Handwerkerrechnungen: Das muss drin stehen

‍Grundsätzlich gibt es Pflichtangaben, die auf jede Rechnung gehören. Stelle´ die Rechnung an einen Privathaushalt, gibt es noch zwei Besonderheiten.

Ob Handwerksbetrieb oder nicht: Diese Angaben gehören (laut § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG)) auf Rechnungen. 

• Empfängerin oder Empfänger: vollständiger Name und Anschrift
• Absenderin oder Absender mit Name und Adresse
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitraum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Art und Menge der Leistungen
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf diese 
• Steuernummer und Umsatz-Steueridentifikationsnummer‍

Die Angabe einer Bankverbindung ist keine gesetzliche oder steuerliche Anforderung. Aber für deine Kundinnen und Kunden ist die Angabe natürlich sehr hilfreich. So müssen sie nicht nachhaken, wohin die Überweisung geht.

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Arbeitszeit im Viertelstundentakt abrechnen

Bei einer Handwerkerrechnung kommen diese Pflichtangaben noch hinzu: Stundenlohn und angefallene Arbeitszeit. Beachte hierbei: Du rechnest die Arbeitszeit im Viertelstundentakt ab. Du darfst nicht auf halbe oder volle Stunden aufrunden. Auch Pausenzeiten vor Ort gehören nicht auf die Rechnung! Achte auf eine detaillierte Zeiterfassung durch deine Mitarbeitenden, damit du korrekt abrechnen kannst.

Privatkundinnen und Privatkunden können die Kosten für handwerkliche Tätigkeiten in ihrem Zuhause von der Steuer absetzen. Jedoch nur dann, wenn sie etwas reparieren, sanieren oder warten lassen. Ein Neubau ist nicht steuerlich absetzbar. Barzahlungen sind ebenfalls nicht möglich.

Zwei Angaben sind wichtig, damit das Finanzamt der Kundin oder des Kunden die Rechnung anerkennt. 

1. Packe die Materialkosten und Arbeitskosten jeweils als eigene Positionen auf die Rechnung. Durch diese Trennung kann das Finanzamt zwischen absetzbaren und nicht absetzbaren Kosten unterscheiden.
2. Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht ist … Pflicht: Deine Kundin oder dein Kunde muss die Rechnung zwei Kalenderjahre lang aufbewahren. Die zwei Jahre laufen ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem du die Leistung erbracht haben.

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• Ersatzteile
  Du brauchst für die Reparatur ein weiteres Ersatzteil? Hole erst die Zustimmung deiner Kundin oder deines Kunden ein, bevor du es besorgst und einbaust. Dann kannst du die Kosten für das Ersatzteil auch abrechnen. 

• Anfahrt
  Die Zeit, die die Fahrt zu deiner Kundin oder deinem Kunden dauert, gehört zu der Arbeitszeit. Meist setzen Handwerksbetriebe für die Fahrtzeit 80-90 Prozent ihres Stundensatzes an. Auch die Kosten, die für die Anfahrt entstehen, darfst du abrechnen. Hierfür gibt es zwei Wege: Du berechnest eine Pauschale oder die gefahrenen Kilometer.

• Zuschlag für Sonn- und Feiertage sowie Nachtarbeit
  Dringende Reparaturen gehören in vielen Handwerksbetrieben zum Tagesgeschäft: Musst du nachts oder an einem Sonn- oder Feiertag ran, darfst du einen Zuschlag für deine Arbeitszeit (nicht für das Material!) abrechnen. 

Weiterlesen: So funktionieren Abschlagsrechnungen

Grundsätzlich gilt: Mehraufwand, den du oder deine  Mitarbeitenden verursacht haben, darfst du nicht abrechnen. Das gilt auch für Zusatzleistungen, die du nicht im Voraus besprochen hast. 

Wir haben zwei Beispiele:

1. Hast du Werkzeug im Betrieb vergessen und müssen noch mal umkehren? Diese zusätzliche Zeit darf nicht mit auf die Handwerkerrechnung.
2. Bei der Kundin oder dem Kunden tauchen zwei Mitarbeitende auf, es arbeitet aber nur einer von beiden? Dann gehören auch nur die Arbeitsstunden dieser Person auf die Rechnung. 

Es gibt noch mehr Dinge, die auf einer Handwerkerrechnung nicht erlaubt sind:

Führt eine Auszubildende oder ein Praktikant den Auftrag durch, darfst du nicht den Stundensatz der Meisterin oder des Meisters abrechnen. 

Verschleißt das Werkzeug während der Arbeiten, geht das auf deine Kosten. Nicht auf die deiner Kundin oder deines Kunden. Auch zusätzliche Gebühren für Verwaltungsaufgaben haben auf der Rechnung nichts zu suchen. Solche Aufwände solltest du mit den Arbeitsstunden abdecken. 

Du willst das Geld am liebsten bar auf die Hand haben? Das kannst du von deiner Kundin oder dem Kunden nicht verlangen. Sie oder er muss Zeit haben, dein Leistung und die Handwerkerrechnung zu kontrollieren. 

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