Für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe scheinen die Tage oft nie genug Stunden zu haben. Eine nachlässig organisierte Projektplanung kann dann schnell Chaos in deinen Geschäftsalltag bringen und dir Nerven, Zeit und letztlich auch viel Geld kosten. Darum gehört zu den täglichen Aufgaben in Handwerksbetrieben auch eine sorgfältige Auftragsplanung. Sie definiert den Umfang der Arbeiten, legt Zeitpläne fest und weist Materialien sowie Mitarbeitende zu. Zudem stellt sie sicher, dass Projekte reibungslos verlaufen sowie Fristen und Budgetvorgaben eingehalten werden. Kurz gesagt: Die Auftragsplanung ist dein Masterplan! Wenn du eine optimale Auftragsplanung erstellst, profitierst du von vielen Vorteilen:
- Du kannst deine Projekte optimal kalkulieren.
- Du verschwendest weniger Materialien.
- Deine Mitarbeitenden sind besser organisiert und folglich zufriedener.
- Du kannst konkurrenzfähige Ausschreibungen planen.
- Die Wahrscheinlichkeit, dass Auftraggebende dich für zukünftige Arbeiten wieder beauftragen, steigt.
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Auftragsplanung und Projektmanagement im Handwerk: So geht garantiert nichts schief!
Hier findest du fünf wichtige Ansätze, um deine Aufträge zukünftig optimal zu planen:
Erstelle frühzeitig einen Zeitplan
Jeder Auftrag, egal wie groß oder klein, sollte mit einem gut durchdachten Projektplan beginnen. Erstelle dafür ein Projektdokument, das deinen Auftrag bis zum Abschluss begleitet. Unterteile größere Projekte zudem in Phasen und diese wiederum in einzelne Aufgaben. Anschließend legst du die geschätzte Arbeitszeit pro Aufgabe fest.
Praxis-Tipp: Schaffe gerade bei langfristigen Projekten viele Zwischenziele! Diese geben deinem Team Struktur und unterstützen die Selbstorganisation.
Plane die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit
Die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit für ein Projekt einzusetzen, ist oft leichter gesagt als getan.
Sobald du einen soliden Zeitplan aufgestellt hast, kannst du mit der Einsatzplanung beginnen. Achte darauf, dass manche Arbeiten nacheinander ausgeführt werden müssen, während andere gleichzeitig abarbeitbar sind.
Praxis-Tipp: Bei der Mitarbeiterplanung wird oft vergessen, dass Menschen (zum Glück) keine Maschinen sind. Selbst die besten Mitarbeitenden haben ab und an „einen schlechten Tag”. Versuche, das bei deiner Planung zu berücksichtigen!
Achte auf eine einfache und schnelle Kommunikation
Auch im Handwerk ist Kommunikation der berüchtigte Schlüssel zum Erfolg. Beziehe die Ideen und Wünsche deiner Mitarbeitenden schon bei der Auftragsplanung ein und erarbeite, wenn möglich, gemeinsam einen Einsatzplan. Zusätzlich muss dein gesamtes Team auch während der Auftragsausführung untereinander einfach und schnell kommunizieren können. Treten vor Ort beispielsweise Probleme auf, sollte dein mobiles Team deine Mitarbeitenden im Büro umgehend darüber informieren. Idealerweise lassen sich Bilder mit Anmerkungen oder Auftragsänderungen mit rechtskonformen Unterschriften in Echtzeit an dein Büro übermitteln.
Sorge für eine kontinuierliche Dokumentation
Überraschungen vor Ort gehören zur Handwerkstätigkeit wie der Hammer zum Meißel. Umso wichtiger ist es, dass du alle Dokumente chronologisch pflegst und nachvollziehbar ist, wer zuletzt welche Information zugefügt hat. Stelle zudem alle Informationen ortsunabhängig und zu jeder Zeit für die Beteiligten bereit. Gerade bei wechselnden Arbeitsplätzen sorgt ein gut funktionierender Informationsfluss maßgeblich für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Praxis-Tipp: Führe auf jeden Fall eine detaillierte und regelmäßige Projektdokumentation. Nur so lassen sich Konflikte und rechtliche Probleme vermeiden.
Hinterfrage neue Aufträge und alte Prozesse
Manchmal lohnt es sich, neue Anfragen genauer zu hinterfragen. Rechnet sich der Auftrag wirklich? Unter Umständen ist es bei einem Projekt sogar sinnvoll, es gar nicht erst anzunehmen. Die genaue Betrachtung hat zudem einen weiteren Vorteil: Oft deckst du veraltete und ineffiziente Arbeitsabläufe auf, kannst diese optimaler gestalten und schaffst so mehr Kapazität für weitere Aufträge oder sogar mehr Freizeit für dich und dein Team. Bereits abgeschlossene Aufträge kannst du anhand einer Nachkalkulation überprüfen.
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Digitale Auftragsplanung im Handwerk
Wandtafel, Auftragsmappe und eine Exceltabelle für die Auftrags- und Einsatzplanung – so wirklich übersichtlich ist das Projektmanagement damit noch nicht. Deshalb verwenden Handwerksunternehmen immer häufiger digitale Helfer für die Auftragsorganisation. Diese vereinen alle benötigten Funktionen in einer Anwendung und stellen zudem alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bereit. Dank Echtzeit-Updates lassen sich die Projektverläufe gemeinsam mit deinen mobilen Mitarbeitenden über Smartphones oder Tablets auf dem neuesten Stand halten. Nachdem die Projekte abgeschlossen sind, kannst du die Daten zudem auswerten, eventuelle Fehlerquellen aufdecken und zukünftige Aufträge noch besser planen. So erreichst du dein gewünschtes Auftragsziel und vermeidest Leerläufe oder Überlastungen in deinem Team.
Beim Auftragsmanagement dreht sich alles um die richtige Ressourcenverteilung und einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss. Aufgaben, bei denen die Meisterwerk App als intuitive Software-Lösung für Handwerksbetriebe dich optimal unterstützt! Mit der Meisterwerk App visualisierst und organisierst du Termine, Einsatzpläne und Aufträge direkt in der App und mit wenigen Klicks.
Dank dem strukturierten Informationsfluss bleiben deine Mitarbeitenden zudem immer auf Kurs: Durch Echtzeit-Updates zwischen deinem mobilen Team und den Büro-Mitarbeitenden können Änderungen schnell und effizient kommuniziert sowie sofort genehmigt werden. Zudem lassen sich digitale Unterschriften einholen und Dokumente sowie Belege direkt einem Auftrag zuordnen – alles über die intuitive Benutzeroberfläche.
