Bei einer Betriebsprüfung überprüfen Finanzbehörden steuerliche und wirtschaftliche Belange eines Unternehmens. So will die Behörde feststellen, ob Ihr Handwerksbetrieb seine steuerlichen Pflichten erfüllt und alle Ihre Angaben in der Steuererklärung korrekt sind. 

Oder ob jemand versucht, Steuern zu vermeiden oder zu hinterziehen.

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Es gibt verschiedene Betriebsprüfungen, die verschiedene Bereiche abdecken. Zum Beispiel die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer oder die Lohnsteuer. Betriebsprüfungen führen meist Finanzämter durch. Aber auch die Bundeszollverwaltung oder die Deutsche Rentenversicherung. Letztere prüft, ob Sie Sozialabgaben korrekt zahlen. 

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Die häufigste Art der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung, die Ihr zuständiges Finanzamt durchführt. 

Der Begriff bedeutet, dass die Behörde bei der Betriebsprüfung digitale Technologien einsetzt. Indem sie zum Beispiel auf steuerrelevante Belege auf elektronischem Weg zugreift. Digitale Betriebsprüfungen gestalten die Sache für alle Beteiligten effizienter. Vorausgesetzt, der Handwerksbetrieb ist darauf vorbereitet und kann die Unterlagen elektronisch bereitstellen. 

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• Bilanzen
• Belege für Einnahmen und Ausgaben
• Kontenübersichten
• Nachweise zur Steuerminderung
• Fahrtenbücher
• Bewirtungsbelege
• Darlehensverträge
• Lohnkonten
• etc.

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Die Liste ist nicht vollständig und hängt immer von der Art der Prüfung und den Anforderungen Ihres Finanzamts ab. 

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Hier am Beispiel einer Außenprüfung:

• Das Finanzamt kündigt die Betriebsprüfung mindestens zwei Wochen vorher an. 
• Sie und Ihr Steuerbüro bereiten in der Zwischenzeit alle Unterlagen vor. Führen Sie Ihre Buchhaltung digital durch, geht das mit wenigen Klicks. 
• Benennen Sie eine Person, die der Prüferin oder dem Prüfer als Ansprechperson zur Verfügung steht. Das können Sie selbst sein, jemand aus der Buchhaltung oder auch Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater. 
• In der Anfangsbesprechung erklärt die Prüfperson ihr Vorgehen. Auch erste Fragen werden hier schon gestellt.
• Die Prüfung selbst findet dann in Ihrem Betrieb statt. Eignen sich Ihre Räume nicht oder sind alle Unterlagen im Steuerbüro, dann kann die Prüfung auch dort stattfinden. Wenn Sie keine Steuerberaterin bzw. keinen Steuerberater haben oder die Kosten für die Prüfung im Steuerbüro zu hoch sind: Dann können Sie beantragen, dass die Betriebsprüfung direkt im Finanzamt stattfindet. 
• Nach erfolgter Prüfung gibt es ein Schlussgespräch, in dem aufgetauchte Ungereimtheiten und Nachzahlungen besprochen werden.

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Grundsätzlich muss jeder Betrieb mit einer Betriebsprüfung rechnen – unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße. 

Laut Statistiken findet bei kleineren Betrieben alle 20 bis 30 Jahre eine Betriebsprüfung statt. Im Jahr 2021 haben die Finanzämter in Deutschland etwa 1,8 Prozent aller Unternehmen überprüft.

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Wer dann schlussendlich geprüft wird, das kann keine Statistik vorhersehen. Eines ist aber klar: Wenn es in Ihrer Steuererklärung Ungereimtheiten gibt, dann wird das Finanzamt misstrauisch. Negativ fällt dem Finanzamt zum Beispiel auf, wenn Sie regelmäßig Fristen verstreichen lassen oder wenn Ihre Gewinne stark schwanken. Gute Vorbereitung ist also nicht nur für die Betriebsprüfung wichtig, sondern in allen finanziellen Belangen. 

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Gute Vorbereitung ist wichtig

• Achten Sie auf eine GoBD-konforme Buchführung. Rechnungen als Word- oder Excel-Dokument sind nicht GoBD-konform! Solch ein formaler Fehler fällt bei der Betriebsprüfung direkt negativ auf. Nutzen Sie Buchführungsprogramme, die Rechnungen, Angebote und Belege unveränderbar (= manipulationssicher) speichern. 
• Denken Sie daran, eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. In dieser führen Sie all Ihre Prozesse zur elektronischen Buchführung und zum Belegwesen auf. 
• Führen Sie Ihre Buchhaltung sorgfältig, systematisch, nachvollziehbar und behalten Sie alle Vorgaben im Blick! Steuerlich relevante Unterlagen sollten jederzeit griffbereit sein. some text
  • Tipp: Digitale Programme wie die Meisterwerk App helfen Ihnen bei der Organisation Ihrer Dokumente, beim Informationsaustausch zwischen Büro und Mitarbeitenden sowie der Einsatz- und Aufgabenplanung. 
• Kontrollieren Sie Ihre eigenen internen Prozesse regelmäßig und hinterfragen Sie, ob alles noch organisiert und effizient abläuft. 
• Lassen Sie sich durch ein Steuerbüro entlasten. Steuerberaterinnen und Steuerberater nehmen Ihnen nicht nur buchhalterische und steuerliche Aufgaben ab, sondern beraten Sie auch in allen Punkten.
• Denken Sie daran: Die Prüferin oder der Prüfer macht auch nur ihren bzw. seinen Job. Verhalten Sie sich höflich und kooperativ. 
• Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf die Prüfung vor und machen Sie Ihnen klar: Die Belegschaft sollte nicht mit der Prüferin oder dem Prüfer plaudern. Small Talk ist in Ordnung. Mehr jedoch nicht. Alle weiteren Auskünfte fallen ins Aufgabenfeld der extra benannten Ansprechperson.

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Wenn Sie Ihre Buchhaltung korrekt, nachvollziehbar und systematisch erledigen, müssen Ihnen vor einer Betriebsprüfung nicht die Knie schlackern. Je systematischer und organisierter Sie vorgehen, desto weniger Aufwand macht Ihnen die Vorbereitung der Prüfung. Digitale Programme sind besonders hilfreich für alle Beteiligten: Die relevanten Dokumente sind in wenigen Klicks da. 

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