Textnachrichten werden im Privaten wie Beruflichen häufig über WhatsApp verschickt. Auch Handwerksbetriebe setzen auf den Messenger. Doch wie sieht es dabei mit der DSGVO aus? Lies hier, ob und wie du WhatsApp in deinem Betrieb datenschutzkonform nutzen könnest.
Inhaltsverzeichnis
- WhatsApp im Handwerksbetrieb: Was ist erlaubt, was ist verboten?
- WhatsApp-Alternativen: Die bessere Wahl?
- WhatsApp Business und Datenschutz
- Einfach und sicher kommunizieren mit der Meisterwerk App
Fragen und Antworten zum Thema WhatsApp im Handwerk
Darf man WhatsApp im Handwerksbetrieb nutzen?
Ja, grundsätzlich kannst du WhatsApp zur Kommunikation im Betrieb nutzen. Dennoch musst du darauf achten, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden und du eine Einwilligung deiner Beleg- und Kundschaft einholen.
Welche Daten liest WhatsApp aus?
WhatsApp liest viele Informationen aus. Dazu zählen unter anderem:
- Name
- Geburtstag
- Profilbild
- Status
- IP-Adresse
- Telefonnummer
- Informationen über das verwendete Gerät
- Standort
Ist WhatsApp Business DSGVO-konform?
Nein. WhatsApp Business schließt zwar einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dir, doch erfüllt dieser laut Fachexpertinnen und -experten die Angaben der DSGVO nicht vollständig.1
WhatsApp ist die beliebteste Messenger-App in Deutschland. Du schreibst mit deinen Freundinnen und Freunden, Verwandten sowie mit deinen Kolleginnen und Kollegen. So auch im Handwerk. Grundsätzlich ist der Nachrichtenaustausch in Echtzeit eine großartige Möglichkeit, dich mit Mitarbeitenden auf Einsätzen kurzfristig über Informationen oder Bilder von der Baustelle auszutauschen.
Gerade im beruflichen Kontext stellst du dir jedoch vielleicht die Frage: Wie sieht es eigentlich mit dem Datenschutz aus? Was musst du hinsichtlich der DSGVO beachten? Und: Darfst du WhatsApp zum Informationsaustausch im Betrieb überhaupt nutzen?
WhatsApp im Handwerksbetrieb: Was ist erlaubt, was ist verboten?
Die gute Nachricht: Prinzipiell ist es nicht verboten, WhatsApp beruflich zu nutzen. Du musst im Hinblick auf den Datenschutz jedoch einiges beachten!
Diese Informationen liest WhatsApp aus
Wenn du dich im Betrieb über WhatsApp austauschst, greift die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO). Diese dient dem Schutz personenbezogener Daten und ist unbedingt einzuhalten. Das ist gar nicht so einfach! Denn WhatsApp liest einige sensible (Meta-)Daten selbstständig aus. Dazu gehören unter anderem:
- Name
- Geburtstag
- Profilbild
- Status
- IP-Adresse
- Telefonnummer
- Informationen über das verwendete Gerät
- Standort
Nicht bekannt sind dem Unternehmen, das hinter WhatsApp steht („Meta“), dagegen die Inhalte deiner Nachrichten. Dies wird durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung garantiert.
Achtung: WhatsApp greift auf deine Kontakte zu – selbst wenn du mit diesen gar nicht über den Messenger kommunizierst. Dieser Fakt allein kann als Verstoß gelten und gemäß Art. 83 Abs. 4 DSGVO verfolgt werden. Das Bußgeld kann hoch ausfallen und bis zu vier Prozent deines Jahresumsatzes betragen!4
WhatsApp DSGVO-konform nutzen
Wenn du nicht auf WhatsApp im Handwerk verzichten, aber gleichzeitig die DSGVO einhalten möchtest, benötigst du eine schriftliche Einverständniserklärung deiner Kundschaft sowie deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Hinweis: Wir können hier leider keine Rechtsberatung anbieten. Bitte wende dich mit konkreten Fragen an eine fachkundige Anwältin oder einen fachkundigen Anwalt. Diese unterstützen dich gerne auch mit Vorlagen für die Einverständniserklärung.
Willst du dir keine Gedanken um Serverstandorte und die DSGVO machen, wenn du mit deiner Belegschaft kommunizierst? Dann wechsel zur Meisterwerk App!
WhatsApp-Alternativen: Die bessere Wahl?
Du willst WhatsApp nicht in deinem Betrieb nutzen? Inzwischen gibt es viele Alternativen. Besonders bekannt sind diese:
- Telegram
- Facebook Messenger
- Signal
- WhatsApp Business
Egal, für welchen Messenger du dich entscheidest, die Regeln zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO musst du immer einhalten.
Für Handwerksbetriebe ist WhatsApp Business eine gute Möglichkeit, mit der Kundschaft in Verbindung zu bleiben. So gibt es beispielsweise Möglichkeiten:
- Standardtexte zu verschicken,
- Marketingkampagnen über die Anwendung laufen zu lassen sowie
- die App als Kundenservice-Portal zu nutzen.
Außerdem kannst du ein richtiges Unternehmensprofil einrichten, das nicht an eine Person in deinem Betrieb geknüpft ist. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel die Ansprechperson wechselt.
Achtung: DSGVO!
Doch auch hier ist Vorsicht in Sachen DSGVO geboten! Für die Nutzung von WhatsApp Business brauchst du ebenfalls eine schriftliche Genehmigung deiner Kundinnen und Kunden. Denn es werden wie bei der „Standard“-Version auch personenbezogene Daten ausgelesen. Eine Sache macht WhatsApp Business dabei jedoch anders: Es wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Macht der Auftragsverarbeitungsvertrag einen Unterschied?
WhatsApp Business ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schließt mit dir durch deine Annahme der Datenverarbeitungsbedingungen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ist dieser allerdings wirklich ein Vorteil hinsichtlich der Datenschutzvorgaben in Deutschland? Expertinnen und Experten sagen dazu klar: Nein. Denn dieser Vertrag enthält nicht alle Angaben zur Datenverarbeitung, die die DSGVO vorsieht.
So ernüchternd das Fazit zur Nutzung von WhatsApp im Handwerksbetrieb auch ausfällt: Es gibt eine datenschutzkonforme Alternative, die die gleichen Annehmlichkeiten bietet, ohne dass du Probleme mit der DSGVO bekommst: die Meisterwerk App.
Mit der Meisterwerk App tauscht du dich mit deiner Belegschaft in Echtzeit aus – sei es mit Nachrichten, Fotos oder Dateien zu Aufträgen und Projekten. Ganz ohne Sorge um den Datenschutz! So reduzierst du Rückfragen und weißt jederzeit, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
