Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Lieferscheine sind nicht gesetzlich vorgeschrieben — aber im Handwerk unverzichtbar für Nachweis, Kontrolle und Abrechnung.
  • Beim Ausstellen gelten klare Pflichtangaben: Wir zeigen, was drinstehen muss.
  • Hol dir unsere kostenlose Lieferschein-Vorlage für deinen Betrieb.

 

Definition: Das ist ein Lieferschein

Ein Lieferschein liegt Waren bei und beweist, dass die bestellte Ware auch geliefert wurde.

Bei einem Lieferschein handelt es sich um ein schriftliches Dokument. Es wird bei der Lieferung von Waren genutzt und liegt der gelieferten Ware bei — deshalb heißt er auch Warenbegleitschein. Das Unternehmen, das die Ware versendet, erstellt den Lieferschein.

Der Lieferschein ist ein wichtiger Nachweis: Mit ihm beweist du, was im Paket enthalten ist und dass die bestellte Ware geliefert wurde. Im Lieferschein stehen übersichtlich wichtige Informationen zum Lieferanten, zur Kundin oder zum Kunden, zum Lieferdatum und zur Menge. Auch Anmerkungen zu einer durchgeführten Qualitätskontrolle stehen auf dem Lieferschein.

Wichtig: Rechnung und Lieferschein sind zwei unterschiedliche Dinge. Ein Lieferschein ersetzt keine Rechnung. Du kannst die Pflichtangaben auf dem Lieferschein jedoch um die Pflichtangaben für Rechnungen ergänzen — dann gilt er gleichzeitig als Rechnung.

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3 häufige Fragen rund um Lieferscheine

Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Es gibt kein Gesetz, das dich zwingt, Lieferscheine zu erstellen. Beim Versand von Material und Waren — ganz gleich, ob Rohstoffe oder Endprodukte — sind sie im Handwerk aber üblich und sinnvoll.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Lieferscheine?

Das hängt davon ab, welche Funktion der Lieferschein erfüllt:

Funktion des Lieferscheins Aufbewahrungsfrist
Nur Lieferschein (ohne Rechnungsfunktion) Endet mit dem Versand der zugehörigen Rechnung
Lieferschein = gleichzeitig Rechnung 10 Jahre (wie für Rechnungen üblich)
Lieferschein als Teil der Rechnung 10 Jahre

2016 und 2017 sind Bürokratieentlastungsgesetze in Kraft getreten, die kleinen und mittleren Betrieben die Buchhaltung erleichtern sollen. Für reine Lieferscheine gilt: Die Aufbewahrungspflicht endet, sobald du die dazugehörige Rechnung versendet hast.

Der Lieferschein ist erstellt — wer behält das Original?

Das Unternehmen oder die Person, die du belieferst, bekommt das Original. Du als Handwerker:in behältst die Kopie.

Tipp: Digitale Unterschrift
In der Meisterwerk App kannst du Dokumente digital unterschreiben lassen — der Kunde unterschreibt direkt auf dem Smartphone, du hast die Bestätigung sofort im System.

Darum ist der Lieferschein für Handwerksbetriebe wichtig

Für Handwerksbetriebe sind Lieferscheine aus verschiedenen Gründen wichtig. Übergeordnet steht immer das Ziel des reibungslosen Ablaufs deiner Geschäftsprozesse.

  • Nachweis: Du beweist, dass bestelltes Material geliefert wurde — wichtig für deine interne Kontrolle und Lagerverwaltung.
  • Abgleich: Du kannst Bestellungen, Angebote und tatsächlich gelieferte Waren vergleichen. So siehst du sofort, ob die richtigen Materialien in der richtigen Menge ankamen.
  • Rechnungsstellung: Mit dem unterschriebenen Lieferschein hast du einen Beleg für erbrachte Leistungen. Erst die Unterschrift macht ihn zur Urkunde — dein Kunde verpflichtet sich damit zur Bezahlung.
  • Qualitätskontrolle: Du dokumentierst, dass die gelieferten Baustoffe der eingekauften Qualität entsprechen.
  • Projektüberblick: Lieferscheine enthalten Details zu gelieferten Waren und erbrachten Leistungen — das ist Dokumentation für deine Kunden und hilft dir, den Projektfortschritt zu verfolgen.
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Lieferschein erstellen: Diese Pflichtangaben musst du kennen

Auch wenn kein Gesetz dich zur Erstellung zwingt — wenn du einen Lieferschein ausstellst, gibt es klare Pflichtangaben, die drinstehen müssen:

Pflichtangabe Pflicht beim Lieferschein Zusätzlich als Rechnung
Lieferschein- bzw. Auftragsnummer ✅ ✅
Name und Anschrift des Kunden ✅ ✅
Name und Anschrift des Handwerksbetriebs ✅ ✅
Versand- sowie Lieferdatum ✅ ✅
Menge, Art und Beschreibung der Ware ✅ ✅
Unterschrift des Kunden Optional Optional
Fortlaufende Rechnungsnummer ❌ ✅
Klar aufgeschlüsselte Preise ❌ ✅
Steuerbeträge oder Hinweis auf Steuerbefreiung ❌ ✅
Steuernummer oder USt-ID ❌ ✅

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Fazit

Lieferscheine sind für Handwerksbetriebe mehr als nur ein Zettel im Paket. Sie helfen dir bei der Lagerverwaltung, beim Nachweis erbrachter Leistungen, bei der Abrechnung und bei der Qualitätskontrolle. Es gibt zwar keine gesetzliche Pflicht, sie auszustellen — aber wenn du sie nutzt, dann richtig: mit allen Pflichtangaben und mit der Unterschrift des Kunden.

FAQ

Was muss auf einem Lieferschein stehen?

Pflicht sind: Lieferschein- oder Auftragsnummer, Name und Anschrift beider Parteien, Versand- und Lieferdatum sowie Menge, Art und Beschreibung der gelieferten Ware. Die Unterschrift des Kunden ist optional, aber empfehlenswert — erst dann wird er zur Urkunde.

Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung. Im Handwerk sind Lieferscheine aber üblich und schützen dich im Streitfall — besonders wenn Mengen oder Qualität später in Frage gestellt werden.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Das hängt von der Funktion ab. Reine Lieferscheine darfst du nach dem Versand der zugehörigen Rechnung vernichten. Gilt der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung, greift die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Kann ein Lieferschein gleichzeitig die Rechnung ersetzen?

Ja. Du musst dafür die Pflichtangaben einer Rechnung ergänzen: fortlaufende Rechnungsnummer, Bezeichnung als Rechnung, aufgeschlüsselte Preise, Steuerangaben und deine Steuernummer oder USt-ID.

Wer bekommt das Original des Lieferscheins?

Dein Kunde bekommt das Original. Du behältst die Kopie — am besten digital in deiner Handwerkssoftware archiviert, damit du jederzeit darauf zugreifen kannst.

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