Häufige Fragen und Antworten zur GoBD

Wofür steht die Abkürzung GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form".

Für wen gilt die GoBD?

Die GoBD gilt grundsätzlich für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, die ihre Buchführung mit einer Software abwickeln. Aber auch Selbstständige und Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer  sind GoBD-pflichtig, wenn sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden.‍

Was bedeutet GoBD-konform?

Zur GoBD gehören verschiedene Anforderungen, die der Geschäftsführende bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente erfüllen muss. Das sind: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Richtigkeit. 

Was muss gemäß der GoBD aufbewahrt werden?

Die GoBD gilt für alle Daten, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören unter anderem Inventare, Bücher, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, Aufzeichnungen und Buchungsbelege.  

Die digitale Buchführung vereinfacht interne Prozesse. Allerdings gilt: Wer eine Software zur Verarbeitung der Geschäftsdaten nutzt, muss die Anforderungen der GoBD erfüllen. Wir erklären, was du dabei beachten musst.

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GoBD im Handwerk – was bedeutet das?

GoBD, das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Der Hintergrund: Immer mehr Unternehmen wickeln ihre Prozesse weitestgehend digital ab und setzen beispielsweise auf ein papierloses Büro und digitale Formulare. Das Ziel: Geschäftsereignisse übersichtlich und nachvollziehbar aufzeichnen – auch digital. Für die korrekte Ausführung der GoBD ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Das gilt auch, wenn Arbeiten wie die Buchführung an Dritte ausgelagert werden. In jedem Fall ist also der Geschäftsführende verantwortlich, wenn es um das Einhalten der GoBD geht. 

Welche Dokumente betrifft die GoBD?

Die GoBD betrifft alle Dokumente, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören nach § 147 Abs. 1 AO:

  • Bücher
  • Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Buchungsbelege
Wichtig:
Auch eingehende Belege wie Geschäftsbriefe oder Eingangsrechnungen sind für die GoBD relevant. Der Prüfende muss in der Lage sein, sich innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen. Zu den steuerlich relevanten Unterlagen gehören:

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  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kostenrechnung
  • Bankkonten
  • Anlagenbuchhaltung
  • Buchungsbelege
  • Daten aus Kassensystemen2

GoBD-konformes Arbeiten – die Anforderungen

Die GoBD stellt sechs allgemeine Anforderungen an Unternehmen. Sie setzen den Rahmen für GoBD-konformes Arbeiten. 

Nachvollziehbar:
Jede Buchung muss einem Beleg zuzuordnen sein. Entstehung und Abwicklung sind dann lückenlos nachzuverfolgen.

Vollständig:
Alle Geschäftsvorfälle sind komplett und lückenlos aufgezeichnet.

Richtig:
Alle Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß dokumentiert.

Zeitnah:
Bareinnahmen und Kassenbuchungen müssen täglich gebucht werden. Andere Belege müssen bis zehn Tage nach Eingang gebucht und archiviert werden.

Geordnet:
Ihr Ordnungssystem muss von einem Prüfer einfach nachvollziehbar sein.

Unveränderlich:
Dokumente müssen unveränderbar und im Original gespeichert werden. Hier spricht man auch von revisionssicher. Werden trotzdem Änderungen am Dokument vorgenommen, müssen diese lückenlos protokolliert werden. 3

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Sechs Grundanforderungen gibt die GoBD Unternehmerinnen und Unternehmern vor.

Sechs Grundanforderungen gibt die GoBD Unternehmerinnen und Unternehmern vor.

‍Verfahrensdokumentation nach GoBD

Damit die Person, die deine Buchhaltung prüft, alle Anforderungen nachvollziehen kann, gibt es die sogenannte Verfahrensdokumentation. Diese legt fest wie Daten und Belege erfasst, verbucht, aufbewahrt und “entsorgt” werden sollen. Durch die Verfahrensdokumentation soll sichergestellt werden, dass alle Anforderungen an die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Dein Prüfender muss durch deine Verfahrensdokumentation in kurzer Zeit alle Prozesse und Verfahren nachvollziehen können. 

Bestandteile der Verfahrensdokumentation

Vier Bestandteile gehören zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Jeder Bestandteil umfasst eigene Teilbereiche, die dokumentiert werden müssen. Wichtig: Die Verfahrensdokumentation muss zu jeder Zeit dem aktuellen Stand entsprechen.4‍

Allgemeine Beschreibung

Dokumentiert werden:

  • Rechtliche Rahmenbedingungen
  • Ort der Datenhaltung
  • Outsourcing
  • Aufgaben der Mitarbeiter‍

‍Anwenderdokumentation

Wie werden die eingesetzten EDV- oder IT-Systeme richtig benutzt?

  • Prozessbeschreibung
  • Arbeitsanweisungen
  • Schulung
  • Administration‍

Betriebsdokumentation

Wie wird Ihre IT-Sicherheit sichergestellt?

  • Überwachung des Betriebs
  • Datensicherung
  • Change Management

Technische Systemdokumentation

Mit welchen digitalen Systemen wird gearbeitet?

  • Software
  • Hardware
  • Konfiguration des Systems
  • Schnittstellen
  • Datenschutz
Vier Bereiche sind Teil der Verfahrensdokumentation im Handwerk: die allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die Betriebsdokumentation und die Technische Systemdokumentation.
Vier Bereiche sind Teil der Verfahrensdokumentation im Handwerk: die allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die Betriebsdokumentation und die Technische Systemdokumentation.

GoBD-konforme Rechnungen

Rechnungen müssen nach der GoBD unveränderbar archiviert werden. Word oder Excel bietet diese Funktion nicht. Rechnungen in diesem Format zu versenden, ist also nicht GoBD-konform. Auch die Umwandlung in ein PDF-Format löst dieses Problem nicht. Dazu kommt: Werden Rechnungen auf einem PC gespeichert, der Veränderungen im Dateisystem nicht dokumentiert, sind Probleme vorprogrammiert. 

Am einfachsten löst du dieses Problem mit einer passenden Software, die deine Rechnungen GoBD-konform erstellt und aufbewahrt. Wer seine Rechnungen trotzdem mit Word erstellen möchte, kann das tun: Die entstehenden Dateien müssen aber in ein DMS (Dokumenten-Management-System) überführt werden, das GoBD-konform sein muss.5

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GoBD-konforme Archivierung

Auch für die Archivierung gelten die oben genannten Grundsätze der GoBD. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

  • Alle relevanten Unterlagen müssen in einem Ordnungssystem mit Indexierung aufbewahrt werden.
  • Die Dokumente müssen unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Veränderungen müssen protokolliert werden. 
  • Hard- und Software müssen vor Angriffen geschützt sein.
  • In Datenverarbeitungssystemen erzeugte Dokumente sowie elektronische Handels- und Geschäftsbriefe müssen im Original aufbewahrt werden.6
  • Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist.
  • Dokumente müssen nach der Aufbewahrungspflicht in § 147 acht Jahre lang aufbewahrt werden.

    Dokumente müssen nach der Aufbewahrungspflicht in § 147acht Jahre lang aufbewahrt werden.
Dokumente müssen nach der Aufbewahrungspflicht in § 147 acht Jahre lang aufbewahrt werden.

GoBD-konforme Software

Eine GoBD-konforme Software muss mehrere Ansprüche erfüllen. Der wohl wichtigste: Datenspeicherung auf dedizierten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Datenschutzregeln. Dazu kommen:

Sichere Aufbewahrung:
Dokumente bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.

Unveränderbarkeit:
Dokumente können nicht verändert werden und werden mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.

Unverlierbarkeit:
Durch Berechtigungseinstellungen können Dokumente nicht mehr gelöscht werden.

Vollständigkeit:
Alle Belege zu einem Geschäftsvorfall werden zusammen gespeichert.

Nachvollziehbarkeit:
Alle Verarbeitungen werden lückenlos dokumentiert.

Auffindbarkeit:
Durch Volltextsuche und Drill-Down-Funktion finden Sie jede Information.

Ordnung:
Alle Belege sind systematisch geordnet und auffindbar.

Zeitgerechte Erfassung und Buchung:
Sobald Belege erfasst wurden, gelten sie als gebucht.

Tägliche Kassenführung:
Kassenbewegungen werden sofort die passenden Belege zugeordnet.

Kassensturzfähigkeit:
Der Sollbestand der Kasse ist jederzeit abrufbar.

Maschinelle Auswertbarkeit:
Buchführende erhalten jederzeit Aufschluss über alles, was sie wissen müssen.

Datenzugriff der Finanzbehörde:
Im Falle einer Finanzprüfung erhält das Finanzamt problemlos Zugriff.

Internes Kontrollsystem:
Die Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System dokumentiert werden.

Verfahrensdokumentation:
Alle Prozesse werden dokumentiert. 7

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Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.‍

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