Häufige Fragen und Antworten zum papierlosen Büro
Was ist das papierlose Büro?
Ein papierloses Büro verzichtet so weit wie möglich auf papierbasierte Prozesse. Stattdessen werden Arbeitsabläufe und Buchhaltung ins Digitale verlegt. Rechnungen, Aufträge oder Arbeitsanweisungen finden sich also nicht ausgedruckt in Ordnern oder Mappen, sondern ausschließlich in einer digitalen Datenbank.
Welche Vorteile hat das papierlose Büro?
Das papierlose Büro spart Unternehmen nicht nur die Kosten für das Papier. Digitale Betriebe arbeiten effizienter, schneller und verlässlicher. Außerdem vereinfacht das papierlose Büro die Zusammenarbeit zwischen Kundschaft und Unternehmen und schützt ganz nebenbei die Umwelt.
Wie funktioniert ein papierloses Büro?
In einem papierlosen Büro laufen nahezu alle Prozesse digital ab. Gespeichert werden alle nötigen Dokumente in einem einheitlichen System. So sind auch wichtige Rechnungen, Aufträge oder Stundenzettel von überall aus abrufbar.
Das papierlose Büro verzichtet auf papiergebundene Dokumente. Stattdessen werden diese digitalisiert und zentral abgelegt. Neue Aufträge, Angebote oder Rechnungen werden von Anfang an digital erstellt, verschickt und gespeichert. So lassen sie sich jederzeit ganz einfach finden – ganz egal wo und wann. Ablage, Archivierung, Aufträge, Rechnungen: Alle Arbeitsabläufe, die digital ablaufen können, werden dahin verlegt. Und auch, wenn das anfangs aufwändig wirkt, vereinfacht das papierlose Büro letztlich alle Arbeitsprozesse.
Der wohl größte Vorteil des papierlosen Büros: Arbeitsprozesse laufen wesentlich schneller bei besserer Qualität ab. Mitarbeitende gewinnen so Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, wie zum Beispiel die Beantwortung von Kundenanfragen. Kurz gesagt: Das papierlose Büro macht Ihr Unternehmen effizienter und produktiver!1
Weitere Vorteile:
- Kosten sparen für Drucken und Versand
- Aufgaben delegieren
- Flexibler Arbeitsplatz – egal wann und wo
- Dokumente unkompliziert finden
- Nachhaltig und umweltschonend
Damit der Umstieg auf das papierlose Büro gelingt, sind nur wenige Schritte nötig – allerdings müssen diese sorgfältig und korrekt ausgeführt werden. Dann steht dem papierlosen Büro nichts mehr im Weg.
1. Digitale Dokumente ordnen
Im ersten Schritt müssen alle bereits digital vorhandenen Dokumente geordnet und gespeichert werden. Sinnvoll sind beispielsweise Hauptordner für:
- Rechnungen
- Aufträge
- Angebote
- Steuer
- Kundschaft
- Lieferanten
- Mitarbeitende
- Produkte
- Dokumentation
Danach folgen die jeweiligen Unterordner, beispielsweise für die einzelnen Mitarbeitenden oder Produkte. Als Ablageort ist ein Netzwerk-Laufwerk oder ein Cloud-Speicher ratsam. Außerdem sollte einmal täglich ein Backup erfolgen. Mitarbeitende haben immer nur zu den Ordnern Zugang, die sie für ihre Arbeit brauchen.
2. Dokumente nur noch digital übermitteln
Im nächsten Schritt übermittelt Ihr Unternehmen alle Dokumente nur noch digital. Rechnungen, Aufträge, Angebote – alles wird per Mail oder über andere Kanäle an Ihre Kundschaft übermittelt. Bei Rechnungen muss darauf geachtet werden, dass sie rechtssicher nicht mehr nachträglich verändert werden können, beispielsweise durch ein PDF-Format.
3. Alte Dokumente digitalisieren
Der letzte und wohl aufwändigste Schritt: Alle notwendigen alten Dokumente einzuscannen und digitalisiert abzuspeichern. Dafür ist nicht nur die passende Hardware nötig, sondern auch die aussagekräftige Benennung und Einordnung der Dokumente. Nur so kann später auch jede Datei sicher wiedergefunden werden.
Wichtig für den Erfolg des digitalen Büros ist die passende Ordnerstruktur. Und die beginnt schon beim Namen der abgelegten Dokumente. Grundsätzlich ist es sinnvoll, Dateien nach dem Schema „Jahr-Monat-Tag-Beschreibung“ zu benennen. Also:
- 2022-12-06-Rechnung Meier Bau
- 2019-05-12-Auftrag Huber
Ob Monate immer zweistellig geschrieben werden oder welche Trennungszeichen Sie benutzen, ist grundsätzlich egal. Es sollte aber einheitlich sein.
Insbesondere bei Handwerksbetrieben, die viele verschiedenen Kundinnen und Kunden haben, lohnt sich neben den oben genannten Hauptordnern die sogenannte Projektstruktur. Hier werden für jedes Projekt einzelne Ordner mit jeweiligen Unterordnern abgelegt.
Die eigentliche Ordnerstruktur sollte so sein, dass:
- Jedes Dokument in genau einem Ordner abgelegt werden kann
- Dokumente vom Allgemeinen zum Spezifischen abgelegt werden:
Rechnungen – Fliesen – Kunde Müller
Die Meisterwerk App organisiert Ihre Dokumente auftragsbezogen und an einem Ort!
Einige rechtliche Rahmenbedingungen sind entscheidend, wenn es um den Erfolg des papierlosen Büros geht. Insbesondere bei digitalen Verträgen, im Streitfall oder beim Datenschutz müssen Handwerksunternehmen ein paar Grundregeln beachten.
Digitale Verträge
Das deutsche Zivil- und Handelsrecht sieht – insbesondere zwischen Unternehmen – nur für die wenigsten Geschäfte eine schriftliche oder gar notarielle Beurkundung vor. Die überwiegende Zahl der Verträge kann also auch digital geschlossen werden. Wichtig ist allerdings, beispielsweise über digitale Signaturen zu bestätigen, mit wem welcher Vertrag zustande gekommen ist.
Streitfälle
Kommt es zum rechtlichen Streit mit dem Vertragspartner, regelt die Zivilprozessordnung die Gewichtung der Beweismittel. Unterschieden wird zwischen physikalischen Originalen, also den Papierdokumenten, den Scans solcher Dokumente und original elektronischen Dokumenten. Also Dokumente, die digital erstellt worden sind.
Möglich ist, dass gescannten Dokumenten im Prozess ein anderes Gewicht zukommt als den Originalen. Entscheidend ist aber der Prozessverlauf im Einzelfall. Grundsätzlich gilt: Je höher die Qualität der gescannten Dokumente und je zuverlässiger und sicherer das Scanverfahren, desto besser sind die Chancen für den jeweiligen Betrieb.
Datenschutz
Je nach Unternehmensbereich sind die Anforderungen an den Datenschutz unterschiedlich ausgeprägt. Bei personenbezogenen Daten gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Die rechtlichen Vorgaben für die Auftragsdatenverarbeitung ergeben sich aus § 11 BDSG. Bei Geschäften innerhalb der EU gelten dieselben Regelungen – außerhalb der EU müssen die jeweiligen Landesregelungen überprüft werden.4
Viele Branchen arbeiten bereits weitgehend papierlos. Handwerkerinnen und Handwerker sind jedoch häufig noch skeptisch. Dabei passen Digitalisierung und Handwerk wunderbar zusammen – und zukunftsorientierte Unternehmen haben einen klaren Wettbewerbsvorteil. Besonders die Bereiche Kundenakquise und -beratung, Angebote und Rechnungen sowie Bestellwesen und Lager können durch das digitale Büro vereinfacht werden.
Neben der Hardware, beispielsweise einem Scanner, der über einen Einzelblatteinzug verfügt und viele Dokumentenarten verarbeiten kann, ist auch die Software entscheidend. Hier kommt die Meisterwerk App ins Spiel.
Das kann die Meisterwerk App
Mit der Meisterwerk App können Sie das Papier ersetzen! Informationen zu Aufträgen und Terminen sind digital hinterlegt, statt ausgedruckt als Auftragszettel oder -mappe. Formulare lassen sich am Smartphone oder Tablet direkt bei der Kundschaft unterschreiben. Selbst die Stundenzettel fallen weg, da auch diese digital verfügbar sind!
Das ist nachhaltiger, da weniger Papier verbraucht wird. Aber vor allen Dingen ist es zuverlässiger! Nie wieder werden Zettel verschlampt oder erst zu spät im Büro abgegeben.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
