Digitale Unterschrift: Rechtssicher und ohne Scanner

Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Unterschrift

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Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

‍In Deutschland gilt die digitale Unterschrift prinzipiell genauso wie eine handschriftliche Signatur und kann bei nahezu allen Dokumenten angewandt werden. Je nach Dokument gibt es aber unterschiedliche Anforderungen an die Art der digitalen Unterschrift. 

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Welche Formen digitaler Unterschriften gibt es?

Drei Arten digitaler Unterschriften gibt es: Die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. 

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Ist die digitale Unterschrift rechtswirksam?

Fast alle Dokumente können in Deutschland rechtsgültig mit einer digitalen Unterschrift unterzeichnet werden. Allerdings müssen Unternehmerinnen und Unternehmer genau darauf achten, ob je nach Dokument spezielle Anforderungen an die digitale Signatur gestellt werden. 

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Die digitale Unterschrift unterzeichnet ein elektronisches Dokument, also beispielsweise einen Text-, Bild-, oder Toninhalt. Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist: 

• Sie liegt in elektronischer Form vor
• Sie wird von einer natürlichen Person geleistet 
• Sie ist in dem signierten Inhalt enthalten oder damit verknüpft
• Der Signierende hat die Unterschrift wissentlich verwendet¹

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Prinzipiell sind elektronische Signaturen durch das Fortschreiten der Digitalisierung genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift. Nahezu alle Dokumente können digital unterschrieben werden. 

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Nur in wenigen Ausnahmefällen ist das nicht möglich, zum Beispiel bei:

• Kündigungen (§ 623 BGB)
• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
• Dienstzeugnissen (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)

Bei den Dokumenten, die elektronisch signiert werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur gestellt werden. Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards. 

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Bei der handschriftlichen Unterschrift garantiert der Schriftzug die Echtheit der Signatur. Bei der digitalen Unterschrift wird das schon schwieriger. Je nach Dokumentenart schreibt das Gesetz deshalb verschiedene Standards vor, um die Sicherheit der Unterschrift zu gewährleisten. 

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Die einfache elektronische Signatur

Für die einfache elektronische Signatur gibt es keine genauen Anforderungen. Wichtig ist nur, dass sie auf den Unterzeichnenden zurückschließen lässt. Möglich ist deshalb:

• Die Unterschrift einscannen
• Auf dem Tablet unterschreiben
• E-Mail-Signatur nutzen
• Den vollständigen Namen eintippen

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Die einfache elektronische Signatur ist immer dann rechtsgültig, wenn für das zu unterschreibende Dokument Formfreiheit gilt. Das heißt: Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, was die Form des Dokuments betrifft. 

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Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene Signatur wird über eine geeignete Software oder App erstellt. Jeder Unterschrift wird ein elektronisches Zertifikat zugewiesen, das sicherstellt, dass der Unterzeichnende identifiziert und das Dokument nicht mehr verändert werden kann.²

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Die fortgeschrittene Signatur muss also mehrere Anforderungen erfüllen:

• Sie muss eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden können und dessen Identifizierung ermöglichen. 
• Sie wird unter Verwendung elektronischer Signatur-Erstellungsdaten erstellt
• Die Unterschrift ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden

Die fortgeschrittene Signatur ist ebenfalls immer dann gültig, wenn für das Dokument Formfreiheit gilt. 

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Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift. Auch sie läuft über eine spezielle Software und besitzt alle Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur.

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Außerdem:

• Sie wird mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit sehr sicher erzeugt
• Das Verfahren wird erst dann gestartet, wenn der Unterzeichnende seine Identität bestätigt hat, beispielsweise durch ein persönliches Treffen oder einen Videoanruf³

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Insbesondere dann, wenn Dokumente in Schriftform vorliegen müssen, ist ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur erlaubt. 

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Rechtsgültigkeit und Beweiskraft

Neben der Rechtsgültigkeit ist auch die Beweiskraft entscheidend. Denn wenn ein Dokument vor Gericht als Beweis dient, kann die Beweiskraft je nach Art der Signatur unterschiedlich sein. Grundsätzlich gilt: Alle elektronischen Signaturen können als Beweise dienen. 

• Die einfache Signatur hat nur eine geringe Beweiskraft
• Die fortgeschrittene Signatur hat eine hohe Beweiskraft
• Die qualifizierte elektronische Signatur hat maximale Beweiskraft

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Mit jeder elektronischen Unterschrift gültig sind beispielsweise:

• Bestellungen
• Datenschutzerklärungen
• unbefristete Arbeitsverträge
• Kaufverträge
• Abnahmeformulare

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Nur mit qualifizierter elektronischer Signatur gültig sind:

• befristete Arbeitsverträge
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot⁴

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Ist lediglich eine einfache elektronische Signatur erforderlich, können Sie diese auf verschiedenen Wegen erstellen. 

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Freihandeingabe in Office

Nahezu jede Office-Software bietet die Möglichkeit der Freihandeingabe. Am einfachsten geht das in OneNote. Dafür nutzen Sie die „Zeichnen”-Funktion und unterschreiben mit Ihrer Maus. Mit der „Lassoauswahl” markieren Sie dann Ihre Unterschrift und können sie dann über Kopieren und Einfügen in Ihr Dokument übertragen.

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Digitale Signatur in Word

Öffnen Sie den Reiter „Einfügen” und klicken dann auf „Signaturzeile”. Passen Sie nun Ihre Signatur an und drücken dann „OK”. Speichern Sie dann das Dokument am besten als .docx-Datei, um die Signatur hinzuzufügen. Machen Sie anschließend einen Doppelklick auf das Signaturfeld, um entweder den Namen einzutragen oder eine Unterschrift hochzuladen. 

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Unterschrift scannen

Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Papier und übertragen Sie diese per Foto oder Scanner auf Ihren Computer. Von dort aus können Sie Ihre Signatur in das jeweilige Dokument einfügen.⁵

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Auch PDF-Dokumente können digital unterschrieben werden. Je nach Betriebssystem haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

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Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.

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