Das gehört ins Schadensprotokoll für Handwerksbetriebe + PDF-Vorlage

Es gibt drei Schadensarten: Personen-, Sach- und Vermögensschaden.

Im Arbeitsalltag kann das so aussehen: Die Leiter knallt auf den neuen Fliesenboden. Wandfarbe spritzt auf den Parkettboden. Bei einem Schaden entsteht Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden aufgrund Ihres Fehlers ein finanzieller Nachteil. Deshalb hat sie oder er Schadensersatzansprüche.‍

Ein Mangel ist nicht das Gleiche. Von einem Mangel spricht man, wenn der Handwerksbetrieb schlecht gearbeitet hat und das Ergebnis nicht so ist, wie vertraglich zugesagt. Zwei Beispiele: Wenige Wochen nach dem Abschluss der Renovierungsarbeiten bekommt der Putz Risse. Oder es wurden Elemente verwendet, die von schlechterer Qualität sind als vereinbart. Bei einem Mangel haben Sie als Handwerksbetrieb ein Recht zur Nachbesserung. Bei einem Schaden hast du dieses Recht nicht. 

→ Weiterlesen: Tipps und Infos zur Gewährleistung im Handwerk

Mit einer Schadensmeldung informierst du deine Versicherung über den Schaden. Je nach Schadensart richtest du die Meldung an die Betriebshaftpflicht oder die Unfallversicherung.

Manche Versicherungen bieten vorgefertigte Formulare an. Eine Schadensmeldung ist formlos möglich. Ein eigenes Schadensprotokoll hat den Vorteil, dass du immer weißt, wo deine PDF-Vorlage gespeichert ist. Das spart Zeit: Im Fall der Fälle müssen du dieses nicht erst auf der Internetseite der Versicherung suchen. 

Sobald du den Schaden gemeldet hast, startet die Schadensabwicklung. Die Versicherung bearbeitet deinen Fall und prüft, ob die Ansprüche der oder des Geschädigten berechtigt sind. Das heißt: Die Versicherung klärt, wer haftet und wer welche Leistungen erhält. 

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Das gehört ins Schadensprotokoll

• Name der oder des Geschädigten
• Ihr Firmenname und Ihre Anschrift
• Ihre Versicherungsnummer
• Name der Verursacherin oder des Verursachers
• Kontaktdaten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Ort und Zeitpunkt des Schadens
• Beschreiben Sie die Art des Schadens und wie er passierte kurz, aber genau. 
• Notieren Sie auch die Namen der anwesenden Zeuginnen und Zeugen. 
• Reinigen? Ersetzen? Listen Sie gegebenenfalls auf, was zur Schadensbehebung nötig ist.

Ergänze die PDF-Vorlage des Schadensprotokolls mit weiteren Dokumenten: Fotos vom Schaden, Aussagen von Zeuginnen und Zeugen oder Rechnungen. Etwa von einem Gerät, das defekt ist. So versteht die Versicherung den Vorgang besser. Je mehr Infos diese hat, desto genauer kann sie die Schadenshöhe ausrechnen.

Was gehört in die Schadensmeldung? Wie lautet noch mal die Versicherungsnummer? Schluss mit den Fragezeichen! Nutze die PDF-Vorlage für dein Schadensprotokoll: Damit machst du die Schadensmeldung schnell fertig – anstatt lange rumzusuchen.

Speichere die Vorlage in der Meisterwerk App: So ist sie jederzeit und mobil verfügbar. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand. Im Fall der Fälle reagierst du schnell. Du dokumentierst Schäden übersichtlich und nachvollziehbar. 

Du oder Mitarbeitende haben einen Schaden verursacht? Dann gilt als Erstes: Tief durchatmen. Sind Personen verletzt, hat deren medizinische Versorgung Priorität. Danach gehst du für die Schadensabwicklung folgendermaßen vor:

1. Dokumentiere den Schaden gründlich und direkt vor Ort. Die PDF-Vorlage für das Schadensprotokoll nimmt dich dabei an die Hand. Mache auch Fotos vom Schaden. Fotografiere aus verschiedenen Perspektiven: Sowohl Detailaufnahmen als auch Fotos, die die Gesamtsituation zeigen, sollten dabei sein. Beschädigte Geräte oder andere Sachen solltest du nicht entsorgen! Sie können noch wichtig für die Begutachtung durch die Versicherung sein. 
2. Informieren deine Kundin oder Kunden über den Schaden. Erkläre transparent die nächsten Schritte. Verspreche jedoch keine Leistungen und keine konkreten Zahlen für den Schadensersatz.
3. Melde den Schaden schnell bei deiner Versicherung. Wie schnell du sein musst? Diese Info findest du in deinem Versicherungsvertrag. Es ist wichtig, dass du diese Frist einhältst, damit dir bei der Schadensregulierung keine Nachteile entstehen, etwa durch Abzüge. Du kannst auch anrufen und im Nachgang das Schadensprotokoll per Mail oder Post schicken. 
4. Warte unbedingt die Rückmeldung deiner Versicherung ab, bevor du mit der Beseitigung des Schadens beginnst oder Schadensersatz zahlst. Bespreche mit deiner Versicherung das Vorgehen. Maßnahmen zur Vermeidung von Folgeschäden darfst du angehen. 

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Organisiere deine Aufträge flexibel nach deinen Bedürfnissen. Behalte dabei immer den Überblick über den Fortschritt der Aufträge. Hinterlege Formulare und wichtige Informationen, wie zum Beispiel das Schadensprotokoll, nachvollziehbar in der Auftragsdokumentation. Organisiere auch interne Abläufe wie Urlaubsanträge digital.