Fragen und Antworten zum Thema Personalbedarfsplanung im Handwerk
Was ist die Definition von Personalbedarfsplanung im Handwerk?
Laut Definition umfasst die Personalbedarfsplanung im Handwerk die Ermittlung des voraussichtlichen Bedarfs an Mitarbeitenden für den Betrieb für eine festgelegte Zeitspanne.
Worin liegt der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung?
Während die quantitative Personalplanung die Anzahl an benötigten Mitarbeitenden in den Fokus nimmt, geht es bei der qualitativen Personalplanung um die Qualifikationen der Angestellten.
Warum sollten Betriebsleiterinnen und -leiter den Personalbedarf berechnen?
Im Handwerk gibt es verschiedene Gründe, weshalb der Personalbedarf berechnet werden sollte. Dazu zählen unter anderem:
- Veränderung der finanziellen Situation (zum Beispiel mehr oder weniger Aufträge als üblich)
- Saisoneffekte (zum Beispiel starke jahreszeitbedingte Schwankungen der Auftragslage)
- Veränderung der Betriebsausrichtung (zum Beispiel Erweiterung des Leistungsportfolios)
Wie berechnet man den Personalbedarf?
Um den Nettopersonalbedarf zu berechnen, wird vom Bruttopersonalbedarf der Personalbestand abgezogen. Die Zahl, die sich aus der Berechnung ergibt, zeigt an, wie viele Mitarbeitende Sie zusätzlich benötigen oder zu viel haben.
Um zu verstehen, was die Personalbedarfsplanung bedeutet, ist es wichtig, zunächst den Begriff des Personalbedarfs zu definieren. Personalbedarf ist die Anzahl an Mitarbeitenden, die ein Handwerksbetrieb benötigt, um alle Aufträge sowie sonstige anfallende betriebliche Aufgaben zu erfüllen. Durch die Planung des Personalbedarfs wird sichergestellt, dass dem Betrieb kontinuierlich genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Das bedeutet: Betriebsleitende müssen den Personalbestand regelmäßig mit der Auftragslage abgleichen.
Unter diesen Umständen ändert sich der Personalbedarf
Grundsätzlich ändert sich der Personalbedarf immer dann, wenn sich die Auftragslage stark verbessert oder verschlechtert. Übersteigen die Einsätze die zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden der Mitarbeitenden oder gehen einzelne Mitarbeitende in Mutterschutz oder Rente, steigt der Personalbedarf. Das bedeutet, dass neue Fachkräfte gesucht werden sollten. Gehen die Aufträge jedoch stark zurück, sinkt der Personalbedarf. Es müssen eventuell Mitarbeitende in Kurzarbeit geschickt oder sogar entlassen werden, um den Fortbestand des Betriebs nicht zu gefährden. Betriebsleiterinnen und -leiter können natürlich nicht hellsehen, was ihren Personalbedarf betrifft. Jedoch gibt es Methoden, um den Personalbedarf zu berechnen.
Bevor Sie anfangen, Zahlen in den Taschenrechner einzugeben, sollten Sie bestimmen, für welche Zeitspanne Sie Ihren Personalbedarf ermitteln möchten. Diese kann beispielsweise ein Jahr, aber auch drei oder fünf Jahre umfassen.
Nachdem Sie die Zeitspanne festgelegt haben, können Sie loslegen, und zwar mit der Berechnung Ihres Bruttopersonalbedarfs.
So berechnen Sie Ihren Bruttopersonalbedarf
Der Bruttopersonalbedarf sagt aus, wie viele Mitarbeitende Sie insgesamt benötigen. Kündigungen, Renteneintritte, Mutterschutz und andere Abgänge werden hier jedoch (noch) nicht berücksichtigt.
Mittels einer einfachen Formel können Sie den Bruttopersonalbedarf einfach ermitteln:
So berechnen Sie Ihren prognostizierten Personalbestand
Wie viele Handwerkerinnen und Handwerker in dem Zeitraum arbeiten werden, für den Sie planen, berechnen Sie mit folgender Formel: Personalbestand (aktuell) + Neuzugänge – Abgänge.
So berechnen Sie Ihren Nettopersonalbedarf
Nachdem Sie Ihren Bruttopersonalbedarf und den Personalbestand ausgerechnet haben, ist die Ermittlung des Nettopersonalbedarfs schnell erledigt. Hierfür ziehen Sie einfach den prognostizierten Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf ab.
Unabhängig davon, wie Ihre Rechnung ausfällt, ist eines sicher: Nicht nur eine gute Personalplanung wirkt sich auf den Erfolg Ihres Betriebs aus, sondern auch eine geschickte Einsatzplanung!
Die Einsatzplanung nimmt viel Zeit in Anspruch? Das geht besser: der Meisterwerk App legen Sie Aufträge an und wählen mit wenigen Klicks Ihre Mitarbeitenden oder Teams für einzelne Projekte und Termine aus. Wann, wo und mit wem Ihre Belegschaft eingeteilt ist, sieht diese direkt in der Handwerker App. Auch Änderungen werden in Echtzeit übernommen und können via Direktnachricht kommuniziert werden.
