Datenschutz im Handwerk: Alles was du wissen musst (inkl. Vorlage)

• DSGVO im Handwerk: Was ist das?
• Daten sind nicht gleich Daten: Datenschutz im Handwerk für Kundschaft und Mitarbeitende
• Kostenlose Vorlage Datenschutzerklärung für Handwerksbetriebe zum Download
• Wann ist eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
• DSGVO auf der eigenen Homepage
• Mehr Zeit dank der Meisterwerk App

Die häufigsten Fragen zum Thema Datenschutz im Handwerk auf einen Blick:‍

Wie muss ich Mitarbeitende über die Datenverarbeitung informieren?

Handwerksbetriebe müssen transparent darlegen, zu welchem Zweck und wie lange personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem musst du die betroffenen Personen über ihr Recht auf Widerruf informieren.

Wann muss ich einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten benennen?

Kleine Handwerksbetriebe benötigen keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Den musst du erst benennen, wenn 20 oder mehr Mitarbeitende ständig mit der Verwaltung von Kunden- oder Mitarbeiterdaten beschäftigt sind.

‍Für wen gilt die DSGVO im Handwerk?

Seit 2018 muss jeder Handwerksbetrieb die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, umsetzen – unabhängig von der Größe oder der Mitarbeiteranzahl. 

Für die Datenschutzrichtlinien im Handwerk hast du als Unternehmerin oder Unternehmer wohl nie so richtig Zeit: Neben Auftragsmanagement, Projektdokumentation, Mitarbeiterplanung und Buchhaltung sollen zusätzlich Kunden- und Mitarbeiterdaten DSGVO-konform organisiert werden. Das bedeutet für dich vor allem eines: Viel Bürokratie, die dich und dein Team von der eigentlichen Auftragsarbeit abhält. Doch seit 2018 müssen sich alle Handwerksbetriebe an die strengen Vorgaben der DSGVO halten. Passiert das nicht, kann es mitunter teuer werden.

Verbraucherinnen und Verbraucher genießen in Europa viele Rechte im Umgang mit ihren Daten. Im Umkehrschluss müssen Unternehmen zahlreiche Pflichten für das Erheben und Speichern personenbezogener Daten beachten. Diese Pflichten regeln innerhalb der Europäischen Union einheitlich die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO. Sie gelten für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, nutzen und verarbeiten – unabhängig davon, wie groß das jeweilige Unternehmen ist.

Auch im Handwerk fallen täglich viele Kunden- und Mitarbeiterdaten an. Somit müssen Handwerksbetriebe, wie jedes andere Unternehmen auch, sich an die DSGVO halten.

Hinweis: Die DSGVO gilt sowohl für „interne” Personendaten deiner Mitarbeitenden als auch für „externe” Personendaten, beispielsweise Daten von Geschäftspartnern und Kunden.

Personenbezogene Daten im Handwerk

Die EU-Verordnung definiert wiederum genau, was personenbezogene Daten sind. Dabei handelt es sich um jede einzelne Information, die Rückschlüsse auf eine Person erlauben. Neben direkten Daten fallen darunter auch Informationen aus der digitalen Welt. Dazu gehören zum Beispiel: 

• Name und Anschrift 
• Kontaktangaben wie beispielsweise E-Mail oder Telefonnummer
• Bankdaten
• Fotos
• Online Benutzername und IP-Adresse (Eine IP Adresse gibt beim Surfen im Internet Auskunft über ein Gerät und damit auch indirekt Auskunft über die Person, die dieses Gerät verwendet.)

Diese Daten werden durch die DSGVO geschützt und dürfen unter Umständen nur mit einer Einwilligungserklärung erhoben und verarbeitet werden.

‍Daten sind nicht gleich Daten: Datenschutz im Handwerk für Kundschaft und Mitarbeitende

Generell darfst du alle Daten verarbeiten und speichern, die für die Ausführung des Auftrags unbedingt nötig sind. Diese Daten darfst du sogar ohne eine zusätzliche Einwilligungserklärung erheben. Für eine Reparatur vor Ort kannst du also die Anschrift, Telefonnummer oder auch die E-Mail-Adresse speichern.

Verwendest du diese Daten jedoch beispielsweise für Marketing-Aktionen, benötigst du dafür eine Einwilligungserklärung deiner Kundinnen und Kunden. Diese personenbezogenen Daten darfst du nur so lange speichern und verarbeiten, wie dies für den jeweiligen Zweck nötig ist. Danach musst du diese umgehend löschen.

Aber Vorsicht: Einige Daten musst du aus steuerrelevanten Gründen zehn Jahre lang speichern. Welche genau, kannst du in § 147 der Abgabenverordnung (AO) nachlesen.

Gleiches gilt übrigens auch für Mitarbeiterdaten: Natürlich darfst du Angaben über die Krankenkasse und die Steuernummer speichern. Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, musst du das sogar. Auch die Berufsbezeichnung und besondere Qualifikationen darfst du speichern. Private Interessen wie Hobbys oder Vereinsmitgliedschaften sind allerdings tabu. Dafür benötigst du eine Einverständniserklärung deiner Mitarbeitenden.

Zustimmungspflichtige Daten

In der Datenschutzerklärung für Handwerkerinnen und Handwerker musst du verständlich erklären, welche Daten du speicherst und wie du diese verwendest. Für Handwerksbetriebe sind hier besonders auch die Richtlinien rund um das Thema Auftragsverarbeitung wichtig. Diese regelt die Datenweitergabe an externe Dienstleister, beispielsweise an Subunternehmen oder Personaldienstleister. Wenn du die Daten an Dritte weitergibst, musst du dafür von deinen Kundinnen und Kunden eine schriftliche Zustimmung einholen.

Theoretisch kannst du die Einwilligung auch mündlich einholen, praktisch kann das allerdings schnell zu Problemen führen: Die DSGVO im Handwerk verpflichtet dich, die Einverständniserklärung auf Anfrage von Behörden nachweisen zu können. Bestehe daher besser auf eine schriftliche Bestätigung.

Hinweis: Kundschaft und Mitarbeitende können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Daher: Auf Wunsch musst du die Daten löschen.

Damit du die gesetzlichen Vorschriften der DSGVO im Handwerk vollständig erfüllst, findest du hier eine hilfreiche Muster-Vorlage als Word- und PDF-Datei. Die gelb markierten Felder im Dokument musst du nur noch mit deinen eigenen Firmendaten ersetzen.

Mit dem zweiten „Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU“ können vor allem kleine Handwerksbetriebe aufatmen: Eine Person, die sich um den Datenschutz kümmert, benötigst du erst, wenn 20 Angestellte oder mehr in deinem Unternehmen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten. In der Regel sind damit die Geschäftsführung sowie Mitarbeitende aus der Personal- und Kundenverwaltung gemeint. Handwerkerinnen und Handwerker, die vor Ort Kundenkontakt haben, zählen nicht dazu.

Hinweis: Die beauftragte Person darf nicht aus der eigenen Geschäftsführung oder deiner IT-Abteilung stammen. Das würde bedeuten, dass sich diese Person ständig selbst kontrollieren müsste. Alternativ kannst du auch auf einen externen Dienstleister zurückgreifen.

Die eigene Homepage als Aushängeschild gehört heute für kleine Handwerksbetriebe ebenso dazu. Auch hier musst du einige Richtlinien im Rahmen der DSGVO beachten. Zum einen sollte diese ein Impressum und den direkten Kontakt zum Unternehmen enthalten. Zum anderen regeln Art. 13 und 14 DSGVO, dass du deine Kundschaft anhand einer Datenschutzerklärung auf der Homepage darüber aufklären musst, welche Daten beim Besuch der Homepage gespeichert werden. Folgende Punkte sollten in die Datenschutzerklärung:

• Erklärung, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden.
• Datenspeicherung bei Newsletter und wie diese abbestellt werden können.
• Einverständnis zum Setzen von Cookies. Cookies legen auf dem Gerät der Nutzerinnen und Nutzer Informationen an, damit dieses Gerät bei späteren Besuchen wieder identifiziert werden kann.
• Erklärung, wie Zustimmungen rückgängig gemacht werden können.

‍Spätestens jetzt wird klar: Datenschutz kostet enorm viel Zeit, weshalb es für viele ausgelastete Handwerksunternehmen ein unliebsames Thema ist. Da du die gesetzlichen Vorschriften jedoch unbedingt beachten solltest, kannst du an anderer Stelle für Entlastung sorgen. Beispielsweise mit der digitalen Dokumentenverwaltung der Meisterwerk App. Die praktische Handwerkersoftware unterstützt dich und dein Team bei allen organisatorischen Aufgaben rund um das Projektmanagement.

So kannst du unter anderem Angebote und Rechnungen erstellen sowie versenden oder Formulare digital speichern und diese von deiner Kundschaft direkt vor Ort auf einem Smartphone oder Tablet unterschreiben lassen. Wichtige Dokumente gehen nicht mehr verloren und sind dank der einfachen Suchfunktion schnell und einfach in der App auffindbar. Zusätzlich kannst du mit der Meisterwerk App:

• Termine ganz einfach deinen Mitarbeitenden zuweisen,
• Arbeitszeiten digital erfassen,
• Vorplanungen mit allen wichtigen Informationen versehen,
• Aufträge aktualisieren und mit Status versehen,
• Projekte digital dokumentieren, und
• Angebot und Rechnungen schreiben sowie versenden.

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Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir insbesondere für juristische Informationen keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.