Der Wandel der Digitalisierung macht auch vor dem Auftragsbuch nicht Halt. Zum Glück: Denn mit digitalem Auftragsmanagement sind Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch wettbewerbsfähiger. Wir zeigen, wie sich das Auftragsbuch zu deinen Gunsten verändert.
Inhaltsverzeichnis
- Häufige Fragen und Antworten zum digitalen Auftragsbuch
- Vorteile des digitalen Auftragsbuchs
- Auftragsbestätigung: Ein Muster
- Auftragsbestätigung: eine Vorlage
- Die passende Handwerker-Software finden
- Auftragsplanung mit der Meisterwerk App
Häufige Fragen und Antworten zum digitalen Auftragsbuch
Welche Vorteile hat das digitale Auftragsbuch?
Das digitale Auftragsbuch bringt mehrere Vorteile mit sich: Unternehmen steigern ihre Effizienz, senken Kosten durch Prozessautomatisierung, sparen Zeit und minimieren Fehlerquellen. All das stärkt letztlich auch die Kundenbindung.
Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?
Je nach Art des Auftrages müssen verschiedene Informationen in die Auftragsbestätigung. In jedem Fall enthalten sein müssen: Adressen vom Auftraggebenden auf Auftragnehmenden, Datum, Art und Umfang der Leistung, Preis der Arbeit, Gesamtpreis, Terminbestätigung, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt.
Durch die Digitalisierung befindet sich auch das Auftragsbuch im Wandel. Immer mehr Handwerksbetriebe setzen auf digitales Auftragsmanagement, oftmals mit einer speziellen Software. Wir erklären, warum sich der Umzug ins Digitale lohnt, wie Sie Auftragsbestätigungen optimal formulieren und wie Sie die passende Handwerker-Software für Ihr Unternehmen finden.
Der Sinn eines Auftragsbuches ist die Organisation eingehender, ausgehender und bestehender Aufträge. Idealerweise sollte dein Auftragsbuch:
- Alle wichtigen Daten sammeln
- Aufträge auflisten
- Aufträge gliedern
- Einzelaufträge zu Sammelaufträgen zusammenfassen
- Den Bearbeitungsstand anzeigen
- Zahlungsinformationen enthalten
Das Problem beim analogen Auftragsbuch: Neuerungen, Fehler oder Anpassungen müssen mühselig korrigiert und angemerkt werden. In der dadurch entstehenden Zettelwirtschaft verlierst du und deine Mitarbeitenden schnell den Überblick. Das digitale Auftragsbuch schafft da Abhilfe.
Digitale Prozesse sollen dir als Handwerkerin oder Handwerker einerseits die Arbeit erleichtern – und andererseits den Service für deine Kundinnen und Kunden verbessern. Auch das digitale Auftragsbuch bringt dabei einige Vorteile mit sich.
Mehr Effizienz
Schluss mit der Zettelwirtschaft: Mit dem digitalen Auftragsmanagement hast du und dein Team jederzeit und von überall Zugriff auf alle Auftragsdaten. Das vereinfacht nicht nur eure Arbeitsprozesse, sondern auch die Kommunikation.
Weniger Kosten
Durch die Automatisierung des Auftragsmanagements werden Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Du und dein Betrieb spart so nicht nur Kosten, sondern kannst dich wieder auf deine Kernkompetenz konzentrieren: das Handwerk.
Mehr Zeit
Die Suche nach Unterlagen und Informationen ist zeitaufwändig – und Probleme sind da vorprogrammiert. Mit dem digitalen Auftragsbuch sind alle wichtigen Unterlagen immer an einem Ort. Du und deine Mitarbeitenden könnt ihr jederzeit auf alle Daten zugreifen. Das spart Zeit und Nerven.
Weniger Fehler
Insbesondere dann, wenn mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, sind Fehler ganz normal. Eine Software kann solche Fehler zwar nicht eliminieren, durch gespeicherte Datenfelder aber frühzeitig entdecken. Beispiel: Systeme erkennen eine falsch eingetippte IBAN sofort.
Mehr Kundenbindung
Von genauerer und effizienterer Auftragsplanung profitierst nicht nur du und dein Unternehmen, sondern auch deine Kundinnen und Kunden. Schnellere Rückmeldungen, exakte Abläufe, mehr Vertrauen – das stärkt die Kundenbindung.1
Ein Auftrag ist eingegangen – jetzt ist eine korrekte Auftragsbestätigung wichtig. Sie gilt als Willenserklärung: Damit erklärst du dich bereit, die bestellte Leistung so wie vereinbart zu erbringen.
Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?
Eine Auftragsbestätigung ist immer dann nötig, wenn du deiner Kundin oder deinem Kunden ein freibleibendes Angebot gemacht hast. Das heißt: Angaben wie Menge oder Preis sind unverbindlich, weil beispielsweise Materialkosten stark schwanken. Ein freibleibendes Angebot ist nie rechtlich bindend. In anderen Fällen ist eine Auftragsbestätigung nicht zwingend nötig, aber doch sinnvoll, weil sie die Rahmenbedingungen für den Auftrag sichert.
Ist die Auftragsbestätigung bindend?
Eine Auftragsbestätigung ist nicht automatisch bindend. Erst dann, wenn auch der Kunde eine Willenserklärung abgegeben hat, ist ein Kaufvertrag entstanden. Das tut er zum Beispiel durch das Annehmen des Angebots.
Was muss in die Auftragsbestätigung?
Feste Vorlagen für eine Auftragsbestätigung gibt es nicht. Enthalten sein sollten aber:
- Titel „Auftragsbestätigung”
- Daten der Kundin oder des Kunden
- Firmendaten
- Datum
- Bezeichnung, Menge und Preis der Leistung
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Gerichtsstand
- Eigentumsvorbehalt
Eine Unterschrift von deiner Kundin oder dem Kunden ist übrigens nicht verpflichtend.2
Auftragsbestätigung: eine Vorlage
Der Text zu deiner Auftragsbestätigung könnte in etwa so aussehen:
Einleitung:
- „Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde”
- „Ich freu mich über Ihren Auftrag”
- „Hiermit bestätige ich Ihren Auftrag”
Organisatorisches:
- „Die Bearbeitung wird bis XX abgeschlossen”
- „Der voraussichtliche Liefertermin ist der XX”
Grußformel:
- „Vielen Dank für Ihr Vertrauen”
- „Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung”
Interessiert am digitalen Auftragsbuch? Dann brauchst du die passende Software oder eine Handwerker-App. Der Haken: Jeder Betrieb ist anders – und das gilt auch für die Anbieter. Deshalb heißt es vor allem eins: testen.
Nur wenn du die Software gründlich ausprobierst, findest du heraus, ob sie zu deinem Betrieb passt. Nutze die Testzugänge der Anbieter, die für dich infrage kommen, und beziehe auch dein Team mit ein. Tauchen während des Testzeitraums Fragen auf, frag direkt beim Anbieter nach. Spiele alle wichtigen Prozesse durch. Wenn die Software dir spürbar Arbeit abnimmt, hast du vielleicht schon die Richtige gefunden.3
Auftragsplanung mit der Meisterwerk App
Gute Auftragsplanung heißt: Du behältst jederzeit den Überblick. Mit der Meisterwerk App organisierst du deine Aufträge reibungslos – egal, wo du gerade bist. Du siehst auf einen Blick, wie stark dein Team und deine Fahrzeuge ausgelastet sind und wer noch Kapazitäten hat. Änderungen am Auftrag? Kein Problem – mit nur wenigen Klicks passt du alles an. Und das Beste: Deine Mitarbeitenden sind immer rechtzeitig informiert.
