Wir alle haben es spätestens mit Corona kennengelernt: das Remote-Arbeiten. Doch nicht nur deshalb ist das papierlose Büro so angesagt. Auch generell hilft die Umstellung auf digitale Dokumente uns dabei, Informationen besser zu teilen als auf Papier. Das gilt sowohl betriebsintern als auch im Kontakt mit Kundinnen und Kunden. Und nebenbei ist das Papier sparen noch nachhaltig.
Papierloses Büro: Vorteile versus Schwachstellen
Wer Papier spart, der spart sich die Kosten für Druck und Versand. Das ist gut für die Umwelt und gut für den Betrieb. Denn auf digitale Dokumente kann man auch von unterwegs aus zugreifen. Man kann sie weder verlegen noch verlieren. Notizen in Papierform bleiben oft auf dem Schreibtisch liegen. Auftragszettel oder der vom Kunden oder der Kundin unterschriebene Schein gehen auch mal auf dem Weg bis ins Büro verloren.
Klingt zu schön, um wahr zu sein? Das tut es nicht. Aber einen Haken gibt es doch: die Umstellung.
Wir alle hängen meist sehr an unseren Gewohnheiten und Routinen. Diese gilt es umzustellen und zusätzlich die Mitarbeitenden im Betrieb ebenfalls zu überzeugen. Dafür benötigt man erstmal einen ordentlichen Motivationschub, um zu starten und dann auch ein großes Maß an Disziplin, um durchzuhalten. Vielleicht müssen einige neue Geräte wie Tablets und Scanner angeschafft werden. Hinzukommen Softwarelizenzen und das Testen neuer Apps.
Kurzum die Umstellung auf das papierlose Büro kostet Zeit, Nerven und Geld. Machbar ist es trotzdem auf jeden Fall. So machst du es dir am Anfang möglichst einfach:
Do's und Dont's für das papierlose Büro
Tipp 1: Ist-Soll-Analyse durchführen
Zunächst solltest du eine Bestandsaufnahme machen, um herauszufinden, wo besonders viel Papier zum Einsatz kommt und wo mit der Digitalisierung gestartet werden kann. Im Idealfall sollen am Ende einzelne Dokument in digitaler Form erfasst werden.
Tipp 2: Die passende Hardware kaufen
Damit du deine Dateien in digitaler Form ablegen kannst, benötigst du anstelle von Ordnern Tablets und Smartphones. Unabdingbar ist ausserdem ein guter Scanner. Er hilft, neben Dokumenten auch Briefe und Rechnungen zu digitalisieren.
Tipp 3: Ein Cloudsystem anschaffen
Ablage und Abheften haben endlich ein Ende. Stattdessen legst du alle wichtigen Dokumente in der Cloud ab. Anstelle eines eigenen Servers kannst zwischen vielen Angeboten wählen, zum Beispiel Dropbox, Google-Drive, iCloud oder Onedrive, um hier vier bekannte Anbieter zu nennen. Diese berechnen etwas unterschiedliche Preise und stellen verschiedene Zusatzfunktionen zur Verfügung. Der Kern bleit bei allen allerdings gleich: Die Dokumente werden zentral gesammelt und sind für die gesamte Belegschaft auch mobil zugänglich.
Tipp 4: Die richtige Ordnerstruktur
Von Anfang an sollte dein Ablagesystem einer logischen, einfachen und übersichtlichen Struktur folgen. Dazu gehört auch eine klare Strategie zur Benennung der Dateien. In den Titel gehören zum Beispiel Datum, Auftrag und Kundenname. Es obliegt dir darauf zu achten, dass sich alle ans Ablagesytem halten.
Tipp 5: Notizen machen
Die bekanntesten Apps zum Notizen machen sind Microsoft Office 365, Google Docs und Co., Notizen auf IOS. Apple bietet Goodnotes für das iPad Pro an, genau wie ein gewöhnliches Tablet funktioniert dieses auch mit Stift und Schrifterkennung. Weitere Möglichkeiten sind Notion und Evernote, welche auch Datenbanken und Schlagwörter zum genaueren Organisieren der Notizen bereitstellen.
Tipp 6: Kommunizieren und Zusammenarbeiten im papierlosen Büro
Sind die Informationen digtal erfasst und abgespeichert, stellt sich nun die Frage: Wie kommunizieren wir dazu? Derzeit besonders beliebte Tools dafür sind Slack oder Microsoft Teams. Beide Lösungen gibt es als Gratis-Version. Diese ist für erste Testphase sicherlich ausreichend. Langfristg muss man jedoch sicherlich mit Lizenzkosten rechnen, um die Funktionen voll nutzen zu können.
