Kostenvoranschlag für Handwerker: Das gehört rein

Eigentlich gehören Kostenvoranschläge zu deinem Arbeitsalltag, du hast aber doch noch ein paar Fragezeichen im Kopf? Zum Beispiel zur Gültigkeitsdauer? Oder was machst du, wenn die Rechnung doch höher ausfällt? Hier findest du Antworten.

Inhaltsverzeichnis

• Kostenvoranschlag: kurz erklärt
• Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich – mit zwei Ausnahmen!
• Kostenvoranschlag und Angebot: Das ist der Unterschied
• So schreibst du als Handwerkerin oder Handwerker einen Kostenvoranschlag
• Wenn der Kostenvoranschlag geschrieben ist
• So lange ist ein Kostenvoranschlag gültig
• Darf ein Kostenvoranschlag Geld kosten?
• Wenn die Rechnung doch höher ausfällt: Das gilt bei Abweichungen
• Weiterplanen mit der Meisterwerk App

Kostenvoranschlag: kurz erklärt

In einem Kostenvoranschlag (kurz: KVA) kalkulierst du als Handwerksbetrieb die Kosten, die für einen angefragten Auftrag anfallen werden. Mit der Betonung auf werden: Der Kostenvoranschlag enthält die voraussichtlichen Kosten und ist in der Regel unverbindlich. Die Zahlen basieren auf deinen Erfahrungswerten: Du schätzt, wie viel Zeit und Material du für den Auftrag brauchst.‍

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Vorsicht bei diesen zwei Ausnahmen: 

Der Kostenvoranschlag ist verbindlich, wenn du eine Festpreisvereinbarung triffst. Das heißt: Bei Auftragserteilung vereinbarst du mit der Kundin oder dem Kunden, dass du den Auftrag – zum Beispiel eine Reparatur – zum Preis des KVAs durchführst. 

Zweite Ausnahme:
Du garantierst der Kundin oder dem Kunden, dass der Auftrag die KVA-Summe nicht überschreitet. Dann ist er auch verbindlich. 

Verbindliche Preise bieten beiden Seiten Sicherheit und Planbarkeit. Sie haben aber auch einen Nachteil: Überschreiten die tatsächlichen Aufwände und Kosten den Kostenvoranschlag, kannst du diese nicht abrechnen. 

Beim Punkt Unverbindlichkeit liegt auch der Unterschied von Kostenvoranschlag und Angebot. Bei einem Kostenvoranschlag können Handwerkerinnen und Handwerker die Kosten überschreiten (weiter unten mehr zu den Regeln bei Überschreitung). Bei einem Angebot ist das üblicherweise nicht erlaubt: Der Preis aus dem Angebot ist verbindlich. 

Lese hier, was du bei der Angebotserstellung beachten musst. 

Erstelle den Kostenvoranschlag immer schriftlich, damit beide Seiten konkrete Zahlen auf Papier vorliegen haben. Schreibe nicht nur die Endsumme auf. Zeige deiner potenziellen Kundschaft nachvollziehbar und detailliert, wie sich die Kosten zusammensetzen. Das wirkt transparent und stärkt das Vertrauen in dein Unternehmen. 

Folgende Daten gehören – unabhängig von Auftragsart und Branche – in jeden Kostenvoranschlag:

• Art und Umfang der Leistung
• Kosten für Material
• Kosten für Arbeitskräfte
• geschätzte Arbeitszeit
• Gültigkeit des Kostenvoranschlags

Der letzte Punkt ist in Zeiten von schwankenden Rohstoff- und Materialpreisen besonders wichtig. 

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Um die Kundin oder den Kunden von deinem Handwerksbetrieb zu überzeugen, zählt nicht nur der Preis, der auf dem Kostenvoranschlag steht, sondern auch der Eindruck, den du hinterlässt: Du möchtest den Kostenvoranschlag losschicken? Kommuniziere parallel, wie die nächsten Schritte aussehen: Wie erteilt die Kundin oder der Kunde den Auftrag? Wird eine Anzahlung fällig? Wann könnt ihr mit dem Auftrag starten? 

Gebe deinem Gegenüber außerdem das Gefühl, dass du Rückfragen gerne beantwortest. 

Bei Kostenvoranschlägen von Handwerksbetrieben ist eine Gültigkeit von sechs Wochen üblich. Überlege hier, wie sinnvoll dieser Zeitraum für deine Branche ist: Kannst du deine Kapazitäten verlässlich planen? Kannst du einschätzen, wie sich die Materialkosten entwickeln werden? Oder steht das noch in den Sternen? Passe die Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags gegebenenfalls an. 

Es ist üblich, dass Kundinnen und Kunden bei mehreren Betrieben Kostenvoranschläge anfragen. Das kann für Handwerksbetriebe mühsam sein: Denn Kostenvoranschläge sind normalerweise kostenlos. Sie kosten jedoch Arbeitszeit!

Daher die gute Nachricht für dich: Die Erstellung eines Kostenvoranschlags darfst du dir bezahlen lassen. Vorausgesetzt, du vereinbarst das mit der Kundin oder dem Kunden im Voraus! In Ihren AGB steht bereits, dass der KVA Geld kostet? Ein Verweis auf deine AGB reicht laut einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe nicht aus (OLG Karlsruhe, Urteil vom 29. Dezember 2005, Az. 19 U 57/05). Du musst die Vergütung ausdrücklich vereinbaren. 

Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Das heißt: Die Rechnung, die du deiner Kundin oder deinem Kunden schickst, darf höher sein. Aber: Hier müssen Handwerkerinnen und Handwerker ein paar Regeln beachten. 

• Die tatsächlichen Kosten überschreiten den KVA wesentlich: Hierüber müssen Handwerksbetriebe ihre Kundschaft unverzüglich informieren (siehe auch: § 649 Abs. 2 BGB). Hinauszögern der Information ist nicht erlaubt. Ihre Kundschaft muss rechtzeitig entscheiden können, wie sie weiter vorgehen möchte. Bei einer wesentlichen Überschreitung hat Ihre Kundin oder Ihr Kunde das Recht, den Werkvertrag außerordentlich zu kündigen. In dem Fall erhältst du dein Geld nur für die Arbeiten, die ihr schon erledigt habt.
• Die Kosten überschreiten den KVA unwesentlich: Bis zu einer bestimmten Grenze muss die Kundin oder der Kunde die Überschreitung bezahlen und erhält kein außerordentliches Kündigungsrecht. Laut aktueller Rechtsprechung liegt die Grenze ungefähr bei 10 bis 20 Prozent. Bitte beachte: Es gibt keine konkret festgelegte Grenze. Es kommt es immer auf den Einzelfall an. Du bist nicht verpflichtet, deine Kundschaft über die unwesentliche Überschreitung¹ zu informieren. Unser Tipp: Mache es trotzdem. Das fördert eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und vermeidet Konflikte. 

Der Kostenvoranschlag ist freigeben? Glückwunsch! Nun kannst du den Auftrag in der Meisterwerk App anlegen und die Termine planen. Weise den Auftrag Mitarbeitenden zu, die freie Zeitfenster haben. Du hast einen Zeitrahmen, aber noch keine festen Termine? Kein Problem! Nutze den Status Vorplanung. So denkst du garantiert an den Auftrag und hast deine Kapazitäten genau im Auge.

Vom Kostenvoranschlag über Planung, Dokumentation und Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung - in der Meisterwerk App bildest du den ganzen Prozess ab.

Hinweis: 
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.