Das gehört ins Baubesprechungsprotokoll + Vorlage

Im Protokoll halten die Beteiligten eines Projekts die Ergebnisse der Baustellenbesprechung fest: Wie ist der Stand? Welche Aufgaben sind erledigt? Welche Teilschritte folgen als Nächstes? Diese und weitere Fragen beantwortet das Protokoll.

Die Besprechungen finden meist wöchentlich oder alle zwei Wochen statt. Im Normalfall liegt die Verantwortung zum Führen des Baubesprechungsprotokolls bei der Bauleitung. Die Aufgabe können aber auch andere Personen übernehmen. 

Das Erstellen eines Baubesprechungsprotokolls ist für dich als Handwerksbetrieb keine gesetzliche Pflicht. Bei großen Bauprojekten ist es jedoch sinnvoll, wenn du ein eigenes Protokoll schreibst. ‍

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1. Es verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und reduziert die Zeit, die normalerweise für Nachfragen draufgeht.
   
   
2. Schriftliche Aufzeichnungen sorgen für weniger Missverständnisse als rein mündliche Absprachen. Das Protokoll reduziert also das Fehlerrisiko.
   
   
3. Es ist klar und nachvollziehbar: Alle haben den gleichen Kenntnisstand. Das gilt auch für Personen, die bei der letzten Besprechung nicht dabei waren. 
   
   
4. Im Falle von Konflikten, zum Beispiel aufgrund von Baumängeln, dient das Bauprotokoll als Beweismittel: Wer ist für welchen Teilschritt verantwortlich? Das hast du schwarz auf weiß.  
   
   
5. Von der Sicherheit auf der Baustelle bis zur Materialbestellung: Eine effiziente Planung sorgt dafür, dass du alles im Griff hast. Und das Protokoll hilft bei genau dieser Planung.

Was gehört rein? Was nicht? Das hängt davon ab, wer beim aktuellen Bauabschnitt dabei ist. Das Dokument soll niemanden mit unwichtigen Infos fluten. Es muss trotzdem detailliert genug sein: Es sollte alle Informationen enthalten, die für Bauleitung, Auftraggebende und Auftragnehmende wichtig sind.

Es gibt keine Normen für Form und Inhalt des Baubesprechungsprotokolls. Vorlagen sind also eine gute Orientierungshilfe: Du stellst sicher, dass du alles Wichtige aufschreibst. 

Grundsätzlich sollten diese Informationen im Bauprotokoll stehen:

• Ort und Datum
• Projektbezeichnung und Teilbereich des Projekts
• Protokollführung und Teilnehmende
• Agenda, also eine Liste der Besprechungspunkte
• Fortschritt des Baus und erledigte Teilschritte
• Vereinbarungen und anstehende Aufgaben: Änderungen von Abläufen oder Verantwortlichkeiten, Fristen zur Fertigstellung von Teilschritten
• Bedarf: Material, Geräte, Personal
• Verteiler: An wen schickst du das Protokoll nach der Besprechung?
• Platz für Unterschriften 

Protokolle lesen? Puuh! Klingt nervig, ist aber wichtig. Wenn ein Bauprotokoll in deinem Postfach landet: Lese es innerhalb weniger Tage nach Erhalt und überprüfe, ob alles richtig ist. Widerspreche dem Protokoll schriftlich, wenn es Fehler enthält. Ein Beispiel: Im Protokoll steht ein Termin zur Fertigstellung, der so nicht besprochen war. Wenn du das Protokoll ignorierst und seinem Inhalt nicht widersprichst, kann dir das als Zustimmung ausgelegt werden. Womöglich hast du dann einen Termin akzeptiert, den du nie und nimmer einhalten kannst.

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Nutze eine einheitliche Vorlage für das Baubesprechungsprotokoll und fülle sie direkt am Tablet oder Smartphone aus: Das erleichtert dir die Aufgabe. Das Ausfüllen geht digital schneller. Im Nachhinein ist das Protokoll für alle leichter lesbar. Kein handschriftliches Gekrakel und keine schiefen Zahlen. Sondern klare Vereinbarungen. 

Lade die Vorlage für das Baubesprechungsprotokoll herunter. Und erledige die Aufgabe in Zukunft strukturiert und digital.

Je größer das Bauprojekt ist, desto wichtiger sind Baubesprechungen. Aber: Wir alle kennen es. Besprechungen ufern gerne mal aus. Oder sie werden hitzig. Mit etwas Struktur vermeidest du das. 

1. Fülle den Bereich Agenda schon VOR der Besprechung aus und schicke die Agenda an alle Teilnehmenden. So können sich alle vorbereiten. Die Liste dient dir im Gespräch als klarer Fahrplan: Du bleibst leichter bei der Sache und arbeitet die Liste einfach ab. 
2. Es sollte nicht nur eine protokollierende Person geben, sondern auch eine moderierende Person: Diese leitet das Gespräch. Sie oder er verweist immer wieder auf die Agenda; bittet alle, auf der sachlichen Ebene zu bleiben und stellt sicher, dass jede und jeder ausreden darf. 
3. Plane die Dauer im Voraus und nach dem Motto: So kurz wie möglich, so lange wie nötig.
4. Begrenze die Teilnehmerzahl auf die Personen, die die Besprechungspunkte wirklich betreffen. 
5. Nutze Tablets oder digitale Whiteboards, um während der Besprechung schon digitale Notizen zu machen, die du leicht zum Protokoll umwandelst. 
6. Beginne den Termin pünktlich. Bitte alle Teilnehmenden, fokussiert zu bleiben und nicht zwischendurch ans Telefon zu gehen, damit du auch pünktlich aufhören kannst. 
7. Fasse die Ergebnisse der Besprechung am Ende noch mal mündlich zusammen und stelle sicher, dass sie realistisch und messbar sind. Zum Beispiel: Handwerksbetrieb A erledigt Aufgabe X bis zum XX.YY.2023. 

Baubesprechungsprotokolle klingen mühsam, haben aber ihre Daseinsberechtigung: Sie strukturieren größere Bauprojekte. Sie sorgen für Klarheit und Nachvollziehbarkeit und senken das Risiko von Missverständnissen sowie Problemen. Vorlagen zum Herunterladen bringen zusätzliche Einheitlichkeit rein und reduzieren den Arbeitsaufwand.