Nachkalkulation im Handwerk: Wichtige Tipps & Vorlage für den perfekten Überblick!

Die Nachkalkulation ist ein wichtiges Werkzeug für Handwerksbetriebe, um den wirtschaftlichen Erfolg im Blick zu behalten. Sie zeigt dir, welche Aufträge sich wirklich rentieren und wo eventuell nachjustiert werden muss. Zum Beispiel: Wenn du bei einem Renovierungsprojekt feststellst, dass die Materialkosten höher waren als geplant, kannst du die Preise für ähnliche Aufträge anpassen.

Damit die Nachkalkulation präzise wird, ist es wichtig, dass deine Mitarbeitenden vor Ort regelmäßig ihre Arbeitszeiten und Materialkosten dokumentieren. Stell dir vor, ein Elektriker vergisst, die Stunden für einen aufwändigen Kabelverlegungsauftrag zu notieren. Fehlen solche Informationen, wird es schnell schwierig, die tatsächlichen Kosten zu ermitteln, und das kann zu falschen Entscheidungen führen – etwa, dass du künftig ähnliche Aufträge unter Wert annimmst.‍

Die Nachkalkulation ist eine wichtige Kontrollrechnung, die sich auf einzelne Projekte oder Aufträge bezieht. Sie basiert auf den tatsächlichen Kosten und Zeiten (IST-Kosten), die während eines Projekts angefallen sind, und vergleicht diese mit den im Vorfeld geplanten Kosten (SOLL-Kosten).

IST-Kosten: Dies sind die tatsächlichen Kosten, die während des Projekts anfallen. Dazu zählen Materialkosten, Löhne für die geleistete Arbeit und andere Ausgaben, die nicht eingeplant waren.

SOLL-Kosten: Diese Kosten, die zur Vorkalkulation gehören, hast du im Vorfeld bereits berechnet und in deinem Kostenvoranschlag festgehalten. Sie dienen als Referenzpunkt für deine Nachkalkulation.

Als Teil der Kostenkalkulation gibt es viele Posten, die sowohl vor- als auch nach der Ausführung berücksichtigt werden müssen.

‍Hier findest du unseren ausführlichen Blogbeitrag zur Kostenkalkulation

Die Nachkalkulation funktioniert als SOLL-IST-Vergleich und liefert dir wertvolle Erkenntnisse, die direkt in deine Auftragskalkulation einfließen. Durch die Nachkalkulation kannst du genau feststellen, ob du innerhalb deines Kostenrahmens geblieben bist oder ob es Überschreitungen gab. So gelingt es dir, Projekte im Nachhinein zu bewerten, deine Prozesse kontinuierlich zu verbessern und die Wirtschaftlichkeit deines Betriebs nachhaltig zu steigern. Die Nachkalkulation verfolgt gleich mehrere Ziele:

1. Verrechnung zusätzlicher Aufwendungen: Wenn es beispielsweise zu Mehrarbeit bei einem Auftrag kommt, kannst du diese Kosten genau erfassen und sicherstellen, dass sie korrekt verrechnet werden.

2. Überprüfung der Gewinnbeiträge: Mit der Nachkalkulation kannst du nachvollziehen, welche Positionen tatsächlich zur Gewinnmarge deines Projekts beigetragen haben. So erkennst du, welche Materialien oder Leistungen sich lohnen.

3. Vermeidung von Schätzfehlern: Durch den direkten Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten kannst du Schätzfehler identifizieren und vermeiden. Das gibt dir mehr Sicherheit bei zukünftigen Aufträgen.

4. Prüfung der Kalkulation auf Richtigkeit und Wirtschaftlichkeit: Du hast die Möglichkeit, deine Kalkulationen auf ihre Genauigkeit hin zu überprüfen und zu sehen, wo Optimierungsbedarf besteht.

5. Identifikation von Verlustquellen: Wenn es an bestimmten Stellen zu Kostenüberschreitungen kommt, hilft dir die Nachkalkulation dabei, die Ursachen zu finden – sei es beim Zeitaufwand oder den Materialkosten.

6. Berechnung der tatsächlichen Gewinnspanne und Marge: Anhand der Nachkalkulation kannst du genau ermitteln, wie hoch deine Gewinnspanne tatsächlich ist. Das ist wichtig für deine Preisgestaltung und wirtschaftliche Planung.

7. Ermittlung neuer Kalkulationssätze: Die Erkenntnisse aus der Nachkalkulation fließen direkt in die Vorbereitung künftiger Aufträge ein. So kannst du neue, realistische Kalkulationssätze entwickeln und Fehler bei zukünftigen Aufträgen vermeiden.

Oft gibt es Faktoren, die dazu führen, dass die IST-Kosten höher sind als die SOLL-Kosten. Dazu gehören:

1. Unerwartete Wetterbedingungen: Ein plötzlicher Sturm oder extreme Wetterbedingungen können den Zeitplan durcheinanderbringen und zusätzliche Kosten verursachen, beispielsweise für Verzögerungen oder zusätzlichen Materialaufwand.

2. Unvorhergesehene bauliche Gegebenheiten: Wenn du beim Renovieren auf alte Leitungen oder beschädigte Strukturen stößt, kann dies zusätzliche Arbeiten und Materialkosten nach sich ziehen, die vorher nicht eingeplant waren.

3. Änderungen bei Lieferungen: Wenn Materialien verspätet ankommen oder teurer werden, hat das direkte Auswirkungen auf die Gesamtkosten des Projekts. Auch plötzliche Preiserhöhungen bei Baustoffen können nicht immer vorhergesehen werden.

Um sich vor solchen Überraschungen abzusichern, solltest du in deinen Angeboten eine Klausel für mögliche Mehraufwendungen aufnehmen. So bist du besser gewappnet, falls unvorhergesehene Kosten auftreten. Diese Klausel gibt dir die Flexibilität, zusätzliche Ausgaben anzupassen und dein Projekt trotzdem wirtschaftlich erfolgreich abzuschließen.

Bei der klassischen Nachkalkulation befasst du dich mit den SOLL-Kosten erst, nachdem der Auftrag abgeschlossen ist. Das hat den großen Nachteil, dass Fehlkalkulationen erst zu spät entdeckt werden. Zudem kannst du keinen Einfluss mehr auf die Bauausführung und Abrechnung nehmen.

Im Gegensatz dazu steht die mitlaufende Nachkalkulation. Diese Methode, auch als Synchronkalkulation bekannt, überwacht die Wirtschaftlichkeit deiner Aufträge während der gesamten Projektlaufzeit:

1. Parallel zum Auftragsfortschritt: Diese Form der Nachkalkulation erfolgt gleichzeitig mit dem Fortschritt der Arbeiten. Nach jedem abgeschlossenen Arbeitsschritt wird eine Überprüfung der bisherigen Kostenvorgenommen, sodass du stets im Bilde bleibst.

2. Ständige Kontrolle von Material und Zeit: Während deine Mitarbeitenden die Arbeiten durchführen, erfasst du kontinuierlich, wie viel Material und Zeit für jede Aufgabe benötigt wird. Diese Daten sind entscheidend, um zu verstehen, ob du noch im Rahmen deiner Kalkulation bleibst.

3. Frühe Identifikation von Abweichungen: Durch den regelmäßigen Vergleich der IST-Kosten mit den kalkulierten Werten erkennst du frühzeitig Abweichungen. Falls beispielsweise ein Arbeitsschritt länger dauert oder mehr Material benötigt als geplant, erfährst du das sofort und kannst schnell reagieren.

4. Anpassungen jederzeit möglich: Mit der mitlaufenden Nachkalkulation hast du die Möglichkeit, bei Bedarf Anpassungen an der Bauausführung oder der Abrechnung vorzunehmen. So kannst du proaktiv auf Probleme reagieren und verhindern, dass sich kleine Abweichungen zu großen Verlusten entwickeln.

5. Optimierung zukünftiger Projekte: Die Erkenntnisse, die du aus der mitlaufenden Nachkalkulation gewinnst, helfen dir nicht nur, aktuelle Projekte besser zu steuern, sondern bieten auch wertvolle Informationen für die Kalkulation zukünftiger Aufträge.

Die Erstellung einer Nachkalkulation mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch mit der richtigen Vorgehensweise und den passenden Werkzeugen klappt das! Orientiere dich ganz einfach an den folgenden Schritten:

1. Daten sammeln: Beginne damit, alle relevanten Informationen zu deinem Projekt zusammenzutragen. Dazu gehören die tatsächlich angefallenen Kosten für Material, Löhne und weitere Aufwendungen, die während der Projektlaufzeit entstanden sind. Achte darauf, diese Daten während der gesamten Projektdauer kontinuierlich zu erfassen.

2. Vergleich von SOLL- und IST-Kosten: Stelle die geplanten SOLL-Kosten den tatsächlichen IST-Kostengegenüber.

3. Abweichungen dokumentieren: Notiere alle Abweichungen und analysiere, warum diese entstanden sind. Gab es unerwartete Materialkosten? Wurden mehr Arbeitsstunden benötigt als kalkuliert? Diese Informationen sind entscheidend für zukünftige Kalkulationen.

4. Anpassungen vornehmen: Nutze die Erkenntnisse aus deiner Nachkalkulation, um Anpassungen für künftige Aufträge vorzunehmen. So kannst du deine Preise und Kostenschätzungen optimieren.

Du willst auf Zettelwirtschaft verzichten und direkt digital durchstarten? Dann sind nicht nur unsere Excel-Vorlagen, sondern auch die Meisterwerk App eine praktische Lösung für deine Angebots- und Rechnungsstellung! Du behältst stets den Überblick über Material- und Arbeitskosten und erstellst deine Rechnung mit wenigen Klicks.

Jetzt digital durchstarten

Vor allem im Handwerk kommt es bei fast jedem Projekt zu Abweichungen zwischen den einkalkulierten SOLL-Kosten und den tatsächlichen IST-Kosten. Deshalb ist die Nachkalkulation für Handwerksbetriebe entscheidend. Nur mit ihrer Hilfe kannst du beurteilen, welchen Gewinn ein Auftrag erwirtschaftet hat oder ob du ihn sogar mit Verlust ausgeführt hast – und ob du zusätzliche Aufwände korrekt verrechnen konntest. Zudem lässt sich gegenüber Auftraggebenden ein fundierter Nachweis über alle IST-Kosten erbringen. Nicht zuletzt kannst du so deine zukünftigen Projekte präziser kalkulieren.

Allerdings kannst du eine aussagekräftige Nachkalkulation nur erstellen, wenn deine Baustellenberichte alle tatsächlich angefallenen Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien richtig ausweisen. Eine mitlaufende Nachkalkulation setzt zusätzlich einen ständigen Informationsaustausch zwischen Büro und Baustelle voraus. Daher kann die Nachkalkulation komplex, zeitaufwendig und letztlich auch kostenintensiv sein. Gerade für kleinere und mittlere Handwerksbetriebe ist dieser Arbeitsaufwand oft schwer zu stemmen. Genau hier setzt die Meisterwerk App an.