--- title: 6 Tipps fürs Arbeiten ohne Papier description: "Wir alle haben es spätestens mit Corona kennengelernt: das Remote-Arbeiten. Doch nicht nur deshalb ist das papierlose Büro so angesagt. Auch generell hilft" image: https://blog.meisterwerk.app/hubfs/668680789bf0f817c8bde826_AdobeStock_74665138.webp --- [Dokumentation](https://blog.meisterwerk.app/dokumentation) # 6 Tipps fürs Arbeiten ohne Papier Papierstapel auf dem Schreibtisch? Schluss damit. In diesem Artikel bekommst du sechs praxiserprobte Tipps für den papierlosen Arbeitsalltag: von digitaler Auftragsdokumentation über mobile Freigaben bis zur rechtssicheren Archivierung. Ideal für Handwerksbetriebe, die Zeit sparen, den Überblick behalten und ihre Prozesse sofort optimieren wollen. ![](https://blog.meisterwerk.app/hs-fs/hubfs/668680789bf0f817c8bde826_AdobeStock_74665138.webp?width=4288&height=1429&name=668680789bf0f817c8bde826_AdobeStock_74665138.webp)     **Inhaltsverzeichnis** - [Papierloses Büro: Vorteile versus Schwachstellen](https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/6-tipps-furs-arbeiten-ohne-papier#Papier) - [Do's und Dont's für das papierlose Büro](https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/6-tipps-furs-arbeiten-ohne-papier#Dos) ---   Zusammenfassung ## Das Wichtigste in Kürze - Der Umstieg aufs papierlose Büro startet mit einer Ist-Soll-Analyse: Wo liegt der größte Papieraufwand, wo lohnt die Digitalisierung zuerst? - Basis-Hardware: Tablets und Smartphones statt Ordner, ein guter Scanner für Briefe und Rechnungen, Cloud-Speicher statt eigener Server. - Ohne klare Ordnerstruktur, Dateinamen-Regeln und verbindliche Disziplin entsteht aus dem digitalen Büro schnell wieder ein unübersichtliches System.   Wir alle haben es spätestens mit Corona kennengelernt: das Remote-Arbeiten. Doch nicht nur deshalb ist das papierlose Büro so angesagt. Auch generell hilft die Umstellung auf digitale Dokumente uns dabei, Informationen besser zu teilen als auf Papier. Das gilt sowohl betriebsintern als auch im Kontakt mit Kundinnen und Kunden. Und nebenbei ist das Papier sparen noch nachhaltig. ## Papierloses Büro: Vorteile versus Schwachstellen Wer Papier spart, der spart sich die Kosten für Druck und Versand. Das ist gut für die Umwelt und gut für den Betrieb. Denn auf digitale Dokumente kann man auch von unterwegs aus zugreifen. Man kann sie weder verlegen noch verlieren. Notizen in Papierform bleiben oft auf dem Schreibtisch liegen. Auftragszettel oder der vom Kunden oder der Kundin unterschriebene Schein gehen auch mal auf dem Weg bis ins Büro verloren. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Das tut es nicht. Aber einen Haken gibt es doch: die Umstellung. Wir alle hängen meist sehr an unseren Gewohnheiten und Routinen. Diese gilt es umzustellen und zusätzlich die Mitarbeitenden im Betrieb ebenfalls zu überzeugen. Dafür benötigt man erstmal einen ordentlichen Motivationschub, um zu starten und dann auch ein großes Maß an Disziplin, um durchzuhalten. Vielleicht müssen einige neue Geräte wie Tablets und Scanner angeschafft werden. Hinzukommen Softwarelizenzen und das Testen neuer Apps. Kurzum die Umstellung auf das papierlose Büro kostet Zeit, Nerven und Geld. Machbar ist es trotzdem auf jeden Fall. So machst du es dir am Anfang möglichst einfach: Neu bei Meisterwerk ## Frag Maxi - die KI-Telefonassistentin für Handwerksbetriebe Maxi nimmt deine Anrufe entgegen, fragt die wichtigen Infos ab und schickt dir eine Zusammenfassung. So entlastest du dein Team und lässt keinen Kunden warten. [Zur Website](https://www.fragmaxi.de/)[So klingt ein Anruf bei Maxi.](https://assets.meisterwerk.app/FragMaxi_SHK_Reparatur_mixdown.mp3) *Deutsche Server & DSGVO konform ![FragMaxi_SHK_lowres](https://blog.meisterwerk.app/hs-fs/hubfs/Maxi/FragMaxi_SHK_lowres.png?width=512&height=512&name=FragMaxi_SHK_lowres.png) ## Do's und Dont's für das papierlose Büro ![Checkliste](https://blog.meisterwerk.app/hs-fs/hubfs/Imported_Blog_Media/668680789bf0f817c8bde860_Bildschirmfoto%202021-07-23%20um%2011_02_58.png?width=800&height=657&name=668680789bf0f817c8bde860_Bildschirmfoto%202021-07-23%20um%2011_02_58.png) ‍ ### **Tipp 1: Ist-Soll-Analyse durchführen** Zunächst solltest du eine Bestandsaufnahme machen, um herauszufinden, wo besonders viel Papier zum Einsatz kommt und wo mit der Digitalisierung gestartet werden kann. Im Idealfall sollen am Ende einzelne Dokument in digitaler Form erfasst werden. ### **Tipp 2: Die passende Hardware kaufen** Damit du deine Dateien in digitaler Form ablegen kannst, benötigst du anstelle von Ordnern Tablets und Smartphones. Unabdingbar ist ausserdem ein guter Scanner. Er hilft, neben Dokumenten auch Briefe und Rechnungen zu digitalisieren. ### **Tipp 3: Ein Cloudsystem anschaffen** Ablage und Abheften haben endlich ein Ende. Stattdessen legst du alle wichtigen Dokumente in der Cloud ab. Anstelle eines eigenen Servers kannst zwischen vielen Angeboten wählen, zum Beispiel Dropbox, Google-Drive, iCloud oder Onedrive, um hier vier bekannte Anbieter zu nennen. Diese berechnen etwas unterschiedliche Preise und stellen verschiedene Zusatzfunktionen zur Verfügung. Der Kern bleit bei allen allerdings gleich: Die Dokumente werden zentral gesammelt und sind für die gesamte Belegschaft auch mobil zugänglich. ### **Tipp 4: Die richtige Ordnerstruktur** Von Anfang an sollte dein Ablagesystem einer logischen, einfachen und übersichtlichen Struktur folgen. Dazu gehört auch eine klare Strategie zur Benennung der Dateien. In den Titel gehören zum Beispiel Datum, Auftrag und Kundenname. Es obliegt dir darauf zu achten, dass sich alle ans Ablagesytem halten. ### **Tipp 5: Notizen machen** Die bekanntesten Apps zum Notizen machen sind Microsoft Office 365, Google Docs und Co., Notizen auf IOS. Apple bietet Goodnotes für das iPad Pro an, genau wie ein gewöhnliches Tablet funktioniert dieses auch mit Stift und Schrifterkennung. Weitere Möglichkeiten sind Notion und Evernote, welche auch Datenbanken und Schlagwörter zum genaueren Organisieren der Notizen bereitstellen. ### **Tipp 6: Kommunizieren und Zusammenarbeiten im papierlosen Büro** Sind die Informationen digtal erfasst und abgespeichert, stellt sich nun die Frage: Wie kommunizieren wir dazu?  Derzeit besonders beliebte Tools dafür sind Slack oder Microsoft Teams. Beide Lösungen gibt es als Gratis-Version. Diese ist für erste Testphase sicherlich ausreichend. Langfristg muss man jedoch sicherlich mit Lizenzkosten rechnen, um die Funktionen voll nutzen zu können. [![Wie die Meisterwerk App zu deiner Infozentrale wird.    ](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/145254769/interactive-228140111041.png) ](https://blog.meisterwerk.app/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLLM3zoQyI%2BKIWgGrmj9MFksI78YZmX0ZEXaxljttMu%2FM30fGD3vihDM5c65JR6Ds0SaitSoGoyO%2FjRRTCik5QhwjxHSbz8IllmXVB3rlJpNBQmqPvLZp9DL%2B77uE%2F%2BvqMRhCQmcLZm0DtfjdckkM1mG%2FvJHcKfffa3XhIsurH0vfyV5JUNz58aeD%2Fjf&webInteractiveContentId=228140111041&portalId=145254769)   ## FAQ Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros? Schnellere Suche, keine verlorenen Dokumente, Zugriff von überall, weniger Druck- und Versandkosten, besser für die Umwelt. Richtig umgesetzt spart das papierlose Büro Zeit und Geld — auch bei kleinen Betrieben. Welche Hardware brauche ich für ein papierloses Büro? Tablet oder Smartphone für jeden Mitarbeitenden im Außendienst, ein guter Scanner fürs Büro, ein stabiles WLAN und ein Cloud-Speicher. Laptops und Desktop-PCs ergänzen das bei Bedarf. Welche Cloud-Lösung eignet sich für Handwerksbetriebe? Die großen Anbieter — Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud — funktionieren alle für den Einstieg. Wichtig ist, dass du dich auf eine Lösung festlegst und eine klare Ordnerstruktur plus Benennungssystem etablierst, bevor alle anfangen, Dateien hochzuladen. Wie überzeuge ich mein Team von der Umstellung aufs papierlose Büro? Starte klein, mach den Nutzen sichtbar und lass dein Team selbst wählen, welchen Bereich zuerst digital läuft. Zeig konkrete Beispiele: Wie schnell ein Dokument über die Suche auftaucht, wie schnell eine Baustelle den Auftrag auf dem Handy hat. Welche Apps helfen bei der papierlosen Baustellendokumentation? Meisterwerk bündelt Auftragsdokumentation, Fotos, Zeiterfassung und Unterschriften in einer App. Dazu Notiz-Apps wie Notion, Evernote oder Goodnotes für Skizzen und Protokolle, plus Teams oder Slack für die Kommunikation. Eva-Maria Morton de Lachapelle | 2. Juli 2021 ## Share this post [mailto:https%3A%2F%2Fblog.meisterwerk.app%2Fdokumentation%2F6-tipps-furs-arbeiten-ohne-papier](mailto:https%3A%2F%2Fblog.meisterwerk.app%2Fdokumentation%2F6-tipps-furs-arbeiten-ohne-papier) ## Keep reading [![](https://blog.meisterwerk.app/hs-fs/hubfs/Blog/Header/header_bautagebuch-nach-vob.png?width=620&height=400&name=header_bautagebuch-nach-vob.png) ### Bautagebuch nach VOB: Was muss rein? ](https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/bautagebuch-nach-vob) [![](https://blog.meisterwerk.app/hs-fs/hubfs/Blog/Header/header_bautagebuch-app-vergleich.png?width=620&height=400&name=header_bautagebuch-app-vergleich.png) ### Bautagebuch-App: 5 Tools für Handwerker im Vergleich ](https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/bautagebuch-app-vergleich) ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Eva-Maria Morton de Lachapelle", "url" : "https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/author/eva-maria-morton-de-lachapelle" }, "dateModified" : "2025-11-09T08:33:48.913Z", "datePublished" : "2021-07-02T22:00:00.000Z", "headline" : "6 Tipps fürs Arbeiten ohne Papier", "image" : [ "https://blog.meisterwerk.app/hubfs/668680789bf0f817c8bde826_AdobeStock_74665138.webp" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.meisterwerk.app/dokumentation/6-tipps-furs-arbeiten-ohne-papier", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.meisterwerk.app/hubfs/2025-meisterwerk_logo01.svg" }, "name" : "Meisterwerk App GmbH" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@id" : "https://www.meisterwerk.app/#org", "@type" : "Organization", "name" : "Meisterwerk", "url" : "https://www.meisterwerk.app" } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@id" : "https://blog.meisterwerk.app/#website", "@type" : "WebSite", "isPartOf" : { "@id" : "https://www.meisterwerk.app/#website" }, "name" : "Meisterwerk Blog", "publisher" : { "@id" : "https://www.meisterwerk.app/#org" }, "url" : "https://blog.meisterwerk.app" } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "FAQPage", "inLanguage" : "de-DE", "mainEntity" : [ { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Schnellere Suche, keine verlorenen Dokumente, Zugriff von überall, weniger Druck- und Versandkosten, besser für die Umwelt. 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