Lastenheft führen – auch für Handwerksbetriebe wichtig

Ein Lastenheft ist eine Art Anforderungskatalog, den die Auftraggeberin oder der Auftraggeber erstellt. Darin enthalten sind alle Anforderungen, Wünsche und Vorgaben, die du als Handwerkerin oder Handwerker bei dem Auftrag erfüllen sollst. Es dient sehr oft als Basis für Ausschreibungen bzw. die Einholung von Angeboten.

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Auch wenn deine potenzielle Kundschaft für das Lastenheft verantwortlich ist, ist es doch auch für dich als Auftragnehmerin bzw. Auftragnehmer sehr nützlich und wichtig. Hier sind die Hauptvorteile eines Lastenhefts für Handwerksbetriebe:

Missverständnisse vermeiden

Du erhältst mit dem Lastenheft gebündelt die Ziele, den Einsatzzweck und die Rahmenbedingungen der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers. Das erlaubt dir, dir ein gutes Bild von den Erwartungen zu machen und reduziert oder verhindert Missverständnisse, Fehler und/oder Verzögerungen.

Machbarkeit frühzeitig einschätzen

Du hast die Möglichkeit, schon vor dem Projektstart oder einer Zusage die Realisierbarkeit zu bewerten und bei Bedarf mit der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber eventuelle Hindernisse zu besprechen. Ebenso kannst du dank des Lastenheftes direkt klären, ob du für die Arbeiten überhaupt die richtige Firma bist.

Kosten richtig kalkulieren im Angebot

Die Anforderungen und Wünsche vorab zu kennen, macht es möglich, die zu erwartenden Kosten genau zu berechnen und damit ein Angebot zu unterbreiten, das keine bösen Überraschungen für die Kundschaft oder Sie beinhaltet.‍

Terminplanung für den Auftrag realistisch aufsetzen

Mithilfe der Spezifikationen aus dem Lastenheft terminierst du den Auftrag bzw. das Projekt realistisch. Als Profi weißt du schließlich am besten, welche Arbeiten wie lange dauern. Aus dem Lastenheft leitest du die benötigten Leistungen und/oder Lieferungen ab, kannst deine Mitarbeitenden entsprechend einplanen und weitere nötige Vorbereitungen treffen.

Wie du einen Terminplan richtig aufstellst und wie die Meisterwerk App dabei viel Zeit erspart, liest du hier.

Auftragserfüllung überprüfen

Mit einem Lastenheft an der Hand überprüfst du ganz einfach, ob du alle gewünschten Anforderungen erfüllt hast. Du kannst dich also vor der Lieferung bzw. Beendigung der Arbeiten rückversichern, dass du an alles gedacht hast und Nachbesserungen vermeidest.

Basis für einen Vertrag

Das Lastenheft ist zusammen mit dem Pflichtenheft (siehe dazu weiter unten) die Grundlage für das Aufsetzen eines Vertrags. Meist werden beide als Anhang dem Vertrag beigefügt.

Je nach Branche und Auftrag kann das Lastenheft inhaltlich variieren. Es haben sich aber einige branchenübergreifenden Standards etabliert. Grundsätzlich ist das Lastenheft darauf ausgelegt das Was? und das Wofür? des geplanten Auftrags zu beantworten. 

Aus Sicht der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers, z. B. eines Maler-, Elektro- oder eines anderen Fachbetriebs, sollte das Lastenheft die Kriterien und Anforderungen enthalten, die für sie bzw. ihn wichtig und notwendig sind. Daher lautet der Grundsatz bei der Erstellung eines Lastenheftes: „So offen und wenig wie möglich und so viel und genau wie nötig.”

Projekt- und Zielbeschreibung

Zunächst wird das Projekt beschrieben. Dazu gehört in erster Linie der Ist-Zustand, also welches Problem oder welcher Bedarf vorliegt. Danach geht die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber auf die Ziele ein, sprich auf den Soll-Zustand mit dem gewünschten Endergebnis oder -produkt und dem Nutzen. Meistens ergeben sich hier bereits die Anforderungen an die technischen Funktionalitäten (vgl. nächsten Punkt).

Technische bzw. funktionale Anforderungen

Sind die Ziele und der Einsatzzweck einmal geklärt, folgen die detaillierte Beschaffenheit des Ergebnisses, die technischen Merkmale und Funktionalitäten:

• Was muss, wie konstruiert, installiert u. Ä. sein? 
• Welche Funktionen soll die Lösung technisch gesehen erfüllen?

Rahmenbedingungen und nicht-funktionale Anforderungen

Alle weiteren Vorgaben oder Anforderungen, die nicht direkt mit dem Nutzen bzw. der Funktionalität zu tun haben, aber dennoch unerlässlich sind, werden ebenfalls ergänzt. Beispielsweise:

• gesetzliche Vorgaben
• Angaben zum Platz- bzw. Raumangebot
• Wünsche zum Design
• besondere Anforderungen an die Auftragnehmerin bzw. den Auftragnehmer wie Zertifikate oder bestimmte Referenzen usw.

Formale Vorgaben bzw. vertragliche Konditionen

Darunter fallen alle Bedingungen, wie sie Handwerksbetriebe auch unabhängig von einem Lastenheft mit der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber kennen:

• Lieferumfang
• Termin der Fertigstellung bzw. Liefertermin
• Detaillierte Zeitpläne mit gewünschten Zwischenlösungen (Meilensteine)
• Budgetvorgaben bzw. Kostenrahmen
• Zahlungsbedingungen
• Abnahmekriterien

1. Verwende ein Textverarbeitungsprogramm wie MS Word. Achte nur darauf, dass du das fertige Lastenheft mit den individuellen Angaben deiner Kundschaft so abspeicherst, dass es unveränderlich ist, um den sogenannten GoBD-Richtlinien zu entsprechen.

‍Mehr Informationen zur GoBD-konformen Erstellung und Verwaltung von Dokumenten im Handwerk findest du hier.

2. Lege nun die Gliederung des Dokumentes fest. Hier findest du ein Beispiel für den Aufbau deines Lastenheftes als Checkliste:
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3. Bespreche anhand deiner Vorlage oder der obigen Checkliste den Auftrag mit der Kundschaft. Alternativ leite diese weiter.
   
   
4. Formuliere die Anforderungen aus oder bitte die Auftraggeberin bzw. den Auftraggeber in Ruhe nochmal alles zu überlegen und die Vorlage auszufüllen.

Das Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft. Es gibt vor, wie die Anforderungen und Wünsche aus dem Lastenheft der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers umgesetzt werden. Mit anderen Worten: Es ist der konkrete und fachkompetente Lösungsvorschlag der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers, z. B. eines Elektro-, Maler-, Sanierungs- oder Heiz- und Sanitär-Fachbetriebs. Im Pflichtenheft werden die Fragen Wie? und Womit? im Zusammenhang eines Auftrags beantwortet.
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1. Nimm dir genügend Zeit, besonders dann, wenn du auch das Ausformulieren für deine Kundschaft übernimmst. Hast du einmal eine Vorlage erstellt und getestet, kannst du sie immer wieder einsetzen.
2. Achte auf eine eindeutige und klare Sprache. Erstelle bei Bedarf Worterklärungen in einem Glossar. Beachte auch, dass das Wort „muss” einer Verbindlichkeit und das Wort „kann” einer optionalen Vorgabe gleichkommt.
3. Lege deine Vorlage zentral ab, sodass du sie bei jedem neuen Auftrag schnell griffbereit hast.
4. Mit der Meisterwerk App kannst du genau das und noch viel mehr: Erstelle eigene Vorlagen, lasse sie digital unterschreiben und verknüpfe sie mit deinem aktuellen Auftrag, sodass du und deine Mitarbeitenden alle Informationen zentral in der Webanwendung und App finden.

Diese Frage stellt sich besonders in den Branchen, in denen die genauen Anforderungen und Spezifikationen schwer oder gar nicht vor Projektstart abzusehen sind. Typisches Beispiel ist die Softwareentwicklung. Welche Funktionalitäten, wie nötig sein werden, stellt sich meist erst in der Nutzung heraus. Deshalb geht man hier heutzutage in Teilschritten vor (agil) und leitet die nötigen Anforderungen nach und nach ab.

Bei den meisten handwerklichen Aufträgen dagegen ist das Lastenheft durchaus noch zeitgemäß. Das liegt hauptsächlich daran, dass sich in diesem Bereich sehr viele Standards durchgesetzt haben, es aber auch viele bautechnische oder gesetzliche Vorgaben gibt, an denen kein Weg vorbeigeht. Gleichzeitig sind die Ziele, Funktionalitäten und Nutzungsarten sehr klar definiert, z. B. Fliesen im Bad oder in der Küche dienen dazu, die Wände vor Nässe zu schützen, die Reinigungsarbeiten für ein Geschäft sollen die Auslagen und Böden säubern usw.

‍Das Lastenheft: ein nützliches Werkzeug für die reibungslose Auftragsausführung

Das Lastenheft ist im Handwerk wie in vielen anderen Branchen ein nützliches Hilfsmittel, um die Anforderungen sowie Wünsche der Kundschaft zu verstehen. Es hilft dabei, den Auftrag richtig zu kalkulieren und zu planen. Außerdem ist es die Basis für vertragliche Vereinbarungen, auf die sich im Streitfall beide berufen können. Handwerksbetriebe sind gut beraten, ihrer potenziellen Kundschaft ein Lastenheft nahezulegen. Vielfach werden letztere kein Lastenheft führen. Dann empfiehlt es sich, einen Vorlage zu erstellen und ihnen diese zur Verfügung zu stellen.