Fragen und Antworten zum Thema WhatsApp im Handwerk
Darf man WhatsApp im Handwerksbetrieb nutzen?
Ja, grundsätzlich können Sie WhatsApp zur Kommunikation im Betrieb nutzen. Dennoch müssen Sie darauf achten, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden und Sie eine Einwilligung Ihrer Beleg- und Kundschaft einholen.
Welche Daten liest WhatsApp aus?
WhatsApp liest viele Informationen aus. Dazu zählen unter anderem:
- Name
- Geburtstag
- Profilbild
- Status
- IP-Adresse
- Telefonnummer
- Informationen über das verwendete Gerät
- Standort
Ist WhatsApp Business DSGVO-konform?
Nein. WhatsApp Business schließt zwar einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen, doch erfüllt dieser laut Fachexpertinnen und -experten die Angaben der DSGVO nicht vollständig.1
Die gute Nachricht: Prinzipiell ist es nicht verboten, WhatsApp beruflich zu nutzen. Sie müssen Sie im Hinblick auf den Datenschutz jedoch einiges beachten!
Diese Informationen liest WhatsApp aus
Wenn Sie sich im Betrieb über WhatsApp austauschen, greift die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO). Diese dient dem Schutz personenbezogener Daten und ist unbedingt einzuhalten. Das ist gar nicht so einfach! Denn WhatsApp liest einige sensible (Meta-) Daten selbstständig aus. Dazu gehören unter anderem:
- Name
- Geburtstag
- Profilbild
- Status
- IP-Adresse
- Telefonnummer
- Informationen über das verwendete Gerät
- Standort
Nicht bekannt sind dem Unternehmen, das hinter WhatsApp steht („Meta“), dagegen die Inhalte Ihrer Nachrichten. Dies wird durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung garantiert.
Achtung: WhatsApp greift auf Ihre Kontakte zu, selbst wenn Sie mit diesen gar nicht über den Messenger kommunizieren. Dieser Fakt allein kann als Verstoß gelten und gemäß Art. 83 Abs. 4 DSGVO verfolgt werden.3 Das Bußgeld kann hoch ausfallen und bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes betragen!4
WhatsApp DSGVO-konform nutzen
Wenn Sie nicht auf WhatsApp im Handwerk verzichten, aber gleichzeitig die DSGVO einhalten möchten, benötigen Sie eine schriftliche Einverständniserklärung Ihrer Kundschaft sowie Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Hinweis: Wir können hier leider keine Rechtsberatung anbieten. Bitte wenden Sie sich mit konkreten Fragen an eine fachkundige Anwältin oder einen fachkundigen Anwalt. Diese unterstützen Sie gerne auch mit Vorlagen für die Einverständniserklärung.
Sie wollen sich keine Gedanken um Serverstandorte und die DSGVO machen, wenn Sie mit Ihrer Belegschaft kommunizieren? Dann wechseln Sie zur Meisterwerk App!
WhatsApp-Alternativen: Die bessere Wahl?
Sie wollen WhatsApp nicht in Ihrem Betrieb nutzen? Inzwischen gibt es viele Alternativen. Besonders bekannt sind diese:
- Telegram
- Facebook Messenger
- Signal
- WhatsApp Business
Vorsicht in Bezug auf den Datenschutz ist allerdings bei allen Messengern geboten. Die Server stehen oft nicht in Deutschland und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist nicht bei allen standardmäßig vorhanden.
Egal, für welchen Messenger Sie sich entscheiden, die Regeln zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO müssen Sie immer einhalten.
Für Handwerksbetriebe ist WhatsApp Business eine gute Möglichkeit, mit der Kundschaft in Verbindung zu bleiben. So gibt es beispielsweise Möglichkeiten,
- Standardtexte zu verschicken,
- Marketingkampagnen über die Anwendung laufen zu lassen sowie
- die App als Kundenservice-Portal zu nutzen.
Außerdem können Sie ein richtiges Unternehmensprofil einrichten, das nicht an eine Person in Ihrem Betrieb geknüpft ist. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel die Ansprechperson wechselt.
Achtung: DSGVO!
Doch auch hier ist Vorsicht in Sachen DSGVO geboten! Für die Nutzung von WhatsApp Business brauchen Sie ebenfalls eine schriftliche Genehmigung Ihrer Kundinnen und Kunden. Denn es werden wie bei der „Standard“-Version auch personenbezogene Daten ausgelesen. Eine Sache macht WhatsApp Business dabei jedoch anders: Es wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Macht der Auftragsverarbeitungsvertrag einen Unterschied?
WhatsApp Business ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schließt mit Ihnen durch Ihre Annahme der Datenverarbeitungsbedingungen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ist dieser allerdings wirklich ein Vorteil hinsichtlich der Datenschutzvorgaben in Deutschland? Expertinnen und Experten sagen dazu klar: Nein. Denn dieser Vertrag enthält nicht alle Angaben zur Datenverarbeitung, die die DSGVO vorsieht.5
So ernüchternd das Fazit zur Nutzung von WhatsApp im Handwerksbetrieb auch ausfällt: Es gibt eine datenschutzkonforme Alternative, die die gleichen Annehmlichkeiten bietet, ohne dass Sie Probleme mit der DSGVO bekommen: die Meisterwerk App.
Mit der Meisterwerk App tausche Sie und Ihre Belegschaft in Echtzeit Nachrichten, Fotos und Dateien zu Aufträgen und Projekten aus. Ganz, ohne sich Sorgen um den Datenschutz zu machen! So reduzieren Sie Rückfragen und wissen jederzeit, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
