Bald ändert sich die Art, wie Handwerksbetriebe Rechnungen schreiben: Denn ein Gesetzentwurf soll dich zum Erstellen von E-Rechnungen verpflichten. Lies hier, was das heißt und welche Vorteile es mit sich bringt.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist mit E-Rechnung gemeint?
- Gute Gründe für die Umstellung
- Papier, PDF, E-Rechnungen: Die verschiedenen Formen im Vergleich
- Bald ist es soweit: Die E-Rechnung wird Pflicht
- Digitalisierung leicht gemacht: 4 Vorteile der E-Rechnung für Handwerksbetriebe
Was ist mit E-Rechnung gemeint?
Oben stehen die Adressen und dann kommt eine Tabelle mit Leistungen und Kosten? Die E-Rechnung sieht anders aus. Es handelt sich um ein elektronisches Dokument. Das heißt: Sie hat den gleichen Inhalt wie eine Papierrechnung. Sie wird aber anders erstellt und hat ein anderes Format:
Die E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, der für dein Auge schwer verständlich ist. Hast du schon mal HTML-Code gesehen? So ähnlich sieht auch eine E-Rechnung aus. Du siehst Zeichen und auch einzelne Wörter, verstehst aber wahrscheinlich nur Bahnhof. Dafür verstehen Computer dieses Format umso besser!
Hier siehst du die klassische Rechnung und die E-Rechnung im direkten Vergleich:
E-Rechnungen erstellst du am Computer, zum Beispiel mit deinem Buchhaltungsprogramm oder direkt im Online-Portal deiner Kundschaft. Du musst das Dokument nicht mehr ausdrucken, sondern versendest es elektronisch. Die Empfängerin oder der Empfänger verarbeitet die E-Rechnung ebenfalls elektronisch.
Ob Rechnung schreiben oder bezahlen: Jeder Schritt findet digital statt.
Mit der E-Rechnung verfolgt der Gesetzgeber zwei Ziele. Erstens erleichtert es den Finanzbehörden die Verfolgung von Umsatzsteuerbetrug. Zweitens digitalisiert und vereinfacht es die Buchhaltungsprozesse für alle Beteiligten.
Du als Handwerksbetrieb musst natürlich etwas Zeit und Energie in die Umstellung stecken. Aber auf lange Sicht entlastet dich das neue Format: Denn Computerprogramme lesen die E-Rechnung – im Gegensatz zu Papierrechnungen – automatisch. Sortieren, vorkontieren, einscannen, abheften: Schritte, die du vorher per Hand ausführen musstest, übernimmt nun der Computer.
Tipp:
Solltest du bei der Umstellung auf die E-Rechnung die Unterstützung einer IT-Firma brauchen, warte mit der Beauftragung nicht zu lang. Die werden alle gut zu tun haben!
Solltest du bei der Umstellung auf die E-Rechnung die Unterstützung einer IT-Firma brauchen, warte mit der Beauftragung nicht zu lang. Die werden alle gut zu tun haben!
Papier, PDF, E-Rechnungen: Die verschiedenen Formen im Vergleich
Umgangssprachlich wird der Begriff E-Rechnung oder elektronische Rechnung oft auch für PDF-Rechnungen genutzt. In diesem Text verwenden wir den Begriff E-Rechnung jedoch ausschließlich für die Formate, die die EU-Richtlinien und die zukünftigen Vorgaben vom Gesetzgeber umfassen.
Schau dir an, was die Unterschiede zwischen den einzelnen Rechnungs-Formen sind.
| Rechnung auf Papier | Rechnung im PDF-Format oder als JPG | E-Rechnung |
|---|---|---|
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| Keine E-Rechnung im Sinne der Richtlinien | Keine E-Rechnung im Sinne der Richtlinien | E-Rechnung im Sinne der Richtlinien |
Tipp:
Ganz egal, in welchem Format du deine Rechnungen erstellst und versendest: Die Aufbewahrungsfristen musst du in jedem Fall beachten. Auch die Pflichtangaben sind die gleichen.
Ganz egal, in welchem Format du deine Rechnungen erstellst und versendest: Die Aufbewahrungsfristen musst du in jedem Fall beachten. Auch die Pflichtangaben sind die gleichen.
Das ist der aktuelle Gesetzentwurf: Vorgesehen ist, dass alle Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen akzeptieren müssen. Es soll jedoch eine Übergangsfrist geben: Bis zum 31. Dezember 2025 müssen Unternehmen auch noch Rechnungen in Papierform annehmen.
Ab 2026 soll dann die Pflicht für alle Unternehmen kommen: Dann bist du verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verschicken. Diese Regel soll für B2B-Verträge gelten. Also von Firma zu Firma.
Das heißt für dich als Handwerkerin oder Handwerker:
- Ob Papierrechnungen oder PDF-Variante: An Privatkundinnen und Privatkunden sendest du deine Rechnungen wie gehabt.
- Wenn du im Jahr 2025 an ein Unternehmen eine Rechnung schickst, darfst du dich zwischen E-Rechnung und Papierrechnung entscheiden. Fürs Empfangen von E-Rechnungen musst du aber schon startklar sein.
- Ab 2026 darfst du deine Leistungen für Unternehmen nur noch via E-Rechnung abrechnen. Umgekehrt gilt das auch: Unternehmen dürfen dir nur noch Rechnungen im neuen Format schicken.
Für diese Handwerksbetriebe ist die E-Rechnung jetzt schon Pflicht
Handwerksbetriebe, die für die öffentliche Verwaltung arbeiten, mussten sich schon mit der E-Rechnung auseinandersetzen. Denn seit Ende November 2020 müssen Unternehmen Rechnungen für öffentliche Aufträge elektronisch schreiben und verschicken. In der Regel übermitteln sie die Rechnungen über Rechnungseingangsplattformen.
Diese Formate existieren für E-Rechnungen
In welcher Form sollen die Rechnungsdaten dargestellt werden? Dafür haben sich bereits zwei Formate etabliert. Das eine heißt XRechnung und wird besonders von Behörden verwendet. Das andere Format nennt sich ZUGFeRD.
ZUGFeRD hat für Handwerksbetriebe einen wichtigen Vorteil: Neben dem maschinenlesbaren Datensatz wird auch eine bildhafte Variante erstellt, also ein PDF-Dokument.
Das erleichtert dir die Arbeit, wenn du sowohl für Unternehmen als auch für Privatleute arbeitest: Du brauchst nur einen Abrechnungsprozess. Du musst die PDF-Rechnung für deine private Kundschaft nicht extra händisch schreiben.
Tipp:
Beim Versenden von elektronischen Rechnungen brauchst du aktuell noch die Zustimmung deiner Kundin oder deines Kunden. Die bekommst du auf zwei Wegen: Entweder triffst du bei der Auftragsvereinbarung aktiv die Vereinbarung, dass die Abrechnung elektronisch erfolgt. Wenn du diese Vereinbarung noch nicht getroffen hast: Zahlt deine Kundin oder dein Kunde die Rechnung ohne Murren, dann gilt das als Zustimmung.
Beim Versenden von elektronischen Rechnungen brauchst du aktuell noch die Zustimmung deiner Kundin oder deines Kunden. Die bekommst du auf zwei Wegen: Entweder triffst du bei der Auftragsvereinbarung aktiv die Vereinbarung, dass die Abrechnung elektronisch erfolgt. Wenn du diese Vereinbarung noch nicht getroffen hast: Zahlt deine Kundin oder dein Kunde die Rechnung ohne Murren, dann gilt das als Zustimmung.
- Platz sparen: E-Rechnungen musst du auch aufbewahren. Das geschieht jedoch digital. Das reduziert die Anzahl der Aktenordner in deinen Schränken deutlich.
- Geld sparen: Papier, Tinte, Porto – all diese Kosten fallen weg.
- Zeit gewinnen: Du schreibst die Rechnung mit wenigen Klicks am Computer. Kämpfe mit dem Drucker oder der Weg zum Briefkasten fallen weg.
- Leichtere Zusammenarbeit: Du musst die Rechnung nicht erst im Aktenordner raussuchen, wenn deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater eine Rückfrage hat. Sie oder er hat direkten Zugriff auf das digitale Archiv und somit alle Rechnungen.
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