Inhaltsverzeichnis
- Fragen und Antworten zum Thema Personalbedarfsplanung im Handwerk
- Definition Personalbedarfsplanung im Handwerk
- Mit dieser Methode berechnest du Personalbedarf
- Personal effizient einsetzen mit der Meisterwerk App
Fragen und Antworten zum Thema Personalbedarfsplanung im Handwerk
Was ist die Definition von Personalbedarfsplanung im Handwerk?
Laut Definition umfasst die Personalbedarfsplanung im Handwerk die Ermittlung des voraussichtlichen Bedarfs an Mitarbeitenden für den Betrieb für eine festgelegte Zeitspanne.
Worin liegt der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung?
Während die quantitative Personalplanung die Anzahl an benötigten Mitarbeitenden in den Fokus nimmt, geht es bei der qualitativen Personalplanung um die Qualifikationen der Angestellten.
Warum sollten Betriebsleiterinnen und -leiter den Personalbedarf berechnen?
Im Handwerk gibt es verschiedene Gründe, weshalb der Personalbedarf berechnet werden sollte. Dazu zählen unter anderem:
- Veränderung der finanziellen Situation (zum Beispiel mehr oder weniger Aufträge als üblich)
- Saisoneffekte (zum Beispiel starke jahreszeitbedingte Schwankungen der Auftragslage)
- Veränderung der Betriebsausrichtung (zum Beispiel Erweiterung des Leistungsportfolios)
Wie berechnet man den Personalbedarf?
Um den Nettopersonalbedarf zu berechnen, wird vom Bruttopersonalbedarf der Personalbestand abgezogen. Die Zahl, die sich aus der Berechnung ergibt, zeigt an, wie viele Mitarbeitende Sie zusätzlich benötigen oder zu viel haben.
Aufgrund des Fachkräftemangels klagen viele Betriebsleiterinnen und -leiter darüber, Aufträge zukünftig nicht mehr erfüllen zu können. Es fehlt an Personal. Einige Betriebe, so scheint es, kommen jedoch gut durch diese Krise. Dies liegt unter anderem an einer geschickten Personalstrategie – inklusive durchdachter Personalbedarfsplanung. Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt?
Definition Personalbedarfsplanung im Handwerk
Um zu verstehen, was die Personalbedarfsplanung bedeutet, ist es wichtig, zunächst den Begriff des Personalbedarfs zu definieren. Personalbedarf ist die Anzahl an Mitarbeitenden, die ein Handwerksbetrieb benötigt, um alle Aufträge sowie sonstige anfallende betriebliche Aufgaben zu erfüllen. Durch die Planung des Personalbedarfs wird sichergestellt, dass dem Betrieb kontinuierlich genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Das bedeutet: Betriebsleitende müssen den Personalbestand regelmäßig mit der Auftragslage abgleichen.
Unter diesen Umständen ändert sich der Personalbedarf
Grundsätzlich ändert sich der Personalbedarf immer dann, wenn sich die Auftragslage stark verbessert oder verschlechtert. Übersteigen die Einsätze die zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden der Mitarbeitenden oder gehen einzelne Mitarbeitende in Mutterschutz oder Rente, steigt der Personalbedarf. Das bedeutet, dass neue Fachkräfte gesucht werden sollten. Gehen die Aufträge jedoch stark zurück, sinkt der Personalbedarf. Es müssen eventuell Mitarbeitende in Kurzarbeit geschickt oder sogar entlassen werden, um den Fortbestand des Betriebs nicht zu gefährden. Betriebsleiterinnen und -leiter können natürlich nicht hellsehen, was ihren Personalbedarf betrifft. Jedoch gibt es Methoden, um den Personalbedarf zu berechnen.
Tipp: Wichtig für den Betriebserfolg ist auch der zielgerichtete Einsatz der Belegschaft. Dies gelingt ganz einfach mit der Meisterwerk App!
Bevor du anfängst, Zahlen in den Taschenrechner einzugeben, solltest du bestimmen, für welche Zeitspanne du deinen Personalbedarf ermitteln möchtest. Diese kann beispielsweise ein Jahr, aber auch drei oder fünf Jahre umfassen.
Achtung: Wie immer, wenn es um Prognosen geht, bedeutet eine kleinere Zeitspanne ein exakteres Ergebnis.
Nachdem du die Zeitspanne festgelegt hast, kannst du loslegen, und zwar mit der Berechnung des Bruttopersonalbedarfs.
So berechnest du den Bruttopersonalbedarf
Der Bruttopersonalbedarf sagt aus, wie viele Mitarbeitende du insgesamt benötigst. Kündigungen, Renteneintritte, Mutterschutz und andere Abgänge werden hier jedoch (noch) nicht berücksichtigt.
Mit einer einfachen Formel kannst du den Bruttopersonalbedarf ermitteln:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedar
Der Einsatzbedarf ist der gesamte Arbeitsaufwand des Betriebs geteilt durch die Arbeitsstunden pro Mitarbeitenden.
Beispielrechnung Einsatzbedarf: 1275 Stunden / 150 Stunden pro Mitarbeitenden = 8,5 Mitarbeitend
Der Reservebedarf ergibt sich aus dem berechneten Einsatzbedarf multipliziert mit dem sogenannten Verteilzeitfaktor. Der Verteilzeitfaktor entspricht den Fehlzeiten pro Mitarbeitenden, geteilt durch die Anzahl der realen Arbeitstage multipliziert mit 100
Beispielrechnung Verteilzeitfaktor: 6 Krankentage + 30 Urlaubstage + 10 Feiertage = 46 Tage. 256 Arbeitstage – 46 = 210 reale Arbeitstage. 46 / 210 * 100 = 21,90 % = Verteilzeitfakto
Beispielrechnung Reservebedarf:8,5 * 21,90 % = 1,86 Reservebedar
Beispielrechnung Bruttopersonalbedarf: 8,5 + 1,86 = 10,36, also 10 Vollzeitmitarbeitende sowie eine Person in Teilzeit.
Der Einsatzbedarf ist der gesamte Arbeitsaufwand des Betriebs geteilt durch die Arbeitsstunden pro Mitarbeitenden.
Beispielrechnung Einsatzbedarf: 1275 Stunden / 150 Stunden pro Mitarbeitenden = 8,5 Mitarbeitend
Der Reservebedarf ergibt sich aus dem berechneten Einsatzbedarf multipliziert mit dem sogenannten Verteilzeitfaktor. Der Verteilzeitfaktor entspricht den Fehlzeiten pro Mitarbeitenden, geteilt durch die Anzahl der realen Arbeitstage multipliziert mit 100
Beispielrechnung Verteilzeitfaktor: 6 Krankentage + 30 Urlaubstage + 10 Feiertage = 46 Tage. 256 Arbeitstage – 46 = 210 reale Arbeitstage. 46 / 210 * 100 = 21,90 % = Verteilzeitfakto
Beispielrechnung Reservebedarf:8,5 * 21,90 % = 1,86 Reservebedar
Beispielrechnung Bruttopersonalbedarf: 8,5 + 1,86 = 10,36, also 10 Vollzeitmitarbeitende sowie eine Person in Teilzeit.
So berechnest du den prognostizierten Personalbestand
Genau! Um zu berechnen, wie viele Handwerkerinnen und Handwerker in dem Zeitraum arbeiten werden, für den du planst, kannst du folgende Formel verwenden:
Personalbestand (aktuell) + Neuzugänge – Abgänge
Beispielrechnung Personalbestand: 5 aktuelle Mitarbeitende + 1 Neuzugang – 0 Abgänge = 6 Mitarbeitende
So berechnest du den Nettopersonalbedarf
Nachdem du deinen Bruttopersonalbedarf und den Personalbestand ausgerechnet hast, ist die Ermittlung des Nettopersonalbedarfs schnell erledigt. Hierfür ziehst du einfach den prognostizierten Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf ab.
Beispielrechnung Nettopersonalbedarf: 10,36 – 6 = 4,36. Um deinen Personalbedarf zu decken, müsstest du in diesem Beispiel vier Vollzeitmitarbeitende und eine Person in Teilzeit neu einstellen.
Hinweis: Dein Nettopersonalbedarf kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Ist die berechnete Zahl positiv, bedeutet das, dass du weitere Mitarbeitende benötigst. Ist sie negativ, hast du mehr Personal, als du aktuell benötigst.
Hinweis: Dein Nettopersonalbedarf kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Ist die berechnete Zahl positiv, bedeutet das, dass du weitere Mitarbeitende benötigst. Ist sie negativ, hast du mehr Personal, als du aktuell benötigst.
Unabhängig davon, wie deine Rechnung ausfällt, ist eines sicher: Nicht nur eine gute Personalplanung wirkt sich positiv auf den Erfolg deines Betriebs aus, sondern auch eine geschickte Einsatzplanung!
Personal effizient einsetzen mit der Meisterwerk App
Die Einsatzplanung nimmt viel Zeit in Anspruch? Das geht besser: Mit der Meisterwerk App legst du Aufträge an und wählst mit wenigen Klicks deine Mitarbeitenden oder Teams für einzelne Projekte und Termine aus. Wann, wo und mit wem deine Belegschaft eingeteilt ist, sieht sie direkt in der Handwerker App. Auch Änderungen werden in Echtzeit übernommen und können via Direktnachricht kommuniziert werden.
