Fragen und Antworten zum Thema Personalbedarfsplanung im Handwerk

Was ist die Definition von Personalbedarfsplanung im Handwerk?

Laut Definition umfasst die Personalbedarfsplanung im Handwerk die Ermittlung des voraussichtlichen Bedarfs an Mitarbeitenden für den Betrieb für eine festgelegte Zeitspanne.

Worin liegt der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung?

Während die quantitative Personalplanung die Anzahl an benötigten Mitarbeitenden in den Fokus nimmt, geht es bei der qualitativen Personalplanung um die Qualifikationen der Angestellten.

Warum sollten Betriebsleiterinnen und -leiter den Personalbedarf berechnen?

Im Handwerk gibt es verschiedene Gründe, weshalb der Personalbedarf berechnet werden sollte. Dazu zählen unter anderem:

  • Veränderung der finanziellen Situation (zum Beispiel mehr oder weniger Aufträge als üblich)
  • Saisoneffekte (zum Beispiel starke jahreszeitbedingte Schwankungen der Auftragslage)
  • Veränderung der Betriebsausrichtung (zum Beispiel Erweiterung des Leistungsportfolios)

Wie berechnet man den Personalbedarf?

Um den Nettopersonalbedarf zu berechnen, wird vom Bruttopersonalbedarf der Personalbestand abgezogen. Die Zahl, die sich aus der Berechnung ergibt, zeigt an, wie viele Mitarbeitende Sie zusätzlich benötigen oder zu viel haben.

Aufgrund des Fachkräftemangels klagen viele Betriebsleiterinnen und -leiter darüber, Aufträge zukünftig nicht mehr erfüllen zu können. Es fehlt an Personal. Einige Betriebe, so scheint es, kommen jedoch gut durch diese Krise. Dies liegt unter anderem an einer geschickten Personalstrategie – inklusive durchdachter Personalbedarfsplanung. Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt?

Ein Schlüssel zum Erfolg als Handwerksbetrieb ist die strategische Personalbedarfsplanung!
Ein Schlüssel zum Erfolg als Handwerksbetrieb ist die strategische Personalbedarfsplanung!

Definition Personalbedarfsplanung im Handwerk

Um zu verstehen, was die Personalbedarfsplanung bedeutet, ist es wichtig, zunächst den Begriff des Personalbedarfs zu definieren. Personalbedarf ist die Anzahl an Mitarbeitenden, die ein Handwerksbetrieb benötigt, um alle Aufträge sowie sonstige anfallende betriebliche Aufgaben zu erfüllen. Durch die Planung des Personalbedarfs wird sichergestellt, dass dem Betrieb kontinuierlich genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Das bedeutet: Betriebsleitende müssen den Personalbestand regelmäßig mit der Auftragslage abgleichen. 

Unter diesen Umständen ändert sich der Personalbedarf

Grundsätzlich ändert sich der Personalbedarf immer dann, wenn sich die Auftragslage stark verbessert oder verschlechtert. Übersteigen die Einsätze die zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden der Mitarbeitenden oder gehen einzelne Mitarbeitende in Mutterschutz oder Rente, steigt der Personalbedarf. Das bedeutet, dass neue Fachkräfte gesucht werden sollten. Gehen die Aufträge jedoch stark zurück, sinkt der Personalbedarf. Es müssen eventuell Mitarbeitende in Kurzarbeit geschickt oder sogar entlassen werden, um den Fortbestand des Betriebs nicht zu gefährden. Betriebsleiterinnen und -leiter können natürlich nicht hellsehen, was ihren Personalbedarf betrifft. Jedoch gibt es Methoden, um den Personalbedarf zu berechnen. 

Tipp: Wichtig für den Betriebserfolg ist auch der zielgerichtete Einsatz der Belegschaft. Dies gelingt ganz einfach mit der Meisterwerk App!

Mit dieser Methode berechnen Sie Ihren Personalbedarf

Bevor Sie anfangen, Zahlen in den Taschenrechner einzugeben, sollten Sie bestimmen, für welche Zeitspanne Sie Ihren Personalbedarf ermitteln möchten. Diese kann beispielsweise ein Jahr, aber auch drei oder fünf Jahre umfassen. 

Achtung: Wie immer, wenn es um Prognosen geht, bedeutet eine kleinere Zeitspanne ein exakteres Ergebnis.

Den Bruttobedarf errechnen Sie in drei Schritten: 1. Bruttopersonalbedarf 2. Personalbestand 3. Nettopersonalbedarf
Den Bruttobedarf errechnen Sie in drei Schritten: 1. Bruttopersonalbedarf 2. Personalbestand 3. Nettopersonalbedarf

Nachdem Sie die Zeitspanne festgelegt haben, können Sie loslegen, und zwar mit der Berechnung Ihres Bruttopersonalbedarfs.

So berechnen Sie Ihren Bruttopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf sagt aus, wie viele Mitarbeitende Sie insgesamt benötigen. Kündigungen, Renteneintritte, Mutterschutz und andere Abgänge werden hier jedoch (noch) nicht berücksichtigt. 

Mittels einer einfachen Formel können Sie den Bruttopersonalbedarf einfach ermitteln: 

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedar

Der Einsatzbedarf ist der gesamte Arbeitsaufwand des Betriebs geteilt durch die Arbeitsstunden pro Mitarbeitenden.
Beispielrechnung Einsatzbedarf: 1275 Stunden / 150 Stunden pro Mitarbeitenden = 8,5 Mitarbeitend

Der Reservebedarf ergibt sich aus dem berechneten Einsatzbedarf multipliziert mit dem sogenannten Verteilzeitfaktor. Der Verteilzeitfaktor entspricht den Fehlzeiten pro Mitarbeitenden, geteilt durch die Anzahl der realen Arbeitstage multipliziert mit 100

Beispielrechnung Verteilzeitfaktor: 6 Krankentage + 30 Urlaubstage + 10 Feiertage = 46 Tage. 256 Arbeitstage – 46 = 210 reale Arbeitstage. 46 / 210 * 100 = 21,90 % = Verteilzeitfakto

Beispielrechnung Reservebedarf:8,5 * 21,90 % = 1,86 Reservebedar

Beispielrechnung Bruttopersonalbedarf: 8,5 + 1,86 = 10,36, also 10 Vollzeitmitarbeitende sowie eine Person in Teilzeit.

So berechnen Sie Ihren prognostizierten Personalbestand

Wie viele Handwerkerinnen und Handwerker in dem Zeitraum arbeiten werden, für den Sie planen, berechnen Sie mit folgender Formel: Personalbestand (aktuell) + Neuzugänge – Abgänge.

Beispielrechnung Personalbestand: 5 aktuelle Mitarbeitende + 1 Neuzugang – 0 Abgänge = 6 Mitarbeitende

So berechnen Sie Ihren Nettopersonalbedarf

Nachdem Sie Ihren Bruttopersonalbedarf und den Personalbestand ausgerechnet haben, ist die Ermittlung des Nettopersonalbedarfs schnell erledigt. Hierfür ziehen Sie einfach den prognostizierten Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf ab. 

Beispielrechnung Nettopersonalbedarf: 10,36 – 6 = 4,36. Um Ihren Personalbedarf zu decken, müssten Sie in diesem Beispiel vier Vollzeitmitarbeitende und eine Person in Teilzeit neu einstellen

Hinweis: Ihr Nettopersonalbedarf kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Ist die berechnete Zahl positiv, bedeutet dies, dass Sie weitere Mitarbeitende benötigen. Ist sie negativ, haben Sie Personal „zu viel“.

Unabhängig davon, wie Ihre Rechnung ausfällt, ist eines sicher: Nicht nur eine gute Personalplanung wirkt sich auf den Erfolg Ihres Betriebs aus, sondern auch eine geschickte Einsatzplanung!

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Dank der Meisterwerk App planen Sie Einsätze schnell und effizient.
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