Materialplanung im Handwerksbetrieb: So behältst du den Überblick

Inhaltsverzeichnis:

• Worum geht es bei der Materialplanung?
• Vorteile einer guten Materialplanung
• Wie Materiallisten bei der Materialplanung helfen
• Materialliste vs. Materialverbrauchsliste: Was finde ich wo?
• Warum Materiallisten unverzichtbar sind
• 5 Tipps für eine effektive Materialplanung
• Moderne Materialverwaltung ist digital 
• Fazit: Dein Schlüssel zur effizienten Materialplanung

Worum geht es bei der Materialplanung?

Kaum etwas ist für Handwerkerinnen und Handwerker ärgerlicher als ein fehlendes Teil kurz vor der Fertigstellung einer Baustelle. Wenn das Material jetzt nicht einmal mehr auf Lager liegt, sondern noch bestellt werden muss, können schnell kostspielige „Verzögerungen im Betriebsablauf“ entstehen, wie die Deutsche Bahn es gerne bei Verspätungen formuliert. Abhilfe schafft eine gut strukturierte Materialplanung. 

Materialplanung im Handwerk bedeutet, den Bedarf an Verbrauchsmaterial und Werkzeugen für deine Aufträge möglichst genau vorauszuplanen. Dabei geht es darum, die richtigen Materialien in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben. Die Materialplanung umfasst Prozesse wie Bedarfsanalyse, Bestandsführung, Beschaffung von Materialien sowie Überwachung und Anpassung des Materialflusses. Durch sie soll unter anderem Material in der richtigen Menge bevorratet, die Kosten gesenkt, der Lagerbestand optimiert und die Qualität der Dienstleistung gesichert werden. 

Im Handwerk ist die Materialplanung besonders wichtig, um Engpässe zu vermeiden und Ressourcen effizient zu nutzen. Sie ist somit ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Organisation im Handwerk und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse bei.

Vorteile einer guten Materialplanung

Eine durchdachte Materialplanung bringt deinem Betrieb viele Vorteile:

• Sie vermeidet Verzögerungen durch fehlende Materialien.
• Sie reduziert Lagerkosten durch bedarfsgerechte Bestellung.
• Sie verhindert Überbestände und damit gebundenes Kapital.
• Sie garantiert eine bessere Kostenkalkulation und -kontrolle.
• Sie erhöht die Kundenzufriedenheit durch pünktliche Fertigstellung.

Wie Materiallisten bei der Materialplanung helfen

Eine Materialliste ist ein strukturiertes Verzeichnis, das alle notwendigen Materialien und Komponenten für ein bestimmtes Projekt oder Produkt enthält. Sie dient als zentrale Informationsquelle für alle Beteiligten und fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, was zu einer effizienteren und effektiveren Materialplanung führt. Sie hilft dir also dabei, deine Materialien zu organisieren und zu planen. 

Eine typische Materialliste enthält:

• Materialbezeichnung: Genauer Name oder Typ des benötigten Materials
• Mengenangabe: Erforderliche Menge
• Einheit: Z. B. Stück, Meter, Liter
• Artikelnummer: Zur eindeutigen Identifikation
• Lagerort: Wo das Material gelagert wird
• Lieferanteninformationen: Woher das Material bezogen werden kann
• Kosten: Preis pro Einheit und die Gesamtkosten
• Verfügbarkeit: Aktueller Bestand und eventuelle Lieferzeiten
• Qualitätsmerkmale: Spezifikationen oder Qualitätsstandards der Materialien
• Alternativen: Mögliche Ersatzmaterialien, falls das Hauptmaterial nicht verfügbar ist

Materialliste vs. Materialverbrauchsliste: Was finde ich wo?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Materialliste und Materialverbrauchsliste manchmal verwechselt bzw. synonym benutzt. Aber Vorsicht: Es gibt inhaltlich einige wichtige Unterschiede!

Materialliste

Die Materialliste enthält alle Materialien und Artikel, die für einen bestimmten Auftrag benötigt werden. Sie wird für die Organisation der Baustelle benötigt und vor Projektstart angelegt. Sie dient allen Projektbeteiligten als Informationsquelle für einen reibungslosen Ablauf.

Materialverbrauchsliste

Eine Materialverbrauchsliste hingegen dokumentiert den tatsächlichen Materialverbrauch bei einem konkreten Auftrag. Sie wird während und nach der Arbeit ausgefüllt und hilft bei der Nachkalkulation, der Kostenerfassung und der Bestandsführung.

Warum Materiallisten unverzichtbar sind

Handwerksbetriebe, die ihre Materiallisten und Materialverbrauchslisten sorgfältig führen, können ihre Ressourcen effizient verwalten, Kosten besser kontrollieren und eine reibungslose Projektdurchführung gewährleisten. Eine gut geführte, bestenfalls digitale Materialliste dient mehreren Zwecken:

• Bestandsübersicht: Sie gibt einen Überblick über alle verfügbaren Materialien im Lager.
• Bestellplanung: Sie hilft bei der effizienten Planung von Nachbestellungen.
• Kostenersparnis: Sie vermeidet Überbestände und teure Eilbestellungen.
• Zeitgewinn: Weniger Suchaufwand und reibungslosere Abläufe auf der Baustelle.
• Kundenzufriedenheit: Pünktliche Fertigstellung dank verfügbarer Materialien.
• Optimierte Lagerverwaltung: Besserer Überblick und geringere Kapitalbindung.
• Verbesserte Transparenz: Alle Mitarbeitenden haben (digital) Zugriff auf aktuelle Bestandsinformationen.
• Automatisierungspotenzial: In Verbindung mit Software zur Materialverwaltung kann die Liste automatisiert werden, z. B. für automatische Nachbestellungen oder Preisvergleiche.

Interessanterweise zeigt eine Umfrage der Handwerkskammer München, dass viele Handwerksbetriebe den Materialverbrauch noch traditionell dokumentieren:

• 69 % erfassen den Verbrauch papierbasiert
• 23 % teilen ihn nur mündlich mit
• 18 % nutzen bereits mobile Anwendungen zur Erfassung
• 11 % verzichten ganz auf eine Dokumentation

Größere Betriebe tendieren aufgrund der benötigten Mengen eher dazu, ihren Materialverbrauch sehr genau zu dokumentieren und setzen dabei häufig auf digitale Lösungen. Die Meisterwerk App ermöglicht auch für kleinere Betriebe eine digitale Materialplanung und Wirtschaftlichkeitsanalyse.

Beispiel: Der Dachdeckerbetrieb "Holzwurm" führt für jede Baustelle in seiner Materialliste folgende Artikel auf:

5 Tipps für eine effektive Materialplanung

1. Frühzeitige Planung: Erstelle die Materialliste direkt nach der Auftragsannahme. So hast du genug Zeit für Bestellungen und vermeidest Engpässe.
2. Bedarf genau ermitteln: Berechne den Materialbedarf sorgfältig. Berücksichtige dabei auch Verschnitt und mögliche Reserven für unvorhergesehene Situationen.
3. Digitale Tools nutzen: Setze auf digitale Lösungen wie die Meisterwerk App zur Erstellung und Verwaltung deiner Materiallisten. So hast du deine Daten immer griffbereit – auch auf der Baustelle.
4. Lieferantenabsprachen optimieren: Pflege gute Beziehungen zu deinen Lieferanten. Vereinbare Rahmenverträge für häufig benötigte Materialien und nutze Mengenrabatte.
5. Regelmäßige Bestandskontrolle: Führe regelmäßige Inventuren durch. So vermeidest du Überraschungen und kannst rechtzeitig nachbestellen.

Damit ein Projekt pünktlich abgeschlossen werden kann, müssen auf der Baustelle alle Materialien ausreichend zur Verfügung stehen. 

Moderne Materialverwaltung ist digital 

Viele Handwerksbetriebe setzen mittlerweile auf digitale Lösungen zur Materialverwaltung. Mobile Apps ermöglichen die Erstellung von Checklisten und PDFs direkt vor Ort, Cloud-basierte Software bietet Echtzeit-Zugriff auf Aufträge und Materialbestände und Barcode-Scanner vereinfachen das Ein- und Ausbuchen von Material. Zudem können manche Systeme bei Unterschreitung von Mindestmengen selbstständig nachbestellen und dabei Großhändlerpreise automatisch vergleichen. 

Fazit: Dein Schlüssel zur effizienten Materialplanung

Eine gute Materialplanung ist entscheidend für den Erfolg deines Handwerksbetriebs. Mit einer sorgfältig geführten Materialliste und den richtigen Werkzeugen optimierst du deine Abläufe, sparst Kosten und steigerst die Kundenzufriedenheit.