsetzen eines Vertrags. Meist werden beide als Anhang dem Vertrag beigefügt.
Je nach Branche und Auftrag kann das Lastenheft inhaltlich variieren. Es haben sich aber einige branchenübergreifenden Standards etabliert. Grundsätzlich ist das Lastenheft darauf ausgelegt das Was? und das Wofür? des geplanten Auftrags zu beantworten.
Aus Sicht der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers, z. B. eines Maler-, Elektro- oder eines anderen Fachbetriebs, sollte das Lastenheft die Kriterien und Anforderungen enthalten, die für sie bzw. ihn wichtig und notwendig sind. Daher lautet der Grundsatz bei der Erstellung eines Lastenheftes: „So offen und wenig wie möglich und so viel und genau wie nötig.”
Projekt- und Zielbeschreibung
Zunächst wird das Projekt beschrieben. Dazu gehört in erster Linie der Ist-Zustand, also welches Problem oder welcher Bedarf vorliegt. Danach geht die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber auf die Ziele ein, sprich auf den Soll-Zustand mit dem gewünschten Endergebnis oder -produkt und dem Nutzen. Meistens ergeben sich hier bereits die Anforderungen an die technischen Funktionalitäten (vgl. nächsten Punkt).
Technische bzw. funktionale Anforderungen
Sind die Ziele und der Einsatzzweck einmal geklärt, folgen die detaillierte Beschaffenheit des Ergebnisses, die technischen Merkmale und Funktionalitäten:
- Was muss, wie konstruiert, installiert u. Ä. sein?
- Welche Funktionen soll die Lösung technisch gesehen erfüllen?
Rahmenbedingungen und nicht-funktionale Anforderungen
Alle weiteren Vorgaben oder Anforderungen, die nicht direkt mit dem Nutzen bzw. der Funktionalität zu tun haben, aber dennoch unerlässlich sind, werden ebenfalls ergänzt. Beispielsweise:
- gesetzliche Vorgaben
- Angaben zum Platz- bzw. Raumangebot
- Wünsche zum Design
- besondere Anforderungen an die Auftragnehmerin bzw. den Auftragnehmer wie Zertifikate oder bestimmte Referenzen usw.
Formale Vorgaben bzw. vertragliche Konditionen
Darunter fallen alle Bedingungen, wie sie Handwerksbetriebe auch unabhängig von einem Lastenheft mit der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber kennen:
- Lieferumfang
- Termin der Fertigstellung bzw. Liefertermin
- Detaillierte Zeitpläne mit gewünschten Zwischenlösungen (Meilensteine)
- Budgetvorgaben bzw. Kostenrahmen
- Zahlungsbedingungen
- Abnahmekriterien
Es bietet sich an, eine Vorlage für das Lastenheft zu erstellen, die Sie mit der Kundschaft durchgehen oder ihr zum Ausfüllen übergeben. Denn häufig, besonders bei Privathaushalten, legt die potenzielle Kundschaft kein Lastenheft vor, auch wenn es per Definition ihre Aufgabe ist. So geht’s:
- Verwenden Sie ein Textverarbeitungsprogramm wie MS Word. Achten Sie nur darauf, dass Sie das fertige Lastenheft mit den individuellen Angaben Ihrer Kundschaft so abspeichern, dass es unveränderlich ist, um den sogenannten GoBD-Richtlinien zu entsprechen.
- Legen Sie nun die Gliederung des Dokumentes fest. Hier finden Sie ein Beispiel für den Aufbau Ihres Lastenheftes als Checkliste:
- Besprechen Sie anhand Ihrer Vorlage oder der obigen Checkliste den Auftrag mit der Kundschaft. Alternativ leiten Sie diese weiter.
- Formulieren Sie die Anforderungen aus oder bitten Sie die Auftraggeberin bzw. den Auftraggeber in Ruhe nochmal alles zu überlegen und die Vorlage auszufüllen.
Das Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft. Es gibt vor, wie die Anforderungen und Wünsche aus dem Lastenheft der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers umgesetzt werden. Mit anderen Worten: Es ist der konkrete und fachkompetente Lösungsvorschlag der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers, z. B. eines Elektro-, Maler-, Sanierungs- oder Heiz- und Sanitär-Fachbetriebs. Im Pflichtenheft werden die Fragen Wie? und Womit? im Zusammenhang eines Auftrags beantwortet.
- Nehmen Sie sich genügend Zeit, besonders dann, wenn Sie auch das Ausformulieren für Ihre Kundschaft übernehmen. Haben Sie aber einmal eine Vorlage erstellt und getestet, können Sie sie immer wieder einsetzen.
- Achten Sie auf eine eindeutige und klare Sprache. Erstellen Sie bei Bedarf Worterklärungen in einem Glossar. Beachten Sie auch, dass das Wort „muss” einer Verbindlichkeit und das Wort „kann” einer optionalen Vorgabe gleichkommen.
- Legen Sie Ihre Vorlage zentral ab, so dass Sie sie bei jedem neuen Auftrag schnell griffbereit haben.
Mit der Meisterwerk App können Sie genau das und noch viel mehr: Erstellen Sie eigene Vorlagen, lassen Sie sie digital unterschreiben und verknüpfen Sie sie zu Ihrem aktuellen Auftrag, so dass Sie und Ihre Mitarbeitende alle Informationen zentral in der Webanwendung und App finden.
Diese Frage stellt sich besonders in den Branchen, in denen die genauen Anforderungen und Spezifikationen schwer oder gar nicht vor Projektstart abzusehen sind. Typisches Beispiel ist die Softwareentwicklung. Welche Funktionalitäten, wie nötig sein werden, stellt sich meist erst in der Nutzung heraus. Deshalb geht man hier heutzutage in Teilschritten vor (agil) und leitet die nötigen Anforderungen nach und nach ab.
Bei den meisten handwerklichen Aufträgen dagegen ist das Lastenheft durchaus noch zeitgemäß. Das liegt hauptsächlich daran, dass sich in diesem Bereich sehr viele Standards durchgesetzt haben, es aber auch viele bautechnische oder gesetzliche Vorgaben gibt, an denen kein Weg vorbeigeht. Gleichzeitig sind die Ziele, Funktionalitäten und Nutzungsarten sehr klar definiert, z. B. Fliesen im Bad oder in der Küche dienen dazu, die Wände vor Nässe zu schützen, die Reinigungsarbeiten für ein Geschäft sollen die Auslagen und Böden säubern usw.
Das Lastenheft ist im Handwerk wie in vielen anderen Branchen ein nützliches Hilfsmittel, um die Anforderungen sowie Wünsche der Kundschaft zu verstehen. Es hilft dabei, den Auftrag richtig zu kalkulieren und zu planen. Außerdem ist es die Basis für vertragliche Vereinbarungen, auf die sich im Streitfall beide berufen können. Handwerksbetriebe sind gut beraten, ihrer potenziellen Kundschaft ein Lastenheft nahezulegen. Vielfach werden letztere kein Lastenheft führen. Dann empfiehlt es sich, einen Vorlage zu erstellen und ihnen diese zur Verfügung zu stellen.
