Inhaltsverzeichnis:
- Wieso brauchen Handwerksbetriebe eine digitale Zeiterfassung?
- Bewertungskriterien für Zeiterfassungs-Apps
- Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps im Vergleich
- Empfehlungen nach Betriebsgröße
- Rechtliche Aspekte der Zeiterfassung
- Zeiterfassung Kosten-Nutzen-Analyse
- Praktische Tipps für die Auswahl
- Fazit und Entscheidungshilfe
Wieso brauchen Handwerksbetriebe überhaupt digitale Zeiterfassung?
Dafür gibt es zwei gute Gründe. Zum einen, weil die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschriebene Pflicht ist. Das wurde im September 2022 vom Bundesarbeitsgericht entschieden. Jedes deutsche Unternehmen muss seitdem die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden erfassen. Und zum zweiten, weil es nicht mühsameres gibt, als die handschriftlichen Stundenzettel der ganzen Belegschaft jede Woche einzusammeln. Stell dir mal vor: Freitagnachmittag und alle wollen eigentlich ins Wochenende starten – auch du! Doch davor muss jede(r) noch den Stundenzettel fertig ausfüllen. Wissen alle noch genau, was sie vor vier Tagen gemacht haben? Im Detail wieviel Stunden was wie und wo? Das gelingt wohl den wenigsten wirklich genau.
Gerade im Handwerk, wo die Belegschaft quasi ständig unterwegs ist, viele verschiedene Kunden und Auftragsorte zusammenkommen, und auch oft kurzfristig umorganisiert werden muss, bietet die Arbeitszeiterfassung in digitaler Form viele Vorteile. Praktisch umgesetzt bekommst du diese am einfachsten mit einer Zeiterfassungs-App.
Bewertungskriterien für den Vergleich von Zeiterfassung-Apps
Um dir die richtige Zeiterfassungs-App für deinen Betrieb auszusuchen, haben wir sechs Kriterien zusammengestellt.
Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps im detaillierten Vergleich
Clockify– die kostenlose Alternative
Clockify ist eine kostenlose Zeiterfassung-App, die sich durch ihre einfache Bedienung auszeichnet. Für Handwerksbetriebe, die erstmals eine digitale Zeiterfassung einführen möchten, bietet sie einen guten Einstieg.
ToolTime – der Spezialist
ToolTime wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt und bietet eine durchdachte Kombination aus Zeiterfassung, Projektmanagement und Kundenverwaltung. Die App versteht die besonderen Anforderungen des Handwerks.
Crewmeister – einfach und effektiv
Crewmeister überzeugt durch seine Benutzerfreundlichkeit und richtet sich besonders an kleinere Handwerksbetriebe. Die App bietet alle wichtigen Funktionen, ohne zu überfrachtet zu sein.
HERO – die All-in-One-Lösung
HERO positioniert sich als komplette Handwerker-Software und bietet neben der Zeiterfassung auch Funktionen für Angebote, Rechnungen und Materialverwaltung. Ideal für Betriebe, die eine umfassende Digitalisierung anstreben.
clockIn – der Testsieger in Sachen Einfachheit
clockIn überzeugt durch seine intuitive Bedienung und ist besonders für Betriebe geeignet, die Wert auf Einfachheit legen. Die App bietet alle wichtigen Funktionen ohne unnötige Komplexität.
Meisterwerk – die modulare All-in-One Lösung
Meisterwerk bietet eine durchdachte Kombination aus Zeiterfassung, Einsatzplanung und Auftragsverwaltung. Die App wurde speziell für die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben entwickelt und bietet eine starke Integration aller Geschäftsprozesse.
Als einzige Stundenzettel App im Handwerk bietet Meisterwerk ein vollständig paralleles System: Die App erfüllt alle rechtlichen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung für die Lohnbuchhaltung und integriert automatisch deutsche Pausenregelungen. Zugleich erfolgt mit der Erfassung der faktuierbaren Zeiten eine präzise Projektabrechnung - ohne doppelte Dateneingabe!
Empfehlung nach Betriebsgröße
Rechtliche Aspekte der Zeiterfassung
Für Handwerksbetriebe ist besonders wichtig, dass auch Fahrzeiten zwischen verschiedenen Einsatzorten als Arbeitszeit gelten und entsprechend erfasst werden müssen. GPS-Tracking- Funktionen können hier hilfreich sein, müssen aber datenschutzkonform eingesetzt werden.
Kosten-Nutzen-Analyse bei der Einführung einer Zeiterfassungs-App
Die Investition in eine digitale Zeiterfassung rechnet sich in der Regel schnell. Hier eine beispielhafte Berechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden:
| Kostenpunkt | Vorher (analog) | Nachher (digital) | Einsparung |
| Zeitaufwand Team | 2,5 Std./Woche | 0,5 Std./Woche | 2 Std./Woche |
| Büroarbeit | 3 Std./Woche | 1 Std./Woche | 2 Std./Woche |
| Fehlerhafte Erfassung | 5% der Arbeitszeit | 0,5% der Arbeitszeit | 4,5% der Arbeitsszeit |
| Kosten monatlich | 0€ | 200€ | -200€ |
Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 35 € ergibt sich eine monatliche Einsparung von etwa 1.500 €, während die App-Kosten bei etwa 200 € liegen. Das bedeutet eine Nettoersparnis von 1.300 € pro Monat.
Praktische Tipps für die Auswahl deiner Zeiterfassungs-App
Fazit und Entscheidungshilfe
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungs-App hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab. Für den kostenlosen Einstieg eignet sich Clockify, während clockin und Crewmeister ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Betriebe bieten.
Wenn du nach einer handwerks-spezifischen Lösung suchst, sind ToolTime, Hero und Meisterwerk empfehlenswerte Optionen. Für Betriebe, die eine umfassende Digitalisierung anstreben, bieten Meisterwerk und Hero starke All-in-One-Lösungen – wobei nur Meisterwerk alle Funktionen modular anbietet. Entsprechend könntest du mit Meisterwerk erstmal nur mit der Zeiterfassung starten und dann weitere Funktionen wie digitale Formulare dazunehmen.
Denk daran: Die digitale Zeiterfassung ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance, deine Betriebsabläufe zu optimieren. Mit der richtigen App wird aus der lästigen Pflicht ein nützliches Werkzeug für mehr Effizienz und bessere Kalkulation.
Egal für welche App du dich entscheidest – der wichtigste Schritt ist, einfach mal anzufangen. Die Zeiten der handschriftlichen Stundenzettel sind vorbei, und die digitale Zukunft der Zeiterfassung hat bereits begonnen.
