Instandhaltung als planbare Umsatzchance im Handwerk

Inhaltsverzeichnis

• Definition „Instandhaltung”
• Warum Instandhaltungen wichtig sind
• Die 4 Hauptmaßnahmen der Instandhaltung
• Auf die richtige Instandhaltungsstrategie kommt es an
• Mit Instandhaltung zu planbaren Umsätzen im Handwerk
• Instandhaltung: für die einen unerlässlich, für Handwerksbetrieb eine Chance
• FAQ: Was andere häufig über Instandhaltung Wissen möchten

Definition "Instandhaltung"

Auf die Frage „Was ist Instandhaltung?” gibt es im täglichen Sprachgebrauch unterschiedliche Antworten. Offiziell gilt die Definition gemäß den Normen EN 13306 und DIN 31051. 

Danach umfasst die Instandhaltung alle Methoden, Verfahren und Aktionen, die die Betriebsbereitschaft und Leistungsfähigkeit einer Maschine, eines Geräts, einer Anlage u.Ä. aufrechterhalten und wiederherstellen.

Das bedeutet, dass die Instandsetzung bzw. Reparatur ebenso Teil der Instandhaltung ist wie beispielsweise die Wartung. Insgesamt umfasst die Instandhaltung vier Maßnahmen.

Des Weiteren meint der Begriff „Instandhaltung” auch administrative und Management-Aufgaben, z. B. die Erstellung eines Instandhaltungsplans, die Überwachung und Dokumentation von Instandhaltungsmaßnahmen usw.

Warum Instandhaltungen wichtig sind

Aus dem Wort „Instandhaltung” selbst lässt sich ablesen, warum diese so wichtig ist: 

Es geht darum, Maschinen, Geräte, Anlagen und ganze Systeme instand zu halten, also ihre Betriebsbereitschaft und Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Instandhaltungsmaßnahmen sind aus wirtschaftlichen und Sicherheitsaspekten in vielen Unternehmen unerlässlich: vom Handwerksbetrieb bis zum Industriekonzern.

Unterschied "Wartung", "Inspektion", "Instandsetzung" und "Instandhaltung"

Diese vier Begriffe werden häufig durcheinandergebracht.

Als einfache Merkhilfe gilt: Die „Instandhaltung” ist der Oberbegriff der anderen drei. Worin die Unterschiede liegen, zeigt die Grafik.

Die wichtigsten Vorteile von Instandhaltungsmaßnahmen

• reibungsloser bzw. einwandfreier Betrieb
• Produktivität aufrechterhalten oder steigern
• Lebensdauer der Maschinen verlängern
• Kosten für Reparaturen gering halten
• Ausfallzeiten reduzieren
• Sicherheit gewährleisten für Mitarbeitende, Mieterinnen und Mieter usw.

Die 4 Hauptmaßnahmen der Instandhaltung

Die Instandhaltung wird in zwei Normen (EN 13306 und DIN 31051) näher definiert. Danach fallen entgegen der weitläufigen Meinung auch Reparaturen unter die Instandhaltung.

Schauen wir uns also an, was alles zur Instandhaltung gehört:

1) Wartung (engl. maintenance)

Die Wartung hat das Ziel, die Leistungsfähigkeit zu erhalten. Verschleiß und Abnutzung einer Maschine, eines Geräts oder eines Fahrzeugs sollen reduziert bzw. verhindert werden. Beispiele:

• Regelmäßige Reinigung, z. B. Filter
• Schmieren/Fetten, z. B. Scharniere
• Kalibrieren/Justieren, z. B. Waage

2) Inspektion (engl. inspection)

Die Inspektion hat das Ziel, den ordnungsgemäßen Betrieb sicherzustellen und Probleme frühzeitig zu erkennen. Der IST-Zustand wird überprüft und im Vergleich zum SOLL-Zustand beurteilt. Beispiele:

• Funktionsüberprüfung an Not-aus-Schalter
• Kontrolle von Schutzleitern und Erdung
• Messung der Abgaswerte einer Gastherme
• Bremsprüfung beim Kfz

3) Instandsetzung (engl. repair)

Die Instandsetzung hat das Ziel, Störungen und Defekte zu beseitigen und damit den Betrieb wiederherzustellen. Hierfür werden Reparaturen oder Erneuerungen durchgeführt, die während der Wartung oder Inspektion auffallen.

• Austausch von Dichtungen
• Reparatur von Kabelbrüchen
• Ersatz defekter Heizungspumpen
• Reparatur von Rolltor-Antrieben

4) Verbesserung (engl. improvement)

Die Verbesserung hat das Ziel, wiederholte Störungen, Defekte oder Ausfälle zu verhindern. Dafür werden die Ursachen gesucht und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. In der Regel erfolgt dies durch eine kontinuierliche Beobachtung. Beispiele für Verbesserungsmaßnahmen:

• Upgrade auf höherwertiges Bauteil
• Einbau von Mess- bzw. Warnsystemen
• Nutzung von Automatisierung, z. B. automatische Reinigung u.Ä.

Auf die richtige Instandhaltungsstrategie kommt es an

Es gibt unterschiedliche Arten von Instandhaltungen. Ausschlaggebend für die Wahl der Strategie sind die Art der Maschine, Anlage usw., die Branche, das vorhandene Budget und die Zielsetzung. Auch eine Kombination verschiedener Strategien ist möglich.

Die Instandhaltung sollte in jedem Fall ein fester Bestandteil der Unternehmensprozesse sein und gründlich geplant werden. Hier findest du die vier häufigsten Instandhaltungsstrategien:

Vorbeugende bzw. präventive Instandhaltung

• Zweck: verhindern, dass Defekte, Störungen und Ausfällen auftreten
• Ziel: Leistungsbereitschaft und Sicherheit sicherstellen
• Maßnahmentyp: Wartung (vgl. oben)
• Vorteile: Ausfälle treten erst gar nicht auf, teure Reparaturen verhindern
• Nachteile: ressourcenintensiv und nicht immer kosteneffizient, da Arbeiten auch ohne Vorliegen eines Problems erfolgen
• Typische Branchen: Luftfahrt und Lebensmittelverarbeitung

Korrektive Instandhaltung

• Zweck: Defekte, Störungen und Ausfälle beseitigen
• Ziel: Leistungsbereitschaft und Funktionalität wiederherstellen
• Maßnahmentyp: Instandsetzung (vgl. oben)
• Vorteile: ressourceneffizient, Flexibilität bei der Planung von Personal, Budget und Material
• Nachteile: insgesamt hohe Instandhaltungskosten möglich aufgrund von unerwarteten Notfallreparaturen oder Folgeschäden, weil Defekt zu spät entdeckt wird
• Typische Branchen: Haustechnik, Bauwesen und IT-Technik

Zustandsbasierte Instandhaltung

• Zweck: Überwachung und Analyse des Zustandes mittels Sensoren und anderer moderner Technologien
• Ziel: Probleme frühzeitig entdecken, beseitigen und langfristig vermeiden
• Maßnahmentyp: Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung (vgl. oben)
• Vorteile: unnötige Wartungen und teure Reparaturen minimiert
• Nachteile: hohe Anschaffungs- und Implementierungskosten für „Alarmsysteme”, erfordert geschultes Personal für die Auswertung
• Typische Branchen: Prozess- und Schwerindustrie, Verkehrssektor

Total Productive Maintenance (TPM)

Die Total Productive Maintanance erfordert ein Umdenken im Bereich der klassischen Instandhaltungsstrategien. Am einfachsten lässt sich das Konzept mit Blick auf den Begriff erklären:

• Total steht für ganzheitlich: Anders als bei den klassischen Prozessen der Instandhaltung sind alle Mitarbeitenden aller Hierarchiestufen und Abteilungen daran beteiligt.
  
  
• Productive meint die Steigerung der Leistungsfähigkeit. Es geht also nicht nur um Wartung, Reparatur oder vorausschauende Fehlervermeidung.
  
  
• Maintenance meint die Aufgaben der klassischen Instandhaltung, also Wartung (Vorbeugen), Inspektion (Prüfen), Instandsetzung (Reparatur/Austausch) und Verbesserung (Improvement)
  
  

Der größte Unterschied zu den klassischen Strategien liegt darin, dass die ganze Belegschaft in die Instandhaltung involviert ist und auch auf eine Steigerung der Leistung abgezielt wird.

Hierfür sind eine Änderung in der Unternehmenskultur und weitreichende Schulungen der Mitarbeitenden nötig. Die positiven Effekte sind erst langfristig sichtbar. Sie versprechen aber nahezu Null Ausfälle und Defekte plus eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit.

Mit Instandhaltung zu planbaren Umsätzen im Handwerk

Für Handwerkerinnen und Handwerker ist die Instandhaltung nicht nur im eigenen Betrieb wichtig, sondern eine Möglichkeit, Kundinnen und Kunden langfristig zu binden. 

Mit Wartungs- bzw. Instandhaltungsverträgen können Sie die vorbeugende Instandhaltung (vgl. oben) regelmäßig vereinbaren, z. B. für Reinigung und Inspektion von Gasthermen, und so Umsätze planbarer gestalten.

3 Tipps, um feste Instandhaltungen mit deinen Kundinnen und Kunden umzusetzen:

2. Digitale Tools einsetzen: spezielle Handwerker Apps erinnern dich an die nächsten Wartungstermine – auch die, die erst wieder im nächsten Jahr anstehen – und unterstützt dich dabei, die Dokumentation zentral für alle abzulegen, Arbeitsaufträge oder Wartungs-Checklisten zu hinterlegen sowie den Überblick bei der generellen Einsatzplanung zu behalten.

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Tipp: In 5 Schritten regelmäßige Instandhaltungen bei deinen Kundinnen und Kunden planen

Ein Instandhaltungsplan hilft, die nötigen Arbeiten bei der Kundschaft zu definieren und zu terminieren. So verpasst du keinen Termin und sorgst dafür, dass die richtigen Arbeiten für die Instandhaltung durchgeführt werden. Das freut die Kundschaft, die dann gerne wieder bei dir bucht.

1. Geräte oder Anlagen erfassen und bei Bedarf priorisieren

Unternehmen haben beispielsweise öfter mehrere Maschinen oder Anlagen in Betrieb. Dann gilt es, diejenigen als erstes oder ggf. öfter zu warten, die bei einem Ausfall die größten Risiken für die Sicherheit und den normalen Geschäftsbetrieb mitbringen.

2. Wartungsbedarf ermitteln

Schaue dir das Gerät, die Maschine oder die Anlage an und ziehe ggf. Hand-, Bedienungs- und Wartungshandbücher zu Rate, um die Seriennummern, Wartungs- und Inspektionshäufigkeit, Möglichkeit zur Beschaffung von Ersatzteilen u.Ä. zu erfahren.

3. Personal und Häufigkeit der Instandhaltung planen

Je nachdem, um welche Maschinen oder Anlagen es sich handelt und ob deine Kundschaft Unternehmen einer bestimmten Branche sind, ist die richtige Instandhaltungsstrategie (siehe oben) zu wählen, z. B. präventiv, also vorbeugend in festen Intervallen, und/oder korrektiv, also um entstandene Störungen zu beseitigen. Für Letzteres ist zu überlegen, ob moderne Überwachungstools dabei unterstützen können, rechtzeitig zu handeln, gemäß der zustandsbasierten Strategie.

4. Instandhaltungsarbeiten definieren und in einen Plan übertragen

Leite die nötigen Maßnahmen ab und erfasse diese zusammen mit den verantwortlichen Mitarbeitenden, den voraussichtlichen oder geplanten Terminen etc.in einem Plan, z. B. in einer Excel.

Vorteile einer gut geplanten Instandhaltung

• Du vergisst keinen Termin und kannst auch auf Anfrage der Kundschaft schnell die nächsten Termine durchgeben
• Du sorgst für eine effiziente Einsatzplanung und verhinderst Leerzeiten oder Überforderung durch zu viele Termine
• Du bereitest Instandhaltungen richtig vor: Material, Zeit, Personal
• Du verbesserst die Instandhaltung, indem du diese dokumentierst und so Doppelarbeit oder unnötige Arbeiten verhinderst
• Du unterstützt deine Kundschaft dabei, Kosten zu sparen und kannst mithilfe der Dokumentation den entscheidenden Nachweis bei mietrechtlichen Streitigkeiten oder Versicherungsansprüchen bereitstellen

Instandhaltung: für die einen unerlässlich, für Handwerksbetrieb eine Chance

Instandhaltungen sind unerlässlich, um die einwandfreie Funktion und Langlebigkeit von Geräten, Maschinen und Anlagen zu gewährleisten. Die Instandhaltung umfasst als Oberbegriff vier Maßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Je nach Gerät bzw. Anlage und Branche kommen unterschiedliche Maßnahmen bzw. Strategien zur Anwendung. Ein Instandhaltungsplan hilft dabei, die richtigen Arbeiten regelmäßig und rechtzeitig durchzuführen. Für Handwerksbetriebe bietet die Instandhaltung eine attraktive Möglichkeit, regelmäßig und langfristig Einnahmen zu generieren.

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FAQ: Was andere häufig über Instandhaltung Wissen möchten