So starten Handwerksbetriebe gut vorbereitet in die Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung überprüfen Finanzbehörden steuerliche und wirtschaftliche Belange eines Unternehmens. So will die Behörde feststellen, ob dein Handwerksbetrieb seine steuerlichen Pflichten erfüllt und alle deine Angaben in der Steuererklärung korrekt sind. Oder ob jemand versucht, Steuern zu vermeiden oder zu hinterziehen.

Es gibt verschiedene Betriebsprüfungen, die verschiedene Bereiche abdecken. Zum Beispiel die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer oder die Lohnsteuer. Betriebsprüfungen führen meist Finanzämter durch. Aber auch die Bundeszollverwaltung oder die Deutsche Rentenversicherung. Letztere prüft, ob du Sozialabgaben korrekt zahlst. 

Die häufigste Art der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung, die dein zuständiges Finanzamt durchführt. 

Der Begriff bedeutet, dass die Behörde bei der Betriebsprüfung digitale Technologien einsetzt. Indem sie zum Beispiel auf steuerrelevante Belege auf elektronischem Weg zugreift. Digitale Betriebsprüfungen gestalten die Sache für alle Beteiligten effizienter. Vorausgesetzt, der Handwerksbetrieb ist darauf vorbereitet und kann die Unterlagen elektronisch bereitstellen. 

• Bilanzen
• Belege für Einnahmen und Ausgaben
• Kontenübersichten
• Nachweise zur Steuerminderung
• Fahrtenbücher
• Bewirtungsbelege
• Darlehensverträge
• Lohnkonten
• etc.

‍Die Liste ist nicht vollständig und hängt immer von der Art der Prüfung und den Anforderungen deines Finanzamts ab. 

Hier am Beispiel einer Außenprüfung:

• Das Finanzamt kündigt die Betriebsprüfung mindestens zwei Wochen vorher an. 
• Du und dein Steuerbüro bereiten in der Zwischenzeit alle Unterlagen vor. Führst du deine Buchhaltung digital durch, geht das mit wenigen Klicks. 
• Benenne eine Person, die der Prüferin oder dem Prüfer als Ansprechperson zur Verfügung steht. Das kannst du selbst sein, jemand aus der Buchhaltung oder auch deine Steuerberaterin oder dein  Steuerberater. 
• In der Anfangsbesprechung erklärt die Prüfperson ihr Vorgehen. Auch erste Fragen werden hier schon gestellt.
• Die Prüfung selbst findet dann in deinem Betrieb statt. Eignen sich deine Räume nicht oder sind alle Unterlagen im Steuerbüro, dann kann die Prüfung auch dort stattfinden. Wenn du keine Steuerberaterin bzw. keinen Steuerberater hast oder die Kosten für die Prüfung im Steuerbüro zu hoch sind: Dann kannst du beantragen, dass die Betriebsprüfung direkt im Finanzamt stattfindet. 
• Nach erfolgter Prüfung gibt es ein Schlussgespräch, in dem aufgetauchte Ungereimtheiten und Nachzahlungen besprochen werden.

Grundsätzlich muss jeder Betrieb mit einer Betriebsprüfung rechnen – unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße. 

Laut Statistiken findet bei kleineren Betrieben alle 20 bis 30 Jahre eine Betriebsprüfung statt. Im Jahr 2021 haben die Finanzämter in Deutschland etwa 1,8 Prozent aller Unternehmen überprüft.

Wer dann schlussendlich geprüft wird, das kann keine Statistik vorhersehen. Eines ist aber klar: Wenn es in deiner Steuererklärung Ungereimtheiten gibt, dann wird das Finanzamt misstrauisch. Negativ fällt dem Finanzamt zum Beispiel auf, wenn du regelmäßig Fristen verstreichen lässt oder wenn deine Gewinne stark schwanken. Gute Vorbereitung ist also nicht nur für die Betriebsprüfung wichtig, sondern in allen finanziellen Belangen. 

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Gute Vorbereitung ist wichtig

• Achte auf eine GoBD-konforme Buchführung. Rechnungen als Word- oder Excel-Dokument sind nicht GoBD-konform! Solch ein formaler Fehler fällt bei der Betriebsprüfung direkt negativ auf. Nutze Buchführungsprogramme, die Rechnungen, Angebote und Belege unveränderbar (= manipulationssicher) speichern. 
• Denke daran, eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. In dieser führst du all deine Prozesse zur elektronischen Buchführung und zum Belegwesen auf. 
• Führe deine Buchhaltung sorgfältig, systematisch, nachvollziehbar und behalte alle Vorgaben im Blick! Steuerlich relevante Unterlagen sollten jederzeit griffbereit sein. 
  
  

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• Kontrolliere deine eigenen internen Prozesse regelmäßig und hinterfrage, ob alles noch organisiert und effizient abläuft. 
• Lass dich durch ein Steuerbüro entlasten. Steuerberaterinnen und Steuerberater nehmen dir nicht nur buchhalterische und steuerliche Aufgaben ab, sondern beraten dich auch in allen Punkten.
• Denke daran: Die Prüferin oder der Prüfer macht auch nur ihren bzw. seinen Job. Verhalte dich höflich und kooperativ. 
• Bereite deine Mitarbeitenden auf die Prüfung vor und mache ihnen klar: Die Belegschaft sollte nicht mit der Prüferin oder dem Prüfer plaudern. Small Talk ist in Ordnung. Mehr jedoch nicht. Alle weiteren Auskünfte fallen ins Aufgabenfeld der extra benannten Ansprechperson.‍

Wenn du deine Buchhaltung korrekt, nachvollziehbar und systematisch erledigst, muss dir vor einer Betriebsprüfung nicht die Knie schlackern. Je systematischer und organisierter du vorgehst, desto weniger Aufwand macht dir die Vorbereitung der Prüfung. Digitale Programme sind besonders hilfreich für alle Beteiligten: Die relevanten Dokumente sind in wenigen Klicks da. 

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