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Wo ist der Zettel vom Montag? Hat jemand einen Stift? War das jetzt 3,5 oder 5,3 Stunden beim Kunden Müller? Die wöchentliche Stundenzettel-Rallye gehört für viele Handwerksbetriebe zum Alltag – muss aber nicht sein. Mit unserer kostenlosen Vorlage und den richtigen Tipps wird die Zeiterfassung deutlich entspannter. Und wer komplett aufatmen will, entdeckt am Ende des Artikels, wie die Digitalisierung den Papierkrieg endgültig beendet.

Klassischer Stundenzettel im Handwerk

Im Handwerksalltag ist der Stundenzettel traditionell ein unverzichtbares Werkzeug. Er dient sowohl der internen Abrechnung von Arbeitszeiten für die Lohnbuchhaltung als auch der kundenspezifischen Projektzeiterfassung für die Rechnungsstellung.

Digitale Zeiterfassung leicht gemacht.     

Doch die klassische Methode bringt einige Herausforderungen mit sich:

  • Zeitaufwand: Am Ende der Woche müssen sich Mitarbeitende an alle geleisteten Stunden erinnern
  • Ungenauigkeiten: Nachträgliche Eintragungen führen oft zu Schätzungen statt exakter Zeiterfassung
  • Logistikprobleme: Zettel müssen physisch ins Büro gebracht werden
  • Unleserlichkeit: Handschriftliche Notizen sind oft schwer zu entziffern
  • Verlustgefahr: Papierzettel gehen leicht verloren

Trotz dieser Nachteile nutzen viele Handwerksbetriebe weiterhin Stundenzettel aus Papier. Ein strukturiertes, einheitliches Format kann dabei viele der genannten Probleme minimieren.

Stundenzettel- Vorlage kostenlos herunterladen

Um dir den Einstieg in eine strukturierte Zeiterfassung zu erleichtern, stellen wir dir eine professionelle Stundenzettel-Vorlage kostenlos zur Verfügung. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben zugeschnitten.

 

Unsere Vorlage bietet:

  • Übersichtliche Struktur für maximale Lesbarkeit
  • Felder für alle relevanten Informationen (Kundendaten, Projektdaten, Arbeitszeiten)
  • Platz für Materialangaben und Arbeitshinweise
  • Professionelles Design mit deinem Firmenlogo anpassbar

So nutzt du den Stundenzettel richtig

Ein Stundenzettel ist nur so gut wie die Disziplin, mit der er geführt wird. Hier einige Tipps für die optimale Nutzung:

Zeitnahe Erfassung etablieren

Sorge dafür, dass deine MitarbeiterInnen ihre Zeiten möglichst zeitnah eintragen – idealerweise direkt nach Abschluss der jeweiligen Tätigkeit. Dies erhöht die Genauigkeit erheblich.

Einheitliche Vorgaben machen

Lege klare Regeln fest, wie der Stundenzettel auszufüllen ist: Uhrzeiten im 24-Stunden-Format (z. B. 14:30 statt 2:30 pm), Arbeitshinweise in Stichworten, aber präzise, Materialangaben mit Mengeneinheiten etc.

Regelmäßige Abgabe organisieren

Bestimme feste Zeitpunkte für die Abgabe der Stundenzettel, beispielsweise jeden Freitag oder zum Monatsende. So vermeidest du Verzögerungen in der Abrechnung.

Verantwortlichkeiten klären

Lege fest, wer für die Kontrolle und Weiterverarbeitung der Stundenzettel zuständig ist. Eine klare Zuständigkeit verhindert, dass Zettel unbearbeitet liegen bleiben.

Was muss auf den Stundenzettel? Eine Checkliste

Ein vollständig ausgefüllter Stundenzettel sollte folgende Informationen enthalten:

  • Grunddaten:
    • Name des Kunden/Projekts
    • Projekt- oder Auftragsnummer
    • Datum der Leistungserbringung
    • Name des Mitarbeitenden
  • Zeiterfassung:
    • Uhrzeit Beginn
    • Uhrzeit Ende
    • Gesamtstunden
    • Bei Bedarf: Pausenzeiten
  • Tätigkeitsbeschreibung:
    • Ausgeführte Arbeiten
    • Besondere Vorkommnisse oder Hinweise
  • Material:
    • Verwendetes Material
    • Mengenangaben
  • Unterschriften:
    • Unterschrift des Mitarbeitenden
    • Ggf. Unterschrift des Kunden (bei Verwendung als Leistungsnachweis)

Je detaillierter und strukturierter die Informationen erfasst werden, desto einfacher gestaltet sich die spätere Rechnungsstellung und Nachkalkulation.

Rechtliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern mittlerweile auch rechtlich verpflichtend. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen alle Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig erfassen.

Dabei gelten folgende Anforderungen:

  • Die Erfassung muss objektiv sein.
  • Das System muss zugänglich sein (für Arbeitgeber und Arbeitnehmer).
  • Die Dokumentation muss manipulationssicher sein.

Ein einfacher Papier-Stundenzettel erfüllt diese Anforderungen meist nur teilweise. Insbesondere der Aspekt der Manipulationssicherheit ist bei handschriftlichen Aufzeichnungen kritisch zu betrachten. Das Arbeitsgericht Emden hat bereits entschieden, dass eine einfache Papierdokumentation nicht ausreichend sein kann.

Vom Stundenzettel zur digitalen Zeiterfassung

Sprechen wir also über den Elefanten im Raum: Der klassische Stundenzettel aus Papier hat ausgedient! Moderne Handwerksbetriebe setzen zunehmend auf digitale Lösungen, die zahlreiche Vorteile bieten, wie die Gegenüberstellung zeigt.

Papier-Stundenzettel vs. digitale Zeiterfassung 

Stundenzettel (Papier)

Digitale Zeiterfassung

Nachträgliche Erfassung

Echtzeit-Erfassung

Manuelles Zusammenführen

Automatische Datenverarbeitung

Subjektive Eintragungen

Objektive Zeitstempel

Fehleranfällig

Hohe Genauigkeit

Physischer Transport nötig

Sofortige Verfügbarkeit

Aufwändige Archivierung

Automatisches Backup

 

Die Meisterwerk App bietet dir eine vollständige Lösung für die digitale Zeiterfassung im Handwerk. Deine Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten mobil per Smartphone – direkt auf der Baustelle oder beim Kunden. Die Daten stehen sofort zur Verfügung und können für die Lohnabrechnung oder Projektkalkulationen verwendet werden.

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Häufige Fragen zum Stundenzettel im Handwerk

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Dokumente zur Zeiterfassung, einschließlich Stundenzettel, müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Ist ein Stundenzettel rechtlich bindend?

Ein Stundenzettel kann als Nachweis für geleistete Arbeitsstunden dienen, besonders wenn er vom Kunden gegengezeichnet wurde. Für die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung muss er jedoch die Kriterien der Objektivität, Zugänglichkeit und Manipulationssicherheit erfüllen.

Können Stundenzettel auch als App geführt werden?

Ja, moderne Zeiterfassungs-Apps wie die Meisterwerk App ersetzen den klassischen Stundenzettel vollständig und bieten zusätzliche Funktionen wie automatische Berechnung der Arbeitszeit, direkte Projektverknüpfung und Export-Möglichkeiten.

Kann ich den Stundenzettel auch als Excel-Vorlage erhalten?

Auf Anfrage stellen wir dir gerne auch eine Excel-Version unserer Stundenzettel-Vorlage zur Verfügung. Kontaktiere uns einfach unter info@meisterwerk.app.

Muss der Stundenzettel vom Kunden unterschrieben werden?

Für interne Zwecke der Zeiterfassung ist keine Kundenunterschrift notwendig. Wird der Stundenzettel jedoch als Leistungsnachweis für die Rechnungsstellung verwendet, empfiehlt sich eine Gegenzeichnung durch den Kunden, um spätere Diskussionen zu vermeiden.

 

Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn du juristische Hilfe benötigst, kontaktiere bitte einen Rechtsanwalt.

 
Oliver Knoch |

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