Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was ist die Terminplanung?
- 5 Gründe für die Terminplanung im Handwerksbetrieb
- In 5 Schritten Aufträge bzw. Termine richtig planen
- Digitale Terminplanung mit der Meisterwerk App: schneller terminieren, immer alles überblicken
- Mit der Terminplanung den ganzen Betrieb auf Erfolgskurs bringen
Definition: Was ist die Terminplanung?
Die Terminplanung ist der Vorgang, bei dem man einen Zeitplan für eine Aktivität, z. B. für einen Auftrag oder ein Projekt anlegt, also Start, Dauer und Ende. Dieser Zeitplan ist gleichzeitig ein Ablaufplan. Er umfasst die Einzelschritte des Vorhabens, für die in der Regel auch Personal und verschiedene Hilfsmittel, wie Werkzeuge u. Ä. mitgeplant werden müssen.
Die Terminplanung ist die Basis für ein erfolgreiches Geschäft mit zufriedener Kundschaft sowie Belegschaft und hier sind die fünf Gründe dafür.
- Kosteneffiziente und pünktliche Auftragsausführung
Mithilfe der Terminplanung stellst du sicher, Aufträge innerhalb des Budgets und im vereinbarten Zeitraum auszuführen. Denn du hast einen Zeitplan mit einem klaren Vorgehen und nutzt dadurch deine Arbeitszeit effizient. So kann es dir zum Beispiel nicht passieren, dass du ein zweites Mal für dieselbe Arbeit zur Kundschaft fahren musst, weil du nicht daran gedacht hast, dass du für die Arbeiten ein Spezialwerkzeug benötigst.
Tipp: Wie du in 5 Schritten einen Auftrag richtig terminierst, liest du im nächsten Abschnitt.
- Realistische Zeiteinschätzung
Mithilfe der Terminplanung bist du in der Lage, deiner Kundschaft einen realistischen bzw. tragfähigen Zeitplan vorzulegen. Denn du weißt ganz genau, welche Arbeiten anstehen und wie lange sie voraussichtlich dauern werden.
Tipp: Denk unbedingt daran, Puffer für Ungeplantes in deinen Zeitplan einzubauen – zum Beispiel, weil Materialien nicht auf Lager sein könnten oder Mitarbeitende krank werden können.
- Ausgewogene Einsatzplanung
Du weißt immer, wer für welchen Auftrag eingeplant ist, und vermeidest Leerzeiten oder Überschneidungen in der Einsatzplanung. Denn zur perfekten Terminplanung im Handwerk gehört es auch, den Personalbedarf für den Auftrag vorab zu klären.
Tipp: Nutze dafür am besten einen digitalen Terminplaner für Handwerkerinnen und Handwerker – wie die Meisterwerk App, mit der du ganz einfach Aufträge Mitarbeitenden zuweisen und sie direkt darüber informieren kannst.
- Bessere Zusammenarbeit im Betrieb
Du reduzierst Unstimmigkeiten, Frust und unnötige Rückfragen im Büro. Denn mithilfe der Terminplanung gelingt dir die perfekte Auslastung. Alle Mitarbeitenden sind eingeplant und wissen daher rechtzeitig, welche Aufgabe als Nächstes ansteht.
Tipp: Idealerweise informierst du bei Planänderungen alle betroffenen Mitarbeitenden gleichzeitig. Damit du dafür keine Chat-Gruppen oder Ähnliches erstellen musst, gibt es praktische digitale Werkzeuge, die Termine und Kommunikation in sich vereinen – wie die Meisterwerk App.
- Bessere Risikoeinschätzung
Mit einem Terminplan erkennst du früh mögliche Probleme im Auftrag und kannst so rechtzeitig eingreifen. Wenn beispielsweise eine Aufgabe nicht nach Plan erledigt wurde, weißt du sofort, wo es als Nächstes stocken könnte. Das ist besonders dann hilfreich, wenn du deshalb vereinbarte Termine mit der Kundschaft verschieben musst. Und du weißt ja: Deine Kundinnen und Kunden werden es dir danken, wenn du nicht erst im letzten Moment Bescheid gibst.
Tipp: Nutze am besten digitale Terminplaner, mit denen du Änderungen flexibel vornehmen kannst – ganz ohne den gesamten Plan neu erstellen zu müssen, wie es bei Plantafeln oder Papierausdrucken oft nötig ist.
- Einzelaufgaben des Auftrags festlegen
Auch wenn du die Arbeiten schon x-mal ausgeführt hast: Jeder Auftrag ist doch ein bisschen anders – und gerade deshalb vergisst man oft einen wichtigen Zwischenschritt. Notiere dir deshalb zuerst alle Einzelaufgaben, die nötig sind, um den Auftrag erfolgreich umzusetzen, z. B. Termin vereinbaren, ausmessen, Gerät ausleihen, Genehmigung einholen usw.
Mehr über die richtige Auftragsplanung und Projektmanagement im Handwerk inkl. Gratis-Vorlage „Auftragsplanung” findest du hier. - Reihenfolge der Einzelarbeiten definieren
Entscheide nun, welche Aufgabe (siehe Nr. 2) du als erstes erledigen musst. Aufgaben zu priorisieren ist gerade im Handwerk wichtig, weil viele Arbeitsschritte aufeinander aufbauen – es gibt also Abhängigkeiten. Beispiel: Du kannst das Parkett erst verlegen, nachdem die Fußbodenheizung installiert wurde. Berücksichtige in deiner Terminplanung unbedingt auch Arbeiten, für die eventuell andere Betriebe zuständig sind und von denen deine Arbeit abhängt. - Personal-, Material- und weiteren Bedarf einschätzen
Du hast nun alle Aufgaben definiert und die Arbeitsschritte festgelegt. Überlege dir jetzt, was du jeweils für die Ausführung brauchst:
- Welche und wie viele Mitarbeitenden?
- Welches Material ggf.?
- Welches Spezialwerkzeug ggf.?
- Einsatzfahrzeug: ja, ggf. welches? usw.
- Zeitaufwand kalkulieren:
Wie viel Zeit brauchst du für jede Aufgabe bzw. jeden Zwischenschritt? Schätze den Aufwand realistisch ein. Plane unbedingt Puffer ein – zum Beispiel ein paar zusätzliche Stunden oder sogar Tage. So hast du genug Spielraum, um auf Unvorhergesehenes wie Krankheit oder Terminverschiebungen zu reagieren und trotzdem im Zeitplan zu bleiben. - Zeitplan erstellen:
Übertrage nun die Aufgaben (siehe Nr. 1) in der richtigen Reihenfolge (siehe Nr. 2), mit dem geschätzten Zeitaufwand (siehe Nr. 3) und den nötigen Ressourcen (siehe Nr. 4) auf eine Zeitleiste oder direkt in deinen Kalender. So kannst du genau abschätzen, wann das Projekt frühestmöglich starten kann und wann es voraussichtlich abgeschlossen ist. Hast du mit der Kundschaft noch keinen Starttermin vereinbart, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Sollte der erste mögliche Termin später liegen als geplant, verschiebe alle weiteren Termine entsprechend nach hinten.
Digitale Tools wie die Meisterwerk App unterstützt dich dabei, die Terminplanung mit so wenig Aufwand wie möglich durchzuführen und damit wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Hier sind fünf Gründe, die für die digitale Terminverwaltung mit der Meisterwerk App sprechen:
1. Alle Aufträge und weitere Termine gleichzeitig im Blick behalten
Mit der Meisterwerk App legst du Zeitpläne für mehrere Aufträge an, ohne den Überblick zu verlieren, dank der klaren, kalendarischen Darstellung. Zusätzlich kannst du betriebsrelevante Fristen und Termine wie Umsatzsteuervoranmeldungen, Urlaubszeiten und mehr hinzufügen und hast so eine Gesamtübersicht über alle wichtigen Termine.
Das hat den Vorteil, dass du leicht erkennen kannst, an welchen Tagen du noch Kapazitäten hast, wann Mitarbeitende Leerzeiten haben oder wo Terminüberschneidungen entstehen könnten. Auch deine Mitarbeitenden haben ihre Aufgaben und Termine stets übersichtlich auf ihrem Smartphone in der Meisterwerk App im Blick.
2. Einsatzplanung direkt mit erledigen
Wie in der Anleitung weiter oben beschrieben, gehört es zur professionellen Terminplanung im Handwerk, Mitarbeitende, Material und ggf. Einsatzfahrzeuge pro Auftrag einzuplanen. Das lässt sich ganz einfach mit der Meisterwerk App erledigen. Du legst individuelle Ressourcen an, wie zum Beispiel einzelne Mitarbeitende, und verknüpfst diese mit den entsprechenden Terminen. In der Kalenderansicht kannst du dann für jede Ressource, zum Beispiel deinen Mitarbeiter Martin Müller, sehen, welche Termine, Abwesenheiten oder Berufsschulzeiten bei ihm anstehen – und er kann dasselbe in seiner persönlichen Ansicht sehen.
3. Auftragsstatus für jeden Termin dank Farbcodierung schnell kontrollieren
Die meisten Aufträge oder Aufgaben bestehen aus vielen Einzelschritten bzw. Phasen. Damit du immer genau weißt, welchen Status dein Auftrag aktuell hat, hinterlegst du in der Meisterwerk App einfach eine farbliche Statusanzeige für den jeweiligen Termin. Diese Statusanzeigen kannst du vorher individuell nach deinem typischen Arbeitsablauf erstellen, z. B. „Termin unbestätigt“ in Rot oder „Rechnung erstellen“ in Lila. Die farbliche Markierung hilft dir, dir schnell einen Überblick zu verschaffen. Du und deine Mitarbeitenden wissen immer genau, wo ihr bei einem Auftrag steht, ohne langes Überlegen, Rückfragen oder Suchen.
4. Automatische Benachrichtigung aller Beteiligten in Echtzeit
Termin- und Planänderungen im Handwerk sind so sicher wie das Amen in der Kirche. Wenn dabei mehrere Mitarbeitende betroffen sind, die sich zu diesem Zeitpunkt an verschiedenen Orten im Einsatz befinden, kann die Benachrichtigung schnell viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit der Meisterwerk App kannst du jedoch alle Beteiligten automatisch per Direktnachricht informieren, sobald du eine wichtige Änderung am Termin vornimmst. So sparst du Zeit und sicherst eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation.
5. Aufträge einfach vorplanen und später in wenigen Klicks terminieren
Ein weiterer Vorteil der Terminplaner-Software „Meisterwerk App” für Handwerker und Handwerkerinnen ist die Funktion „Vorplanung”. Diese ist besonders praktisch, wenn du für bestimmte Termine oder Aufträge nur den Zeitrahmen kennst oder noch nicht sicher bist, wen du einsetzen möchtest. Alle noch nicht endgültig geplanten Termine bzw. Aufträge werden in einer separaten Zeile angezeigt, die du beispielsweise „Vorplanung” nennst (oder nach Belieben benennen kannst). So behältst du stets den Überblick und verlierst keinen Auftrag aus den Augen, auch wenn die detaillierte Terminplanung noch nicht abgeschlossen ist. Mit einem Klick kannst du einen oder mehrere Termine festlegen und den Auftrag einem oder mehreren Mitarbeitenden zuweisen.
Die wichtigsten Vorteile der Terminplanung im Handwerk in der Kurzfassung
- Überblick behalten über alle Aufträge und den Auftragsfortschritt
- Klares Vorhaben: jede und jeder weiß, zu tun ist
- Optimale Auslastung aller Mitarbeitenden
- Reduzieren von unproduktiven Arbeiten
- Minimieren von Fehlern und Mehraufwänden
- Bessere Verwaltung von Spezialgeräten und Einsatzfahrzeugen
- Zufriedene Kundinnen und Kunden dank reibungsloser Ausführung
Die Terminplanung schafft dir und deiner Belegschaft Klarheit – eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Geschäft. Du weißt genau, wie du vorgehen musst, wer mit welchen Aufgaben beschäftigt ist, wo du im Auftrag stehst und wie viele Kapazitäten noch verfügbar sind. Im Grunde genommen ist die Terminplanung nichts anderes als die Priorisierung und Terminierung von Aufgaben. Sie unterstützt dich auch bei der Einsatzplanung, da du für verschiedene Aufträge unterschiedliche Mitarbeitende einplanen musst. Der schnellste und einfachste Weg, deine Terminplanung zu optimieren, ist die Nutzung einer speziellen Terminplaner-Software wie die Meisterwerk App. Damit kannst du alle Arten von Terminen schnell planen, Änderungen unkompliziert vornehmen und sicherstellen, dass die gesamte Belegschaft in Echtzeit informiert ist.
