Wichtige Dokumente jederzeit unterschreiben können, von jedem Ort aus: Mit der digitalen Unterschrift ist das möglich. Trotzdem herrscht oft Unsicherheit, wenn es um die rechtliche Gültigkeit geht. Wir klären deshalb alle wichtigen Fragen zur digitalen Unterschrift.
Inhaltsverzeichnis
- Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Unterschrift
- Was ist eine digitale Unterschrift?
- Ist die digitale Unterschrift rechtssicher?
- Die E-Signatur-Standards
- Rechtsgültigkeit und Beweiskraft
- Welche Formulare sind mit welcher Signatur gültig?
- Digitale Unterschriften in PDF Dokumente einfügen
- Einfach, sicher, digital: elektronisch unterschreiben mit der Meisterwerk App
Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Unterschrift
Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?
In Deutschland gilt die digitale Unterschrift prinzipiell genauso wie eine handschriftliche Signatur und kann bei nahezu allen Dokumenten angewandt werden. Je nach Dokument gibt es aber unterschiedliche Anforderungen an die Art der digitalen Unterschrift.
Welche Formen digitaler Unterschriften gibt es?
Drei Arten digitaler Unterschriften gibt es: Die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
Ist die digitale Unterschrift rechtswirksam?
Fast alle Dokumente können in Deutschland rechtsgültig mit einer digitalen Unterschrift unterzeichnet werden. Allerdings müssen Unternehmerinnen und Unternehmer genau darauf achten, ob je nach Dokument spezielle Anforderungen an die digitale Signatur gestellt werden.
Die Auftragslage ist hoch, die Zeit begrenzt – und die Formulare kommen nicht immer oder nicht so schnell wie gewünscht ins Büro zurück? Mit der digitalen Signatur geht das unmittelbar. Wir erklären dir nun, welche Dokumente du digital unterschreiben kannst, welche Arten digitaler Signaturen es gibt und wie es um die Rechtssicherheit steht.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Die digitale Unterschrift unterzeichnet ein elektronisches Dokument, also beispielsweise einen Text-, Bild-, oder Toninhalt. Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist:
- Sie liegt in elektronischer Form vor
- Sie wird von einer natürlichen Person geleistet
- Sie ist in dem signierten Inhalt enthalten oder damit verknüpft
- Der Signierende hat die Unterschrift wissentlich verwendet1
Prinzipiell sind elektronische Signaturen durch das Fortschreiten der Digitalisierung genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift. Nahezu alle Dokumente können digital unterschrieben werden.
Nur in wenigen Ausnahmefällen ist das nicht möglich, zum Beispiel bei:
- Kündigungen (§ 623 BGB)
- Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
- Dienstzeugnissen (§ 630 BGB, §109 GewO)
- Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
Bei den Dokumenten, die elektronisch signiert werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur gestellt werden. Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards.
Die E-Signatur-Standards
Bei der handschriftlichen Unterschrift garantiert der Schriftzug die Echtheit der Signatur. Bei der digitalen Unterschrift wird das schon schwieriger. Je nach Dokumentenart schreibt das Gesetz deshalb verschiedene Standards vor, um die Sicherheit der Unterschrift zu gewährleisten.
Die einfache elektronische Signatur
Für die einfache elektronische Signatur gibt es keine genauen Anforderungen. Wichtig ist nur, dass sie auf den Unterzeichnenden zurückschließen lässt. Möglich ist deshalb:
- Die Unterschrift einscannen
- Auf dem Tablet unterschreiben
- E-Mail-Signatur nutzen
- Den vollständigen Namen eintippen
Die einfache elektronische Signatur ist immer dann rechtsgültig, wenn für das zu unterschreibende Dokument Formfreiheit gilt. Das heißt: Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, was die Form des Dokuments betrifft.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene Signatur wird über eine geeignete Software oder App erstellt. Jeder Unterschrift wird ein elektronisches Zertifikat zugewiesen, das sicherstellt, dass der Unterzeichnende identifiziert und das Dokument nicht mehr verändert werden kann.2
Die fortgeschrittene Signatur muss also mehrere Anforderungen erfüllen:
- Sie muss eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden können und dessen Identifizierung ermöglichen.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signatur-Erstellungsdaten erstellt
- Die Unterschrift ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden
Die fortgeschrittene Signatur ist ebenfalls immer dann gültig, wenn für das Dokument Formfreiheit gilt.
Die qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift. Auch sie läuft über eine spezielle Software und besitzt alle Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur.
Außerdem:
- Sie wird mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit sehr sicher erzeugt
- Das Verfahren wird erst dann gestartet, wenn der Unterzeichnende seine Identität bestätigt hat, beispielsweise durch ein persönliches Treffen oder einen Videoanruf3
Insbesondere dann, wenn Dokumente in Schriftform vorliegen müssen, ist ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur erlaubt. 
Rechtsgültigkeit und Beweiskraft
Neben der Rechtsgültigkeit ist auch die Beweiskraft entscheidend. Denn wenn ein Dokument vor Gericht als Beweis dient, kann die Beweiskraft je nach Art der Signatur unterschiedlich sein. Grundsätzlich gilt: Alle elektronischen Signaturen können als Beweise dienen.
- Die einfache Signatur hat nur eine geringe Beweiskraft
- Die fortgeschrittene Signatur hat eine hohe Beweiskraft
- Die qualifizierte elektronische Signatur hat maximale Beweiskraft
Mit jeder elektronischen Unterschrift gültig sind beispielsweise:
- Bestellungen
- Datenschutzerklärungen
- unbefristete Arbeitsverträge
- Kaufverträge
- Abnahmeformulare
Nur mit qualifizierter elektronischer Signatur gültig sind:
- befristete Arbeitsverträge
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Nachvertragliches Wettbewerbsverbot4
Ist lediglich eine einfache elektronische Signatur erforderlich, kannst du diese auf verschiedenen Wegen erstellen.
Freihandeingabe in Office
Nahezu jede Office-Software bietet die Möglichkeit der Freihandeingabe. Am einfachsten geht das in OneNote. Dafür nutzt du die „Zeichnen”-Funktion und unterschreibst mit deiner Maus. Mit der „Lassoauswahl” markierst du dann deine Unterschrift und kannst sie dann über Kopieren und Einfügen in das Dokument übertragen.
Digitale Signatur in Word
Öffne den Reiter „Einfügen” und klicke dann auf „Signaturzeile”. Passe nun deine Signatur an und drücke dann „OK”. Speichere dann das Dokument am besten als .docx-Datei, um die Signatur hinzuzufügen. Mache anschließend einen Doppelklick auf das Signaturfeld, um entweder den Namen einzutragen oder eine Unterschrift hochzuladen.
Unterschrift scannen
Schreibe deine Unterschrift auf ein weißes Papier und übertrage diese per Foto oder Scanner auf deinen Computer. Von dort aus kannst du deine Signatur in das jeweilige Dokument einfügen.5
Auch PDF-Dokumente können digital unterschrieben werden. Je nach Betriebssystem hast du verschiedene Möglichkeiten:
- Windows: Die kostenlose Version des Acrobat Reader bietet eine Unterschrift-Funktion, die sowohl eine Signatur mit der Maus als auch ein Hochladen der Unterschrift ermöglicht.
- macOS: Im Mac-Programm „Vorschau”, in dem du das Dokument öffnest, hast du drei Möglichkeiten:
- Kamera: auf Papier unterschreiben und in die Kamera halten, das Programm scannt die Unterschrift automatisch ein
- Trackpad: Option auswählen und auf dem Trackpad unterschreiben
- iPhone: Option auswählen und auf dem iPhone unterschreiben6
Einfach, sicher, digital: elektronisch unterschreiben mit der Meisterwerk App
Sichere, digitale Unterschriften, alle wichtigen Formulare nur einen Klick entfernt: Das kann die Meisterwerk App. Ganz egal, ob deine Mitarbeitenden Smartphones, Tablets, Android oder Apple nutzen: Digitale Formulare lassen sich auf allen Geräten öffnen und verwalten. Mit der Meisterwerk App hast du deine eigene Informationszentrale immer in der Hosentasche.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.
