Warum ein Bautagebuch bei der Orga hilft + Vorlage zum Herunterladen

In einem Baustellentagebuch hältst du den Fortschritt eines Baus schriftlich und detailliert fest: Wer hat was gearbeitet? Welche Geräte hast du eingesetzt? Welches Material verbraucht? Gab es Vorkommnisse? Beeinflussen diese den Zeitplan? Hast du neue Absprachen getroffen? All das kommt ins Bautagebuch.

Ist das Bauprojekt fertig, kommt das Bautagebuch in die Bauakte. Es lohnt sich, das Dokument detailliert und gewissenhaft zu erstellen. Denn es verschafft allen Beteiligten einen guten Überblick über den Baufortschritt. Im Streitfall dient es als wichtiges Beweismittel.

Im Idealfall füllst du die Bautagebuch-Vorlage täglich aus. Oder immer dann, wenn du vor Ort auf der Baustelle warst. 

Zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht gibt es kleine Unterschiede. Den Tagesbericht schreiben Handwerksbetriebe meist als internes Dokument. Er ist kürzer und hilft später bei der Abrechnung. Der Zweck des Bautagebuchs liegt in der Dokumentation: Es dient allen Beteiligten als Informationsquelle. Es unterstützt dann, wenn es zu einem Streit kommt oder hilft dir, die Gründe für Verzögerungen zu erklären. 

In welcher Form du das Baustellentagebuch schreibst, ist nicht verpflichtend geregelt. Die Variante auf Papier war lange üblich. Das digitale Bautagebuch ist aber genauso möglich und mittlerweile auf dem Vormarsch. Bevor wir auf die Vorteile eingehen, die eine Bautagebuch-Vorlage hat: Informiere dich hier, was in ein Baustellentagebuch gehört.

Ein Hinweis vorweg: Diese Liste dient nur zur Orientierung. Was du aufschreibst, hängt auch davon ab, was an dem Tag auf der Baustelle los war. 

• Allgemeine Informationen zum Auftrag: Datum, Baustelle bzw. Auftrag, Auftraggebende, Auftragnehmende, Zeitspanne des Projekts.
• Wetter: Temperatur, Wind, Niederschlag, Bewölkung. Hier sparen Vorlagen für Bautagebücher ordentlich Zeit: Wiederkehrende Angaben sind als Liste dargestellt: Kreuze einfach das Passende an. 
• Personen auf der Baustelle: Wie viele? Wer war anwesend? Wie lange?
• Baufortschritt: Stand des Projekts und erbrachte Leistungen
• Verwendetes Material und Geräte: Was wurde geliefert? Was wurde genutzt und verbraucht? 
• Störungen und Abweichungen: Gab es Vorfälle, die den Zeitplan verzögerten? Sind Mängel, Fehler oder Schäden aufgefallen? Gibt es Bedenken oder Herausforderungen?
• Vereinbarungen, Weisungen, Prüfungen: Was wurde besprochen? Welche Pläne wurden übermittelt? Gibt es Zusatzaufträge? Welche Leistungen wurden schon abgenommen? 

Von der Bauleitung bis zum Handwerksbetrieb: Üblicherweise unterschreiben alle Beteiligten das Bautagebuch. So beweist du: Alle haben den gleichen Kenntnisstand und sind transparent informiert. 

Einfach herunterladen, immer wieder kopieren und neu ausfüllen. Die Vorlage füllst du digital aus: Das heißt, du musst es nicht x-mal ausdrucken. Das spart Zeit und Papier!

Bautagebücher führen meist die Architektinnen, Architekten oder die Bauleitung. Je nach Vertrag sind sie dazu sogar verpflichtet. 

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Das Ausfüllen stellt zwar eine zusätzliche Aufgabe dar. Mittelfristig und langfristig erleichtert es dir aber die Arbeit. Und zwar aus diesen Gründen:

1. Jederzeit den Überblick behalten: In der Flut von Informationen und Aufträgen überblickst du den Status und Fortschritt der Aufträge. Du merkst frühzeitig, wenn sich Pläne verschieben. Das gilt auch nach Abschluss des Auftrags: Du siehst noch Monate später, was die Gründe für die Änderungen waren.
2. Nachfragen deiner Kundschaft beantwortest du schneller und detaillierter: Im digitalen Bautagebuch erfasst du mit wenigen Klicks und Blicken alles, was deine Kundschaft fragen könnte. Das fördert das Vertrauen in deiner Arbeit und das gute Verhältnis zu deiner Kundschaft.
3. Im Falle von Streit, Missverständnissen, Mängeln oder Schäden hast du eine lückenlose Dokumentation in der Hand. Mit Ihr beweist du, dass du einen guten Job gemacht hast und ob beziehungsweise wann die Probleme bekannt waren. Erledigte Aufgaben, Absprachen, Warnungen: Du hast alles schwarz auf weiß.‍

Gegenüber der Papier-Variante haben digitale Bautagebuch-Vorlagen einige Vorteile. Wenn du die Vorlage in der Auftragsdokumentation in der Meisterwerk App ablegst, macht das die Sache noch übersichtlicher und schneller.

• Mobil und immer dabei: Du musst nicht mehr daran denken, das Formularbuch oder den Ausdruck mitzunehmen. Die Bautagebuch-Vorlage hast du jederzeit dabei – auf dem Tablet, Smartphone oder am Rechner im Büro. Du füllst es im Büro aus oder noch auf der Baustelle. Lasse es dort direkt digital unterschreiben.
• Lückenlose Dokumentation: Neben dem Baustellentagebuch lädst du direkt zusätzliche Dokumente hoch, die deine Angaben erweitern und stützen. Das können Vorher-Nachher-Fotos sein, aber auch Pläne, wo Elektrokabel oder Leitungen verlaufen oder Fotos von Mängeln. Alle wichtigen Daten liegen an einem Ort ab, chronologisch sortiert.
• Papierberge reduzieren: Unsere Vorlage für das Bautagebuch füllst du direkt am Gerät aus. Du musst es nicht ausdrucken. Kopiere einfach die Original-Vorlage für jeden neuen Bericht. Du sparst dir das Druckerpapier und reduzierst das Zettelchaos.
• Einfacher und übersichtlicher als viele Programme: Die Digital-Kompetenzen in der Belegschaft von Handwerksbetrieben können sehr unterschiedlich sein. Manche Programme für Baustellentagebücher sind sehr umfangreich, weil sie sich eher an die Bauleitung richten. Die vielen Funktionen machen die Programme unübersichtlich. Es dauert, bis alle sich eingearbeitet haben. Mit einer Vorlage gelingt der Einstieg in die digitale Dokumentation leichter: Sie fügt sich flexibel in deine bestehenden Organisationsprozesse ein. Sie konzentriert sich aufs Wesentliche und lässt sich einfach und schnell ausfüllen.

Hole dir die Organisationshilfe für Bauprojekte: Dokumentiere den Fortschritt lückenlos, nachvollziehbar und mit wenig Zeitaufwand. Kein Ausdrucken, kein Suchen in Zettelbergen. Die PDF-Vorlage füllst du digital aus. In der Meisterwerk App speicherst du sie da ab, wo auch deine Auftragsdokumentation stattfindet. So bleiben auch längerfristige Projekte übersichtlich.