Fragen und Antworten zum Thema Abschlagszahlung im Handwerk:
Warum ist die Abschlagszahlung im Handwerk wichtig?
Mit Abschlagszahlungen können Sie sukzessive kleine Teile einer großen Gesamtsumme verlangen. So verhindern Sie, dass Sie zum Schluss auf einer hohen Rechnung sitzen bleiben, wenn der Auftraggebende zum Beispiel insolvent ist.
Sind Abschlagszahlungen im Handwerk erlaubt?
Ja. Bis 2009 mussten Handwerkerinnen und Handwerker auf Abschlagszahlungen verzichten, wenn sie diese nicht vorher vertraglich vereinbart hatten. Mittlerweile dürfen sie auch ohne eine solche vertragliche Regelung Abschlagszahlungen verlangen.
Wie hoch darf die Abschlagsrechnung sein?
Die Höhe der Abschlagszahlung muss laut dem Gesetzgeber dem Wertzuwachs der Leistung entsprechen. Demnach darf keine willkürliche Abschlagszahlung festgelegt werden.
Berufsanfängerinnen und -anfänger sowie kleinere Handwerksbetriebe freuen sich meist sehr über den ersten Großauftrag! Doch der kann schnell zum Bumerang werden. Und zwar dann, wenn Sie mit Ihrer Auftraggeberin oder Ihrem Auftraggeber keine Abschlagszahlungen vereinbaren. Denn in diesem Fall besteht die Gefahr, dass Sie zum Abschluss des Auftrags eine große Rechnung stellen – und auf dieser sitzen bleiben, wenn Ihr Auftraggebender nicht zahlen kann.
Betriebswirtschaftlich ist es keine gute Idee, sich die notwendige Liquidität über einen kurzfristigen Kredit zu beschaffen. Denn dafür fallen Zinsen an.
Abschlagszahlungen sind wichtig, denn
- sie verhindern eine Insolvenz, weil Material eingekauft werden musste,
- sie sichern eigene Liquidität, für die keine Zinsen anfallen
- und schützen vor dem Totalverlust der Forderungen, falls der Auftraggebende zahlungsunfähig werden sollte.
Einige Handwerkerinnen und Handwerker glauben, dass sie auf Abschlagszahlungen verzichten müssen, wenn sie diese nicht vorher vertraglich vereinbart haben. Bis zum Jahr 2009 stimmte diese Annahme. Inzwischen hat sich die rechtliche Lage aber deutlich zugunsten der Handwerkerinnen und Handwerker geändert.
Bei Aufträgen aus öffentlicher Hand oder auch Leistungen im Rahmen von Bauträgerverträgen kommt die VOB/B zum Einsatz. Hier gibt es im § 16 der „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B“ eine detaillierte Regelung zu Abschlagszahlungen1. Im Geschäft mit der privaten Kundschaft sind Sie auf das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) beschränkt. Hier regelt der § 632a Abschlagszahlungen2.
Mit einer schriftlich fixierten Vereinbarung über die zeitliche Reihenfolge und die voraussichtliche Höhe der Abschlagszahlung wissen beide Seiten, was auf sie zukommt und können entsprechend planen.
Nehmen wir an, Sie nehmen einen Auftrag im Gesamtvolumen von 100.000 Euro an. Damit Sie diese hohe Summe nicht erst ganz zum Schluss abrechnen, sondern schon zwischendurch Teilzahlungen erhalten, sollten Sie Abschlagszahlungen vornehmen. Zum Beispiel:
1. Abschlagszahlung: 25.000 Euro; insgesamt: 25.000 Euro
2. Abschlagszahlung: 25.000 Euro; insgesamt: 50.000 Euro
3. Abschlagszahlung: 25.000 Euro; insgesamt: 75.000 Euro
4. Abschlagszahlung: 25.000 Euro; insgesamt: 100.000 Euro
Wichtig dabei: Die Höhe der Abschlagszahlung muss dem Wertzuwachs der Leistung entsprechen. Es ist nicht erlaubt, Abschlagszahlungen in willkürlicher Höhe vorzunehmen.
Die Kundschaft argumentiert bei Abschlagsrechnungen gern damit, dass sie diese nicht zahlen will, weil es ja noch keine Endabnahme gegeben hat.
Auch das hat der Gesetzgeber geregelt: Eine Abschlagszahlung setzt keine Abnahme voraus.
Das Recht steht hier auf der Seite der Handwerkerinnen und Handwerker. Aber um Missverständnissen vorzubeugen, kann es nicht schaden, vor dem Stellen der Abschlagsrechnung mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber die Teilleistungen gemeinsam zu begutachten. Eine Verpflichtung dazu besteht aber nicht.
Wenn aus Sicht des Auftraggebenden ein Mangel an den Leistungen besteht, kann er einen „angemessenen Teil“ der Abschlagsrechnung verweigern. In diesem Fall müssen Sie als Handwerkerin oder Handwerker laut Gesetz bis zur endgültigen Abnahme beweisen, dass die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde.
Kurzum: Der Auftraggebende kann lediglich einen Teil einbehalten, aber nicht die Abschlagszahlung vollständig verweigern.
Reagiert die Kundschaft nicht auf die Abschlagsrechnung, muss sie angemahnt werden. Passiert innerhalb der gesetzten Frist nichts, sollten Sie die üblichen Mahnverfahren einleiten und als nächsten Schritt die Kündigung des Auftrags androhen. Verstreicht die letzte genannte Frist, können Sie den Vertrag kündigen.
Und vor allem: eine Schlussrechnung stellen! Für alle Leistungen, die noch nicht abgerechnet worden sind. Am besten beraten Sie sich dazu mit einem Rechtsbeistand.
Läuft das Projekt reibungslos und die Abschlagszahlungen werden pünktlich gezahlt, folgt nach der endgültigen Abnahme die Schlussrechnung. In diesem Zusammenhang spielt die Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Damit Sie als Handwerkerin oder Handwerker diese nicht zweimal abführen müssen, gilt Folgendes zu beachten:
- Abschlagsrechnungen sollten als solche erkennbar sein
- Abschlagsrechnungen zum gleichen Auftrag am besten durchnummerieren, also „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“ u. s. w.
- Jede Abschlagsrechnung erhält eine eigene Rechnungsnummer
- Die Endabrechnung erhält als Rechnungstext „Endrechnung“ oder „Schlussrechnung“.
Diese muss folgende Elemente enthalten:
- alle Teilleistungen und (Netto-) Beträge des Gesamtprojektes
- die bereits bezahlten (Netto-)Beträge
- die darauf anfallenden Steuern
- den noch offenen Restbetrag
- sowie die auf den Restbetrag noch fällige Umsatzsteuer.
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